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Liliane Preusser

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Buchhaltungs-Outsourcing bezeichnet die Übergabe der Buchhaltung  an einen externen Dienstleister. Viele Unternehmen kennen Outsourcing bereits aus Bereichen wie Rechts- oder Steuerberatung oder IT-Dienstleistungen. Die Übergabe der Führung der Handelsbücher an ein Drittunternehmen ist in Polen eine relativ neue Praxis. Nach wie vor ruft  das Outsourcing der Buchhaltung Unsicherheit hervor. Deswegen versuchen wir an dieser Stelle detailliert aufzulisten, warum es sich lohnt, das Buchhaltungs-Outsourcing bei der Unterstützung Ihrer Geschäftsprozesse in Anspruch zu nehmen. Die Antwort lautet: Dieses Modell der Gewerbetätigkeit hat mindestens 7 Vorteile.

Die 7 Vorteile des Outsourcings der Buchhaltung:

1. Reduzierung der Kosten der Buchhaltung

Nach den Berechnungen von Rödl & Partner können durch das Outsourcing der Buchhaltung 20 - 50% der Gesamtkosten für die interne Buchhaltung eingespart werden. Woraus ergibt sich ein so großer Unterschied? Für ein besseres Verständnis listen wir nachfolgend detailliert die Gesamtkosten der Buchhaltung (sei es interne oder externe) auf:

  • Technische Kosten - Kauf von Hardware; Kauf von Software (Betriebssystem, Anwendungsprogramme, Schutzsoftware usw.); Kauf eines Finanz- und Lohnbuchhaltungsprogramms; Prozesskoordinierung (Analyse von Angeboten und Verträgen, Transport und Aufbau der Hardware, Installation der Software etc.); Schulungen in der Bedienung der Hardware; Lizenzabonnements; Instandhaltung der Hardware, der Software und Systemverwaltung.
  • Personalkosten - Es handelt sich dabei nicht nur um Gehälter, Prämien, Krankenversicherungsbeiträge, Versicherungsbeiträge usw., sondern auch um Kosten für Folgendes: Betreuung der o.g. Bestandteile; Kosten der Abwesenheit des Buchhalters (wegen Urlaub oder Krankheit); Rekrutierung eines Buchhalters; Risiko der Begehung wesentlicher Fehler durch den Buchhalter; Schulungen.
  • Logistikkosten - Es handelt sich hierbei nicht nur um Büroartikel und -ausstattung sowie Bürofläche, sondern vor allem um die Fläche für die Aufbewahrung der Unterlagen (auch virtuell) sowie um das Umlaufsystem dieser Unterlagen.

Das Outsourcing der Buchhaltung bietet dem Unternehmer die Möglichkeit, feste, pauschalierte Monatskosten zu tragen. Der Unternehmer muss sich also nicht um die einzelnen Bestandteile kümmern. Ein zusätzlicher Vorteil von Buchhaltungs-Outsourcing besteht darin, dass so auch die Verfahren zur Budgetierung und Kostencontrolling effektiver gestaltet werden können. Was noch wichtiger ist: Solche Aufwendungen sind steuerlich absetzbar.

Warum kann der Dienstleister, der das Outsourcing der Buchhaltung übernimmt, solche Sätze anbieten, die eine Ersparnis von 20 - 50% der Gesamtkosten für die Führung der internen Buchhaltung ermöglichen? Der Hauptunterschied besteht darin, dass die Mehrheit der Fixkosten auf mehrere Mandanten verteilt wird.  Außerdem spezialisiert sich der Dienstleister, der das Outsourcing der Buchhaltung anbietet, hierauf und optimiert dadurch seine Handlungen, was wiederum die Herabsetzung seiner Kosten zur Folge hat.

2. Erfahrung und Professionalität

Der Dienstleister, der das Outsourcing der Buchhaltung anbietet, weiß, wie die besten Mitarbeiter auf dem Markt zu finden sind. Die HR-Abteilung des Unternehmens eines solchen Dienstleisters spezialisiert sich auf die Suche nach Personen mit hohen Kompetenzen im Bereich der Buchhaltung sowie auf die Überprüfung solcher Personen. Außerdem erlangen ein solcher Dienstleiter und seine Mitarbeiter während der Arbeit mit vielen Mandanten große Erfahrung und sammeln ununterbrochen einzigartiges Know-how mittels verschiedener Systeme. Er verbessert dadurch seine Effektivität und Leistungsfähigkeit und kann Krisensituationen besser bewältigen.

3. Risikomanagement

Das Buchhaltungs-Outsourcing kann gegen das Risiko der Begehung von Fehlern durch die Buchhalter schützen. Ein Dienstleister, der Buchhaltungsdienstleistungen anbietet, übernimmt das Risiko der durchzuführenden Aufträge und trägt die finanziellen Folgen, wenn er gegen die Rechtsvorschriften verstößt oder die Fristen nicht einhält. Ein Dienstleister, der Buchhaltungs-Outsourcing anbietet, beschäftigt spezialisierte Mitarbeiter, die dank der Spezifik ihrer Arbeit große Erfahrung erlangen. Sie arbeiten auch außerdem mit zahlreichen Systemen und Verfahren, die der Verbesserung der Sicherheit dienen.  Sämtliche o.g. Faktoren verringern erheblich das Risiko der Begehung irgendwelcher Fehler.

4. Übertragung der Haftung

Dank dem Outsourcing der Buchhaltung wird nicht nur das organisatorische Risiko beschränkt. Durch die Übertragung der Haftung auf einen externen Dienstleister werden die Führungskräfte von der straf- und zivilrechtlichen Haftung für eventuelle Buchhaltungsfehler befreit. Dadurch können sich die Manager darauf konzentrieren, bessere Entscheidungen bezüglich der Schlüsselaspekte der Unternehmenstätigkeit zu treffen.

5. Konzentrierung auf das Kerngeschäft (sog. core business)

Das Outsourcing (darunter auch das Buchhaltungs-Outsourcing) eines Teils der Dienstleistungen und Prozesse ermöglicht es der Geschäftsleitung, ihre Kräfte und Mittel auf das Kerngeschäft ihres Unternehmens zu konzentrieren, für das dieses Unternehmen gegründet wurde und auf das es spezialisiert ist. Die Wahl einer solchen Lösung bedeutet, dass zeitaufwendige und schwierige Aufgaben - wie z.B. Verwaltung der laufenden Buchhaltung, Erstellung von Steuererklärungen, Gehaltsabrechnung, aktive Überwachung der Änderungen der Vorschriften, Aufsicht über den Dokumentenumlauf usw. - vom Outsourcingunternehmen übernommen werden.  Ein Dienstleister, der Buchhaltungs-Outsourcing anbietet, ist verpflichtet, Analysen und Berichte zu erstellen, die dem Mandanten die erforderlichen Finanzdaten in klarer Form darstellen. Dank seinen Empfehlungen, die auf einem reichen Know-how basieren, kann er die Führungskräfte im Entscheidungsprozess unterstützen.

6. Die Geschäftsleitung kann Zeit sparen

Die Geschäftsleitung muss sich nicht um die Kontrolle der Qualität und der Arbeitseffektivität der Buchhalter kümmern. Sie muss auch weder für die Lösung verschiedener Probleme einer solchen Abteilung noch für die Methoden ihrer Entwicklung Zeit aufwenden. Sämtliche Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Verwaltung der Buchhaltungsabteilung werden an externe Dienstleister übergeben.

7. Interdisziplinarität

Die Interdisziplinarität bietet Vorteile, die nur große Unternehmen, die Buchhaltungs-Outsourcing anbieten, bringen können. Dadurch, dass diese Unternehmen in verschiedenen Geschäftsfeldern beraten können, sehen sie verschiedene Fragestellungen aus vielen Blickwinkeln und erfassen diese Fragestellungen umfassend. Oft bieten sie ihren Mandanten nicht nur direkt aufgrund des Outsourcing der Buchhaltung Einsparungen an, sondern auch dank der Anwesenheit der übrigen Experten (wie z.B. Rechts- oder Steuerberater), deren Wissen und Erfahrung der Mandant nutzen kann.


Gerne beantworten wir Ihnen alle Fragen zum Outsourcing der Buchhaltung.