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Jagna Kowalczyk-Fudali

Rechtsanwältin (Polen)
Senior Associate
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Das polnische Handelsgesetzbuch enthält viele Regelungen, die die Rechte der Minderheitsgesellschafter schützen. Eine davon ist die Möglichkeit, dass ein oder mehrere Gesellschafter, die mindestens ein Zehntel des Stammkapitals vertreten, die Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung der GmbH verlangen können (Art. 237 Handelsgesetzbuch, nachfolgend: HGB). Dieser Mechanismus sollte ein Wundermittel für den Fall sein, dass die Gesellschaftsorgane nicht auf das Verlangen zur Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung reagieren (Art. 236 HGB). Aus der Praxis kann man erkennen, dass die Durchführung dieses Prozesses sehr schwer und vor allem zeitaufwendig ist.

1. Verlangen der Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung

Erstens sind die Minderheitsgesellschafter verpflichtet, ihr Recht in Anspruch zu nehmen, von der Geschäftsführung die Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung zu verlangen. Geschäftsführung. Ein solches Verlangen bedarf der Schriftform und muss auch Termin und Tagesordnung enthalten. Das Verlangen muss spätestens einen Monat vor dem Termin vorgelegt werden und muss begründet werden, damit Geschäftsführung die Geschäftsführung zu dieser Forderung Stellung nehmen kann. Es ist zu betonen, dass diese Berechtigung der Minderheit betrifft nur außerordentliche Gesellschafterversammlungen betrifft, und nicht die ordentliche Gesellschafterversammlung.

2. Verlangen der gerichtlichen Ermächtigung zur Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung

Wird innerhalb von zwei Wochen nach der Einreichung des Verlangens bei der Geschäftsführung die außerordentliche Gesellschafterversammlung nicht einberufen, so können die Gesellschafter, die die Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung verlangen, beim Registergericht die Ermächtigung zur Einberufung beantragen.

Dieser Antrag muss den Erfordernissen einer Klage entsprechen und das Verlangen nach Ermächtigung zur Einberufung der Gesellschaftsversammlung mit Tagesordnung enthalten. Er muss auch beweisen, dass das vorherige Verlangen nicht akzeptiert wurde. Der Antragsteller muss sich auch legitimieren, d.h. er muss beweisen, dass er entsprechende Anteile am Stammkapital hält. In dem Antrag kann auch eine Person angegeben werden, die das Gericht als Vorsitzenden der Versammlung benennen könnte. Dem Antrag muss eine Kopie des Verlangens nach Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung, welche der Geschäftsführung vorgelegt wurde, beigefügt werden, einschließlich eines Belegs für den Eingang dieses Schreibens bei der Geschäftsführung. Für den Antrag ist eine Gebühr i.H.v. 300 PLN zu entrichten.

Erstens ist das Registergericht verpflichtet, die Geschäftsführung aufzufordern, eine Erklärung darüber abzugeben, warum die Versammlung nicht einberufen wurde. Ist die Erklärung gut begründet ist, so kann sie den Beschluss des Gerichts beeinflussen   insbesondere dann, wenn das Verlangen unbegründet und seine Erfüllung für die Gesellschaft mit einem unverhältnismäßig hohem finanziellen und organisatorischen Aufwand verbunden wäre. Nach fruchtlosem Verstreichen der Frist, welche der Geschäftsführung zur Abgabe der Erklärung gesetzt wurde, kann das Gericht in klaren Situationen einen Beschluss erlassen oder – im Zweifel – das Verfahren nach allgemeinen Grundsätzen weiterführen. Dieses Verfahren dauert in jeder Instanz ein paar Monate. Gegen ein Urteil des Gerichts erster Instanz ist eine Berufung beim Gericht zweiter Instanz statthaft, was die Dauer des Verfahrens um noch einige Monate verlängert. Als Grundlage für die Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung kommt nämlich nur ein rechtskräftiger Beschluss des zuständigen Gerichts in Betracht. Man muss also mit Möglichkeit rechnen, dass Berufung eingelegt wird.

In dem Beschluss benennt das Gericht die Personen, die die Gesellschafterversammlung einberufen können und setzt manchmal auch eine Frist zur Einberufung der Gesellschafterversammlung (meistens 3 Monate).   

3. Probleme in der Praxis

Es muss betont werden, dass der oben dargestellte Prozess sehr zeitaufwendig und in der Praxis ineffektiv ist. Die Wartezeit, die erforderlich ist, um alle gesetzlichen Anforderungen, die mit dem Verlangen der gerichtlichen Ermächtigung zur Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung verbunden sind, zu erfüllen führt manchmal zur Entscheidungsblockaden in einer Gesellschaft. Das Gericht ist zur Bearbeitung eines solchen Antrags nicht an eine bestimmte Frist gebunden, es muss jedes Mal auf die Antwort der Gesellschaft/des Gesellschafters oder auf den Ablauf der Zeit zur Beantwortung warten. Entsprechen die geplanten Entscheidungen nicht dem Interesse der Geschäftsführung, so können Sie das Verfahren wirksam verlängern. Problematisch ist es auch, wenn eine Gesellschaft keine Geschäftsführung hat das Ziel des Antrages darin besteht, den Stillstand zu überwinden und gleichzeitig die Gesellschafter sich nicht engagieren oder nicht einig sind. Die gerichtliche Ermächtigung zur Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung soll eine solche Situation lösen. In der Praxis, insbesondere bei Streitigkeiten oder Zersplitterung des Stammkapitals, kann es passieren, dass dieser Antrag die Entscheidungsblockaden noch vertieft. 

4. Gesellschaftsvertrag 

Eine wirksame Lösung dieses Problems besteht darin, in den Gesellschaftsvertrag eine Regelung aufzunehmen, die den Minderheitsgesellschaftern (je nach dem Besitzaufbau - z. B. 10% des Stammkapitals) garantiert, dass sie ein Recht auf Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung haben, falls die Geschäftsführung (oder ein anderes Organ), dies aus vielfältigen Gründen nicht macht. Eine solche Regelung – die oft beim Abschluss des Gesellschaftsvertrages übersehen wird   wird hilfreich sein, um einen langen und in der Praxis ineffektiven Prozess zu vermeiden.   

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9.12.2016 r.