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Aneta Majchrowicz-Bączyk

Rechtsanwältin (Polen)
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Beabsichtigt ein ausländisches Unternehmen, seine Gewerbetätigkeit auch in Polen zu betreiben, so bietet sich als praktische Lösung die Bestellung eines Handelsvertreters an. Dies zieht jedoch das Steuerrisiko  nach sich, dass eine Betriebsstätte entsteht.

In der Anfangsphase einer Gewerbetätigkeit bietet eine solche Lösung viel Flexibilität, die angesichts des möglichen Misserfolgs der Handelsexpansion wertvoll ist.

Gewinnverteilung

Um zu beurteilen, ob die Tätigkeit eines Handelsvertreters in Polen die Entstehung einer Betriebsstätte des ausländischen Unternehmens zur Folge hat, muss eine detaillierte Analyse dieser Tätigkeit durchgeführt werden. Ergibt die Analyse, dass doch eine Betriebsstätte entsteht, so hat das ausländische Unternehmen zu ermitteln, welcher Teil seiner Einnahmen auf die Tätigkeit des Vertreters entfällt – auf diesen Teil der Einnahmen ist in Polen Ertragssteuer zu entrichten.
 
Die in Polen steuerbaren Einnahmen werden grundsätzlich nicht ein zweites Mal im Ansässigkeitsstaat des Unternehmens besteuert, da Doppelbesteuerungsabkommen, welche Polen mit anderen Ländern geschlossen hat, in den meisten Fällen die Befreiung der Gewinne der ausländischen Betriebsstätte von der Besteuerung im Ansässigkeitsstaat des Unternehmens vorsehen.

Vertriebsnetz und Sammeln von Informationen

Die Hauptaufgabe eines Handelsvertreters besteht darin, ein Vertriebsnetz aufzubauen. Der Handelsvertreter beschäftigt sich mit dem Verkauf von Waren, indem er u.a. potentielle Kunden gewinnt oder Informationen über ihre Wirtschaftslage bzw. Erwartungen sammelt. Nicht selten gehört es auch zu den Aufgaben eines Handelsvertreters, an das ausländische Unternehmen Informationen über die Marktsituation und Rentabilität bzw. Entfaltung der Tätigkeit in Polen zu übermitteln. Es kommt aber auch vor, dass im Zusammenhang mit der Tätigkeit eines Handelsvertreters ein Büro im Inland eröffnet wird. In vielen Fällen wird jedoch kein Büro in Polen errichtet.
 
Es scheint, dass die Tätigkeit eines Handelsvertreters keinen dauerhaften Charakter hat und dass hierbei keine Beziehungen zu Polen bestehen - insbesondere dann, wenn kein Büro errichtet wird. Die Tätigkeit eines Handelsvertreters kann jedoch die Entstehung einer Betriebsstätte des ausländischen Unternehmens in Polen und somit die Pflicht zur Zahlung der Steuer auf die Einnahmen, die in einem solchen Fall der Tätigkeit des Handelsvertreters zuzuordnen wären, zur Folge haben. Darüber, ob in Polen eine Betriebsstätte entsteht, entscheidet der Umfang der dem Handelsvertreter zugewiesenen und von ihm tatsächlich ausgeübten Kompetenzen.

Bevollmächtigung zum Vertragsschluss

Zu den Aufgaben und Kompetenzen eines Handelsvertreters, deren Erfüllung zur Entstehung einer  Betriebsstätte des ausländischen Unternehmens führen kann, gehört gemäß Art. 5 Abs. 5 des OECD-Musterabkommens der Besitz und die Ausübung einer Vollmacht zum Abschluss von Verträgen im Namen des ausländischen Unternehmens. Eine solche Vollmacht wird von einem Handelsvertreter gewöhnlich ausgeübt - und zwar dann, wenn das Unternehmen die vom Handelsvertreter mit dem neuen Kunden festgelegten Bedingungen der Zusammenarbeit insgesamt akzeptiert, nicht ändert und nicht im Einzelnen in Frage stellt.
 
Das formale Fehlen einer Vollmacht zum Abschluss zivilrechtlicher Geschäfte schützt das ausländische Unternehmen nicht vor dem Risiko, dass die Tätigkeit des Handelsvertreters als Betriebsstätte in Polen eingestuft wird. Dieses Risiko besteht auch dann, wenn der Vertrag von einem Vertreter der Zentrale unterzeichnet wird, wobei die Verhandlungen im Namen des Unternehmens sowie die Vorbereitung des Inhalts und der Bedingungen des Vertrages zu den Aufgaben des Handelsvertreters gehörten und so ausgeführt wurden, dass die Unterschrift, mit der diese Bedingungen akzeptiert wurden, nur eine Formalität darstellte. Gegenstand solcher Verhandlungen können insbesondere die Höhe der Preise und Rabatte oder Zahlungserleichterungen in den Beziehungen mit den neuen Kunden sein. Die Festlegung dieser Bedingungen stellt einen wesentlichen Bestandteil der Zusammenarbeit mit dem Kunden dar. Die Übertragung dieser Befugnis auf den Handelsvertreter bedeutet also, dass auf ihn auch die Haftung für einen wesentlichen Teil der Tätigkeit des Unternehmens übertragen wird.

Beispiel 1

Ein Produktionsunternehmen X mit Sitz in Deutschland beschäftigte einen Handelsvertreter in Polen. Zu den im Arbeitsvertrag genannten Aufgaben des Vertreters gehören: Akquirierung neuer Kunden in Polen, Darstellung des Angebotes sowie Benachrichtigung über die Bedingungen der Zusammenarbeit. Das Unternehmen hat sich vorbehalten, dass der Vertreter nicht berechtigt ist, Rahmenverträge mit Kunden abzuschließen. Über diese formellen Regelungen hinaus nimmt der Vertreter die Bestellungen der Kunden entgegen und erteilt – auch ohne Absprache mit dem Unternehmen – Rabatte und entscheidet über die Stundung von Zahlungsterminen. Der Handelsvertreter erteilt einem Kunden in Polen einen Rabatt i.H.v. 15 % des Bestellwerts, ohne dass er dabei die Zustimmung des Arbeitgebers eingeholt hat, wobei diese Bestellung durch X abgewickelt wurde.
 
In diesem Fall ist der formelle Umfang der im Arbeitsvertrag festgelegten Aufgaben sehr eng – es handelt sich dabei ausschließlich um Hilfstätigkeiten, die nicht die Entstehung einer Betriebsstätte des ausländischen Unternehmens in Polen zur Folge haben. Die tatsächliche Bevollmächtigung des Vertreters ist jedoch viel breiter und erstreckt sich auf Tätigkeiten, die einen wesentlichen Bestandteil der Geschäftstätigkeit des Unternehmens darstellen - wie z.B. Preispolitik oder Fragen i.Z.m. den Zahlungen der Geschäftspartner. Diese Tätigkeiten werden – was von Bedeutung ist – vom Handelsvertreter ausgeführt. Da der tatsächliche Umfang der Tätigkeiten des Handelsvertreters in Polen von Bedeutung ist, wird das ausländische Unternehmen in dem analysierten Fall in Polen eine Betriebsstätte unterhalten.
 
Bei der Beurteilung, ob wir es mit der Entstehung einer Betriebsstätte zu tun haben, sind also die Gesamtheit der tatsächlichen Tätigkeit des Handelsvertreters und ihre Folgen für den Vollmachtgeber von Bedeutung - und nicht die formelle Bevollmächtigung, die sich aus dem zwischen den Parteien bestehenden Rechtsverhältnis ergibt. Wird die Entscheidung über die detaillierten Bedingungen der Zusammenarbeit in Wirklichkeit vom Handelsvertreter getroffen, so ist festzustellen, dass er die Vollmacht besitzt und aufgrund dieser Vollmacht handelt, indem er die Verträge im Namen des ausländischen Unternehmens im Sinne von Art. 5 Abs. 5 des OECD-Musterabkommens abschließt. Somit besteht im Zusammenhang mit der Tätigkeit eines abhängigen Vertreters des ausländischen Unternehmens in Polen das Risiko der Entstehung einer ausländischen Betriebsstätte dieses Unternehmens.

Beispiel 2

Ein Unternehmen Y mit Sitz in Belgien, das Antivirenprogramme produziert, beschäftigt in Polen einen Handelsvertreter. Ziel seiner Tätigkeit sind die Bewerbung der von Y hergestellten Programme sowie u.a. der Abschluss von Verträgen über den Kauf der Programme samt der Maintenance-Dienstleistung. Der Handelsvertreterschloss jedoch keinen einzigen Vertrag ab, da die Kunden die Möglichkeit in Anspruch nehmen, den Vertrag direkt durch einen Online-Vordruck auf der belgischen Internetseite von Y abzuschließen.
 
Im analysierten Fall ergibt sich das Risiko der Entstehung einer Betriebsstätte aus der formellen Bevollmächtigung des Vertreters zum Abschluss von Verträgen. Nichtsdestoweniger erbringt diese Person in der Tat nur Hilfstätigkeiten, indem sie für die Software wirbt. In dieser Situation kann vermutet werden, dass eine Betriebsstätte eher nicht entsteht - obwohl der Vertreter zum Abschluss eines Vertrages mit dem Kunden bereit ist.

Bearbeitung der Gewährleistungsansprüche

Eine ausländische Betriebsstätte kann auch dadurch entstehen, dass der  Handelsvertreters zur Bearbeitung von Gewährleistungs- und Garantieansprüchen bevollmächtigt ist. In einem solchen Fall kann die Steuerbehörde feststellen, dass ein Teil der Tätigkeit des Unternehmens nach Polen verlegt wurde und somit die Steuerpflicht in Bezug auf die Gewinne entsteht, die dieser Tätigkeit zuzuordnen sind

Hilfstätigkeiten

Umfasst die Tätigkeit eines Handelsvertreters ausschließlich Tätigkeiten, die eine Hilfstätigkeit gemäß Art. 5 Abs. 4 des OECD-Musterabkommens darstellen, so liegen keine Grundlagen dafür vor, festzustellen, dass eine Betriebsstätte entstanden wäre. Die Hilfstätigkeiten können in der Sammlung von Informationen über den polnischen Markt oder über die potentiellen Geschäftspartner sowie in der Unterbreitung des Angebotes des Unternehmens und der Darstellung eventueller Möglichkeiten der Zusammenarbeit bestehen. Sollte der Handelsvertreter nur die o.g. Handlungen vornehmen, so werden seine Handlungen nicht die Entstehung einer Betriebsstätte zur Folge haben - und zwar auch dann nicht, wenn er formell zum Abschluss von Verträgen im Namen des ausländischen Unternehmens bevollmächtigt wurde.

Sollten Sie an dieser Thematik interessiert sein, so beantworten wir Ihnen gerne weitere Fragen oder werden Ihnen eine Rechtsberatung in Polen anbieten.