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Michał Gosek

Steuerberater (Polen)
Senior Associate
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Die Prüfung der Tätigkeit, die in Sonderwirtschaftszonen in Polen ausgeübt wird, kann in mehreren Bereichen durchgeführt werden. Dadurch sind sowohl der Prüfungsumfang als auch der Kreis der zur Durchführung dieser Prüfung berechtigten Rechtsträger viel breiter als bei „typischen“ Unternehmern.

In Bezug auf den sachbezogenen Umfang der Prüfung ist zu unterscheiden:

  • Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Inanspruchnahme der staatlichen Beihilfe in Form einer Steuerbefreiung (durchgeführt durch die Steuer- und Finanzkontrollbehörden);
  • Prüfung der Erfüllung der Bedingungen der Genehmigung (durchgeführt im Auftrag des Wirtschaftsministers durch den die betreffende SWZ verwaltenden Rechtsträger) und 
  • Prüfung der Übereinstimmung der Beihilfe mit den Grundsätzen des Binnenmarkts (durchgeführt durch die Europäische Kommission).

In der Praxis zeitigt ein so breiter Prüfungsumfang Folgendes: Unternehmen, die ihre Tätigkeit in den Sonderwirtschaftszonen in Polen ausüben, können dazu verpflichtet werden, die Unterlagen über einen wesentlich längeren Zeitraum aufzubewahren als Unternehmen, die ihre Gewerbetätigkeit außerhalb der SWZ ausüben.

Prüfung der ordnungsgemäßen Inanspruchnahme der staatlichen Beihilfe in Form einer Steuerbefreiung aufgrund von Einnahmen, die aus der Gewerbetätigkeit in einer Sonderwirtschaftszone in Polen erzielt wurden

Sowohl die Steuer- als auch die Finanzkontrollbehörden sind verpflichtet, im Rahmen ihrer Kontrolltätigkeiten die Steuervorschriften, darunter die Vorschriften der Abgabenordnung (AO-PL) zu beachten,  Gemäß Art. 86 § 1 AO-PL bewahren Steuerpflichtige, die zur Führung von Handelsbüchern verpflichtet sind, die Handelsbücher und die damit verbundenen Dokumente bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für Steuerverbindlichkeiten auf. Die Verjährungsfrist für Steuerverbindlichkeiten ergibt sich unmittelbar aus Art. 70 AO-PL, gemäß dem die Verjährungsfrist 5 Jahre beträgt, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Frist für die Zahlung der Steuer abgelaufen ist. In manchen Fällen kann diese Frist jedoch länger sein. Gemäß der aktuellen Rechtsprechung gilt beispielsweise Folgendes: Unternehmen, die Steuerverluste verrechnen, sind verpflichtet, die Bücher bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für das letzte Steuerjahr, in dem der Steuerverlust verrechnet wurde, aufzubewahren.

Die in Art. 70 AO-PL genannte Verjährungsfrist darf weder von der Steuerbehörde aufgeschoben noch vom Finanzminister verlängert werden. In Fällen, die durch die Vorschriften der Abgabenordnung strikt geregelt sind, ist jedoch eine Unterbrechung bzw. Aussetzung der Verjährungsfrist möglich.  Aufgrund des Rechnungslegungsgesetzes ist der Steuerpflichtige wiederum verpflichtet, Jahresabschlüsse dauerhaft aufzubewahren; die Aufbewahrungsfrist für sonstige Dokumente beträgt 5 Jahre, gerechnet ab Anfang des Jahres, das dem Geschäftsjahr folgt, welches diese Dokumente betreffen.

Der Gesetzgeber hat dagegen keine zusätzlichen diesbezüglichen Regelungen für Unternehmen vorgesehen, die ihre Tätigkeit in den SWZ ausüben. Aus diesem Grund müssen Gesellschaften, die ihre Tätigkeit in den SWZ ausüben, gemäß den geltenden Vorschriften der Abgabenordnung die Steuerunterlagen 6 Jahre lang ab Ende des Steuerjahres, auf das sich diese beziehen, aufbewahren.

Prüfung der Übereinstimmung der Beihilfe mit den Grundsätzen des Binnenmarkts

Die nächste Frage bezieht sich auf die Kontrolle durch die Europäische Kommission. Bei Zweifeln, ob die dem Unternehmer in Polen gewährte staatliche Beihilfe rechtmäßig ist oder bestimmungsgemäß in Anspruch genommen wird, kann die Europäische Kommission direkt beim Begünstigten eine Prüfung durchführen. Stellt die Europäische Kommission fest, dass die staatliche Beihilfe nicht bestimmungsgemäß genutzt wird, so kann sie sämtliche erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um die Beihilfe vom Begünstigten einzutreiben. Dabei ist darauf hinzuweisen, dass die Kompetenzen der Europäischen Kommission im Bereich der Eintreibung der Beihilfe einer 10-jährigen Verjährungsfrist unterliegen. Die Verjährungsfrist beginnt an dem Tag, an dem die Beihilfe dem Begünstigten rechtswidrig zuerkannt wurde.

Prüfung der Erfüllung der Bedingungen der Genehmigung zur Ausübung einer Tätigkeit in einer Sonderwirtschaftszone in Polen

Eine gesonderte Frage ist die Prüfung der Erfüllung der Bedingungen der Genehmigung, die die Grundlage zur Inanspruchnahme der staatlichen Beihilfe in Polen darstellt. Art. 18 des Gesetzes über die Sonderwirtschaftszonen in Polen (SWZ-Gesetz) besagt Folgendes: Der für die Wirtschaft zuständige Minister prüft die Gewerbetätigkeit des Rechtsträgers, der die Genehmigung zur Ausübung einer Tätigkeit in einer SWZ eingeholt hat, (in Wirklichkeit wurden zur Durchführung der gegenständlichen Prüfung die Rechtsträger berechtigt, die die einzelnen SWZ verwalten). Gemäß Art. 19 SWZ-Gesetz darf der Wirtschaftsminister die erteilte Genehmigung widerrufen, u.a. in denjenigen Fällen, in denen der Unternehmer seine Gewerbetätigkeit in der Zone, für die ihm die Genehmigung erteilt wurde, einstellt oder wenn er in grober Weise gegen die Bedingungen der Genehmigung verstößt. 

Gemäß Art. 17 Abs. 5 des polnischen Körperschaftsteuergesetzes (KStG-PL) gilt Folgendes: Wird die Genehmigung zur Ausübung einer Tätigkeit in einer Sonderwirtschaftszone in Polen widerrufen, so verliert der Steuerpflichtige das Recht auf Steuerbefreiung und ist verpflichtet, die Steuer für den gesamten Zeitraum der Inanspruchnahme der Befreiung zu entrichten (Genehmigungen, die vor dem 01.01.2011 erteilt wurden, stellen eine Ausnahme dar, denn in ihrem Fall muss der Steuerpflichtige die Steuer für den Zeitraum ab der Entstehung der Umstände, die zum Widerruf der Genehmigung führten, zahlen).

Der Widerruf der Genehmigung zur Ausübung einer Tätigkeit in einer Sonderwirtschaftszone in Polen kann dazu führen, dass der Unternehmer verpflichtet sein wird, die Einnahmen, die er vor 5 Jahren erzielt hat, nicht als befreit, sondern als steuerbar auszuweisen. Dann wird die Verjährung noch nicht eintreten. Dies ergibt sich daraus, dass die Steuerverbindlichkeit in Bezug auf die bisher von der Steuer befreiten Einnahmen erst zum Zeitpunkt des Verlusts der Genehmigung entsteht. Demnach beginnt die sich aus Art. 70 AO-PL ergebende 5-jährige Verjährungsfrist erst zum Zeitpunkt des Verlusts der Genehmigung.

In der Praxis hat die erwähnte Regelung zur Folge, dass ein Unternehmen, welches seine Tätigkeit in einer Sonderwirtschaftszone ausübt, im eigenen Interesse sämtliche Steuerunterlagen aufzubewahren hat, und zwar beginnend mit dem Zeitpunkt der Aufnahme der Tätigkeit in der SWZ bis zu deren Beendigung.

Konsequenzen des Fehlens der Steuerunterlagen

Das grundlegende Risiko, das eine Gesellschaft beim Fehlen von Dokumenten in Kauf nehmen muss, ist die Unmöglichkeit, die Geschäftsvorfälle für den Zeitraum, den die verlorene Dokumentation betrifft, nachzuweisen. Gemäß Art. 23 § 1 AO-PL gilt Folgendes: Fehlen die Handelsbücher oder andere Angaben, die zur Ermittlung der steuerlichen Bemessungsgrundlage erforderlich sind, oder ist es aufgrund der Angaben aus den Handelsbüchern nicht möglich, die Bemessungsgrundlage zu ermitteln, so wird diese von den Steuerbehörden im Wege der Schätzung festgelegt. Die Hauptlast bei der Sammlung von Beweisen über die abgeschlossenen Geschäfte liegt in diesem Fall beim Steuerpflichtigen. In der Rechtsprechung wurde betont (u.a. Urteil des Woiwodschaftsverwaltungsgerichts Danzig vom 18.06.2009, Az. I SA/Gd 27/09), dass die Steuerbehörden zwar verpflichtet sind, alle notwendigen Handlungen zur Klärung des Sachverhalts vorzunehmen, dies jedoch nicht bedeutet, dass ihnen die Ergänzung das Beweismaterials um fehlende Dokumente obläge. Sollte die Gesellschaft keine Maßnahmen zwecks Wiederherstellung der Steuerunterlagen ergreifen, so muss sie mit dem Risiko rechnen, dass die steuerliche Bemessungsgrundlage durch Schätzung festgelegt wird.

Zusammenfassend ist Folgendes festzustellen: Im Sinne der Steuervorschriften müssen Unternehmer, die ihre Gewerbetätigkeit in den Sonderwirtschaftszonen in Polen ausüben, die Steuerunterlagen über das jeweilige Jahr noch 6 Jahre lang nach dessen Beendigung aufbewahren. Da es theoretisch infolge einer Prüfung, die im Auftrag des Wirtschaftsministers durch einen die Zone verwaltenden Rechtsträger durchgeführt wird, oder infolge einer Prüfung seitens der Europäischen Kommission zum Verlust der Genehmigung zur Ausübung einer Tätigkeit in der SWZ kommen kann, empfehlen wir Ihnen, Steuerunterlagen aufzubewahren, die sich auf den gesamten Zeitraum der Tätigkeit in der Zone beziehen. Der Verlust der Genehmigung geht nämlich mit dem Verlust der Befreiung von der Körperschaftsteuer für den gesamten Zeitraum der Inanspruchnahme der staatlichen Beihilfe in Polen einher. Natürlich ist es schwer vorstellbar, Akten für einen Zeitraum von mehr als zehn Jahren oder gar für mehrere Jahrzehnte aufzubewahren. Schlimmstenfalls kann es sich erweisen, dass zu diesem Zweck ein separates Lager notwendig ist. In einem solchen Fall kann die Aufbewahrung der Unterlagen auf einem elektronischen Datenträger eine Lösung sein.

Unsere Steuerberater in den Büros von Rödl & Partner in Polen: Breslau, Danzig, Gleiwitz, Krakau, Posen und Warschau werden Ihre Dokumentation i.Z.m. der Investition in einer Sonderwirtschaftszone gerne analysieren und Lösungen vorschlagen, die es erlauben, das steuerliche Risiko zu minimieren. Gerne beantworten sie auch andere Fragen zur Steuerberatung in Polen. In unseren Büros finden Sie ebenfalls Unterstützung im Bereich der Rechtsberatung i.Z.m. der Tätigkeit in SWZ sowie Rechtsberatung in Polen im Hinblick auf andere Bereiche Ihrer Gewerbetätigkeit.