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Karolina Sieraczek

Rechtsanwältin (Polen)
Senior Associate
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Am 1. Juli 2016 tritt die neue Abgabenordnung in Kraft, auf deren Grundlage die Steuerpflichtigen verpflichtet sein werden, die Standard Audit File for Tax (nachfolgend „SAF-T“) einzuführen.

Nach der neuen Kontrollmethode werden die Steuerpflichtigen verpflichtet sein, alle oder einen Teil der Handelsbücher und Buchungsbelege auf Aufforderung der Steuerbehörde mithilfe elektronischer Kommunikationsmittel oder auf elektronischen Datenträgern in vereinheitlichter elektronischer Form zu übermitteln.

Die neue Kontrollmethode umfasst nicht nur die Abrechnung der Umsatzsteuer, sondern auch andere Steuern sowie die Prüfung der Handelsbücher und Steuerregister im weitesten Sinne.

Die Novelle der polnischen Abgabenordnung und des polnischen Umsatzsteuergesetzes befindet sich in der letzten Phase des Gesetzgebungsverfahrens. Am 7. Juni 2016 hat der Staatspräsident das Gesetz über die Änderung der Abgabenordnung und einiger anderer Gesetze vom 13. Mai 2016 unterzeichnet. Das Gesetz kann jederzeit im Gesetzblatt veröffentlicht werden. 

Gemäß der Novelle werden die Umsatzsteuerpflichtigen (ohne diejenigen, die von der Umsatzsteuer befreit sind) die Aufzeichnungen in elektronischer Form und mithilfe von Software führen müssen, die die Angaben enthalten, die zur ordnungsgemäßen Erstellung der Steuererklärungen und zusammenfassenden Meldungen erforderlich sind. Die Steuerpflichtigen werden auch die Angaben aus den USt-Aufzeichnungen ohne gesonderte Aufforderung der Steuerbehörde als SAF-T übersenden müssen. Die Angaben sind für jeden Monat jeweils bis zum 25. Tag des Folgemonats beim Finanzamt abzugeben.

SAF-T für Großunternehmen bereits ab dem 1. Juli 2016

Ab dem 1. Juli 2016 wird die Pflicht zur Übermittlung von Dokumenten in Form einer SAF-T-Datei sowohl bei einer Außenprüfung als auch bei den USt-Aufzeichnungen für Großunternehmen gelten.

 

Ein Großunternehmen ist ein Unternehmen, das in einem der letzten zwei Geschäftsjahre:

  1. mindestens 250 Mitarbeiter im Jahresdurchschnitt beschäftigte;
  2. beide nachstehenden Voraussetzungen erfüllte:
  • es erzielte mit Waren, Dienstleistungen und Finanzgeschäften (ermittelt auf der Grundlage von Rechnungen, Kassenbons und Buchungsnoten) einen Netto-Jahresumsatz von über 50 Mio. Euro im Gegenwert in PLN;
  • die Summe der Aktiva in der Bilanz überschritt zum Ende eines dieser Geschäftsjahre den Gegenwert von 43 Mio. Euro in PLN.

Wenn also die Beschäftigung im jeweiligen Geschäftsjahr unter 250 Personen lag und nur einer der o.g. Beträge – der Jahresumsatz oder die Summe der Aktiva – überschritten wurde, ist dieses Unternehmen trotz dieser Überschreitung kein Großunternehmen . Somit ist es nicht verpflichtet, die Unterlagen in Form einer SAF-T-Datei bereits ab dem 1. Juli 2016 zu übermitteln.

 

SAF-T auch für Umsatzsteuerpflichtige und ausländische Unternehmen

Zu betonen ist, dass auch diejenigen Unternehmen, die in Polen keine feste Geschäftseinrichtung unterhalten, dort aber als Umsatzsteuerpflichtige gemeldet sind, der Pflicht werden nachkommen müssen, die Informationen in Form einer SAF-T-Datei zu übermitteln. Für Einstufung eines ausländischen Unternehmens als Großunternehmen ist seine gesamte Gewerbetätigkeit – sowohl die in Polen als auch im Ausland –  zu berücksichtigen. Diesen Standpunkt vertritt das Finanzministerium gemäß den Erläuterungen auf seiner Webseite.

 

Auch ausländischen Rechtsträgern, die ihre Gewerbetätigkeit mittels einer in Polen gelegenen Betriebsstätte betreiben, wird die Pflicht obliegen, auf Aufforderung der Steuerbehörde die Daten in Form einer SAF-T-Datei zu übersenden.

 

Vacatio legis für Mikro-, Klein- und mittelständische Unternehmen

Mikro-, Klein- und mittelständische Unternehmen im Sinne des Gesetzes über die Gewerbefreiheit können die Daten zwischen dem 1. Juli 2016 und 30. Juni 2018 fakultativ in Form einer SAF-T-Datei übersenden. Erst ab Juli 2018 wird diesen Unternehmen die Pflicht zur Übersendung der Daten in Form einer SAF-T-Datei obliegen.

 

Jedoch müssen die KMU die Angaben aus den USt-Aufzeichnungen in Form einer SAF-T-Datei bereits ab dem 1. Januar 2017 übersenden. Die Mikrounternehmen werden dieser Pflicht seit Anfang 2018 unterliegen.

 

Einführung von EDV-Lösungen

Für die Implementierung entsprechender EDV-Lösungen haben die Unternehmen, welche die o.g. Voraussetzungen erfüllen (Großunternehmen) bis zum 1. Juli 2016 Zeit. Nach diesem Tag müssen sie diese neue Kontrollmethode anwenden.

Das Finanzministerium versichert, dass für die Übermittlung der Daten im geforderten Format eine allgemein verwendete Software ausreichend sein wird. Der Standard .xml muss angewandt werden.

Es scheint, dass die Implementierung entsprechender System-Lösungen mehr Aufwand von den Unternehmen erfordern wird, als das Ministerium erwartet hat. Viele Unternehmen werden ihre Systeme umprogrammieren oder neue Software implementieren müssen.

Konsequenzen

Ein Unternehmer, der die Vorlage der Handelsbücher oder Buchungsbelege, denen die Buchungen in diesen Büchern zugrunde liegen, in Form von SAF-T-Datei unbegründet verweigert oder diese nicht binnen der gesetzten Frist vorlegt, kann mit einer Geldbuße von 2.800 PLN bestraft werden.

 

Wird den Vertretern der Steuerbehörden die Ausführung der Handlungen erschwert oder werden sie vereitelt – insbesondere dadurch, dass Handelsbücher oder Buchungsbelege, denen die Buchungen in diesen Büchern zugrunde liegen, nicht in Form einer SAF-T-Datei vorgelegt werden – so kann lt. Finanzstrafgesetzbuch eine Geldstrafe zwischen 617 PLN und 17.769.600 PLN verhängt werden.

 

Sollten Sie an diesem Thema Interesse haben, dann stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Unsere Steuerberater in den Büros Rödl & Partner in Breslau, Danzig, Gleiwitz, Krakau, Posen und Warschau unterstützen Sie gerne dabei und beantworten auch andere Fragen zur Steuerberatung in Polen.

 

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