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Bartosz Sowiński

Wirtschaftsprüfer (Polen)
Manager
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Die Unterzeichnung eines Vertrags über die Prüfung des Jahresabschlusses sollte zu einem Zeitpunkt erfolgen, der dem Wirtschaftsprüfer die Teilnahme an einer Bestandsaufnahme ermöglicht. Die Inventur kann im letzten Jahresquartal beginnen, es ist also empfehlenswert, sich bereits jetzt für einen Dienstleister zu entscheiden.

Wann ist die beste Zeit für die Aufnahme einer Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsprüfer?

Prüfungspflichtige Unternehmen, deren Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht, sollten am besten in der zweiten Jahreshälfte über die Wahl eines Wirtschaftsprüfers nachdenken. 

Im Rechnungslegungsgesetz wurde keine Frist genannt, bis wann ein Wirtschaftsprüfer auszuwählen und ein Vertrag mit ihm zu schließen ist. Die Wahl eines zur Prüfung des Jahresabschlusses befugten Rechtsträgers und die Unterzeichnung eines Vertrags über die Prüfung sollten aber innerhalb einer Frist erfolgen, die dem Wirtschaftsprüfer die Vornahme erforderlicher Prüfungshandlungen ermöglicht.

Die Prüfung des Jahresabschlusses sollte am besten vor dem Bilanzstichtag beginnen.

Vor der eigentlichen Prüfung sind mehrere Schritte erforderlich:

  • Beurteilung des Buchhaltungs- und des internen Kontrollsystems der Gesellschaft;
  • Erkennung der Schlüsselpositionen des Jahresabschlusses sowie
  • Identifizierung der diesbezüglichen Risiken.

Daher teilen die zur Prüfung von Jahresabschlüssen befugten Rechtsträger ihre Arbeit oft in Phasen auf: Vorprüfung, die meistens im letzten Quartal des Geschäftsjahres der Gesellschaft durchgeführt wird, und  Hauptprüfung, die nach dem Bilanzstichtag stattfindet.

Wichtig ist, dass die Prüfung des Jahresabschlusses vor der Jahresinventur beginnt, da der Wirtschaftsprüfer verpflichtet ist, an der Bestandsaufnahme beobachtend teilzunehmen, was die Gesellschaften oft vergessen.

Eine entsprechend frühe Wahl des Wirtschaftsprüfers erleichtert die ordnungs- und termingemäße Erstellung des Jahresabschlusses durch die Gesellschaft und ermöglicht es, die Prüfung richtig zu planen und die Vorprüfung durchzuführen. Dies hilft wiederum bei der Identifizierung von Risiken und der Eliminierung von Fehlern vor dem endgültigen Termin für die Erstellung des Jahresabschlusses.

Der Wirtschaftsprüfer wird in der Regel vom Eigentümer (dem den Jahresabschluss feststellenden Organ) ausgewählt. In der Satzung des Berichtspflichtigen kann dies jedoch anders geregelt werden.

Achtung!

Die Geschäftsführung der Gesellschaft ist nicht befugt, den Wirtschaftsprüfer zu wählen.

Auf dem Markt sind viele Wirtschaftsprüfungsunternehmen tätig. Die Wahl des Wirtschaftsprüfers (bzw. der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft) ist in der Praxis nicht so einfach. Um aus Sicht der Gesellschaft die diesbezüglich günstigste Entscheidung zu treffen, müssen vor der Aufnahme der Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsprüfer einige grundlegende Kriterien analysiert werden.

Richtige Wahl des Wirtschaftsprüfers – Eigenschaften des Wirtschaftsprüfers

Der Wirtschaftsprüfer muss bei Erteilung seines Bestätigungsvermerks unabhängig und unparteiisch handeln > siehe Kasten. Die Unabhängigkeit des Wirtschaftsprüfers ist als Unabhängigkeit gegenüber dem Mandanten bzw. dem Eigentümer der zu prüfenden Gesellschaft zu verstehen; es dürfen keine Beziehungen zwischen den Familienmitgliedern des Wirtschaftsprüfers und dem Mandanten bestehen usw.  Wegen der Pflicht zur Unabhängigkeit des Wirtschaftsprüfers darf er keine Aufträge annehmen, wenn enge familiäre und finanzielle Beziehungen mit der zu prüfenden Gesellschaft bestehen. Die Unparteilichkeit bei der Erstellung von Jahresabschlüssen und der Erteilung von Bestätigungsvermerken betrifft sowohl den Wirtschaftsprüfer, der die Prüfung durchführt (oder den zur Prüfung befugten Rechtsträger), als auch andere an der Prüfung des Jahresabschlusses beteiligten Personen sowie Mitglieder der Geschäftsführungen und Aufsichtsorgane der zur Prüfung befugten Rechtsträger.

Ein Wirtschaftsprüfer muss unabhängig sein

Gemäß Art. 56 Abs. 3 des Gesetzes vom 7. Mai 2009 über Wirtschaftsprüfer und ihre Selbstverwaltung, zur Wirtschaftsprüfung befugte Rechtsträger und die öffentliche Aufsicht 

(Dz. U. [poln. GBl.] Nr. 77, Pos. 649) wird die Unabhängigkeit des Wirtschaftsprüfers nicht gewährleistet sein (und somit wird er den Abschluss der betreffenden Gesellschaft nicht prüfen dürfen), wenn er:

  • Anteile, Aktien oder andere Eigentumsrechte an einem mit der Gesellschaft assoziierten, herrschenden, abhängigen oder gemeinschaftlich geführten Unternehmen hält, ausgenommen Beteiligung an Wohnungsgenossenschaften;
  • innerhalb der letzten drei Jahre an der Buchführung und der Erstellung des Jahresabschlusses der Gesellschaft, deren Abschluss von ihm geprüft wird, beteiligt war;
  • innerhalb der letzten drei Jahre Bevollmächtigter des Berichtspflichtigen, Mitglied der Aufsichts- oder Geschäftsleitungsorgane, Mitarbeiter der Gesellschaft oder eines mit ihr assoziierten, herrschenden, abhängigen oder gemeinschaftlich geführten Unternehmens ist oder war;
  • innerhalb der letzten fünf Jahre – mindestens in einem Jahr – über 50% der Jahresumsätze aus Dienstleistungen zugunsten des Berichtspflichtigen oder der gegenüber ihm herrschenden, mit ihm assoziierten, von ihm abhängigen oder gemeinschaftlich geführten Unternehmen erzielt hat (dies betrifft jedoch nicht das erste Jahr der Tätigkeit des Wirtschaftsprüfers);
  • mit einer Person, die Mitglied der Leitung- oder Aufsichtsorgane der Gesellschaft ist, verheiratet oder in direkter Linie bis zum zweiten Grad verwandt oder verschwägert oder durch Vormundschaft, Adoption oder Pflegschaft verbunden ist, oder wenn er für die Zwecke der Prüfung solche Personen einstellt;
  • aus anderen Gründen nicht unparteiisch und unabhängig sein kann – es geht hier z.B. um Annahme von Geschenken, die nicht als eine übliche Höflichkeitsgeste aufgefasst werden können, sowie Erhalt von jeglichen Sachleistungen oder Dienstleistungen. 

Der Wirtschaftsprüfer muss ein erfahrenes Wirtschaftsprüfungsteam leiten

Erfahrung, Qualifikationen und Fähigkeiten des Wirtschaftsprüfungsteams sind ein wichtiges Kriterium bei der Wahl eines Wirtschaftsprüfungsunternehmens. Die Erfahrung und langjährige Beschäftigungsdauer der Mitglieder des Wirtschaftsprüfungsteams sowie ihr Wissen über die Tätigkeit und Spezifik konkreter Unternehmen sowie komplexe Kapitalgeschäfte können auf den Inhalt der erteilten Bestätigungsvermerke Einfluss haben. Dabei ist die Personenzahl und die bisherige Praxis des Teams, das den Jahresabschluss der Gesellschaft prüft, zu beachten. Dieses Team muss entsprechend der Größe und Komplexität der Gesellschaftsstruktur ausgewählt werden, da das vor Ort tätige Team die betreffende Gesellschaft sowie ihre Funktionsweise kennenlernt. Die Professionalität des Wirtschaftsprüfungsteams ermöglicht seinen Mitgliedern die ausführliche Analyse und Auswertung von Informationen, zu denen sie Zugang haben.

Die Anzahl der Teammitglieder und der Zeitaufwand für die Prüfung des Jahresabschlusses hängen von den individuellen Merkmalen der zu prüfenden Gesellschaft ab. Der nachfolgenden Tabelle ist der ungefähre zeitliche Aufwand für Aufträge je nach der Größe der Gesellschaft zu entnehmen.

Ein guter Wirtschaftsprüfer kennt sich in der Branche aus

Bei der Wahl eines zur Prüfung von Jahresabschlüssen befugten Rechtsträgers sollten seine Erfahrung sowie die Erfahrung des Wirtschaftsprüfungsteams in der Branche, in der die Gesellschaft tätig ist, berücksichtigt werden. Die Spezialisierung und Kenntnis des jeweiligen Wirtschaftssektors kann für die ordnungsgemäße Beurteilung des zu prüfenden Jahresabschlusses von wesentlicher Bedeutung sein. Wird ein Unternehmen ausgewählt, das über eine größere Anzahl von Spezialisten mit Kenntnis der Branchenvorschriften verfügt, so kann die zu prüfende Gesellschaft deren Erfahrung in Anspruch nehmen, um ihre Prozesse zu optimieren.

Von einem hohen Niveau der Wirtschaftsprüfungsleistungen zeugen vor allem:

  • Einhaltung der vereinbarten Frist für die Auftragsdurchführung,
  • Qualität der dargestellten Daten und Berichte sowie
  • Form der Kommunikation.

Die Einhaltung der Termine ist der wichtigste Aspekt bei der Prüfung von Jahresabschlüssen (insbesondere bei börsennotierten Aktiengesellschaften); daher sollten zusammen mit dem Wirtschaftsprüfer ein Zeitplan und Umfang der voraussichtlichen Arbeiten vereinbart werden. Während der Prüfungsarbeiten sollte der Wirtschaftsprüfer laufend seine Bemerkungen mitteilen und ggf. auf korrekturbedürftige Bereiche hinweisen. Nach abgeschlossener Prüfung wird standardgemäß ein Management Letter erstellt. Dieses Schreiben enthält in der Regel die wichtigsten Schlussfolgerungen aus der Prüfung samt Empfehlungen der zu ergreifenden Maßnahmen, die erforderlich bzw. aus Sicht der Gesellschaft günstig sind. Die Sicherstellung einer regelmäßigen und transparenten Kommunikation mit den Schlüsselpersonen bei der Gesellschaft soll laufend geschehen, sowohl während der Planung als auch während der Vor- und Hauptprüfung.

Entsprechende Herangehensweise des Wirtschaftsprüfers

Planung und Herangehensweise im Rahmen der Prüfung sollten an die Eigenart der zu prüfenden Gesellschaft angepasst sein. Bei der Besprechung des Angebots über die Prüfung des Jahresabschlusses sollte der Wirtschaftsprüfer der Geschäftsleitung erläutern, welche einzelnen Phasen es bei der Auftragsdurchführung gibt und wie die Kommunikation mit dem Buchhaltungsteam und der Geschäftsleitung erfolgen wird. Bei der Planung sollte sich der Wirtschaftsprüfer mit der Geschäftsleitung und den Schlüsselpersonen in der Gesellschaft mehrmals treffen. Das Ziel dieser Treffen ist das richtige Verständnis der Tätigkeit und der Strategie der zu prüfenden Gesellschaft sowie die Besprechung aktueller Probleme und potenzieller Risiken. Die Darstellung des Plans und des Umfangs der Prüfung ist das wichtigste Element der Methode der Durchführung von Prüfungen. Daher sollten die Vorprüfungen vor dem Bilanzstichtag durchgeführt werden, worüber zu Beginn dieses Beitrags die Rede war. 

Reibungslose Zusammenarbeit zwischen dem Wirtschaftsprüfer und dem Aufraggeber

Ein sehr wichtiges Element der Prüfung ist die Zusammenarbeit zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer. Professionelle, freundliche und verständnisvolle Einstellung beider Parteien zu der Prüfung erleichtert den Informationsfluss und schafft die Möglichkeit, die Spezifik der Tätigkeit der Gesellschaft kennenzulernen und potentielle Risiken zu erkennen. Die meisten wesentlichen Informationen werden nämlich während der Gespräche mit Menschen, und nicht aufgrund der Überprüfung der Dokumente eingeholt.

Beispiel

Wonach fragt der Wirtschaftsprüfer 

Meistens werden von den Wirtschaftsprüfern während des Aufenthalts bei der Gesellschaft folgende Fragen gestellt:

  • Werden alle Sachanlagen verwendet?
  • Welche Produktionsauslastung wurde erreicht?
  • Wurden Garantien und Bürgschaften erteilt?
  • Sind im Lager Verbesserungen notwendig?
  • Besteht laut Mitarbeitern die Gefahr eines Diebstahls oder Betrugs?
  • Wie ist die Lage der Abnehmer?
  • Welche einmaligen Situationen haben sich ereignet bzw. welche einmaligen Maßnahmen sind geplant?
  • In welchen Bereichen treten Probleme, Streitigkeiten auf?

Inanspruchnahme des Wissens der Experten wird den Prozess der Jahresabschlussprüfung verbessern

Die Möglichkeit der Konsultationen mit Experten im Bereich Steuern, Recht, Finanzen, IT-Systeme und interne Kontrolle stellt immer einen Mehrwert für die wirksame und effektive Prüfungsdurchführung dar. Die zu prüfende Gesellschaft kann Spezialisten insbesondere in denjenigen Bereichen heranziehen, die beim alltäglichen Geschäftsbetrieb häufig Probleme bereiten. Bei der Prüfung der Jahresabschlüsse kommen oft unterschiedliche rechtliche und steuerrechtliche Risiken zu Tage, die noch vor Beendigung der Jahresabschlussprüfung Gegenmaßnahmen bedürfen. Das Vorhandensein der Spezialisten ist somit ein zusätzlicher Vorteil, der nicht nur die Durchführung der Jahresabschlussprüfung vereinfacht, aber zugleich für die Gesellschaft die Möglichkeit bietet, in Zukunft bestimmte Fehler zu vermeiden.

Die häufigsten rechtlichen und steuerrechtlichen Risiken sind:

  • fehlende Verrechnungspreisdokumentation;
  • der Gesellschaftsvertrag stimmt nicht vollumfänglich mit dem Gesetzbuch über die Handelsgesellschaften überein;
  • Probleme mit der Abrechnung der trilateralen Geschäfte;
  • Zweifel bei der steuerlichen Einstufung unüblicher und einmaliger Aufwendungen;
  • Schwierigkeiten bei der Ermittlung des Einkommens aus der Tätigkeit in einer Sonderwirtschaftszone;
  • Kapitalnachschüsse und deren Rückzahlung;
  • finanzielle Optimierung der Tätigkeit der Gesellschaft;
  • nachträgliche Schätzung des Einkommens bei der ausländischen Muttergesellschaft (ursprüngliche Berichtigung) und Konsequenzen in der polnischen Tochtergesellschaft (Gegenberichtigung);
  • Identifizierung und Bewertung eines Teilbetriebs;
  • Quellensteuer.

Zusätzliche Pflichten bei der Berichterstattung durch Globalisierung

Die fortschreitende Globalisierung (wachsende Anzahl von Gesellschaften mit ausländischer Beteiligung) macht die zusätzliche Berichterstattung/Erstellung zusätzlicher Abschlüsse für Konzernzwecke erforderlich. Daher haben international agierende Wirtschaftsprüfungsunternehmen – neben ihrer Erfahrung mit der Erstellung von Berichten nach anderen als nationalen Standards – Zugang zu Spezialisten weltweit, was einen zusätzlichen Vorteil bei der Prüfung der Jahresabschlüsse von Gesellschaften mit ausländischer Beteiligung darstellen kann. Hierzu sind auch die Fremdsprachenkenntnisse des Wirtschaftsprüfers von Bedeutung, insbesondere wenn die Arbeiten die Berichterstattung oder Erstellung eines Konsolidierungspakets für einen Konzern bzw. einen Konzernabschlussprüfer in einem anderen Land umfassen.

Preis vs. Qualität des Jahresabschlusses

Alle o.g. Kriterien haben Einfluss auf die Höhe des Honorars für die Prüfung des Jahresabschlusses. Daher sollte die Vergütung für die Prüfung nicht der wichtigste Faktor sein, der über die Wahl des Wirtschaftsprüfers entscheidet. Ein niedriger Preis geht meistens mit unzureichender Anzahl der Personen im Team, Beauftragung von Personen ohne die notwendige Erfahrung und mit Verkürzung der Prüfungszeit beim Mandanten einher. Diese Faktoren führen zu einer nicht zufriedenstellenden Qualität der Arbeiten und haben zur Folge, dass die für die Gesellschaft relevanten Arten von Risiken nicht identifiziert werden.

Es lohnt sich, die Zeit, die der Wirtschaftsprüfer bei der Gesellschaft verbringt, gut zu nutzen

Oft hört man, die Prüfung des Jahresabschlusses sei ein notwendiges Übel, das vom Gesetzgeber aufgezwungen wurde und eigentlich niemandem von Nutzen ist. Einige Gesellschaften wählen die preisgünstigsten Wirtschaftsprüfer aus, um schnell und problemlos einen Bestätigungsvermerk über die Prüfung des Jahresabschlusses einzuholen. Leider kann sich die Gesellschaft erst nach ein paar Jahren, z.B. während einer steuerlichen Außenprüfung, davon überzeugen, dass der Jahresabschluss Fehler enthielt, für die Sanktionen drohen. Dies hätte vermieden werden können, wären die Leistungen entsprechend qualifizierter Rechtsträger, die zur Prüfung von Jahresabschlüssen befugt sind, in Anspruch genommen worden.

Wirtschaftsprüfer als Berater bei allen grundlegenden Fragen

Die Wirtschaftsprüfungsunternehmen sollten neben der klassischen Prüfung auch als ein Berater bei allen wesentlichen betriebswirtschaftlichen, steuerlichen und rechtlichen Fragen sowie im Bereich der Strategieplanung fungieren. Eine klassische Prüfung des Jahresabschlusses kann einen wichtigen Mehrwert für die Tätigkeit der Gesellschaft darstellen.

Bei der Wahl des Wirtschaftsprüfers ist es daher empfehlenswert, die o.g. Kriterien, nach denen wir uns richten möchten, in einer Hierarchie anzuordnen:

Lfd. Nr. Kriterium Ja Nein
1. Unabhängigkeit Ja Nein
2. Erfahrenes Team Ja Nein
3. Kenntnis der Branche Ja Nein
4. Hohe Standards für Dienstleistungen Ja Nein
5. Herangehensweise bei der Prüfung und Kommunikation Ja Nein
6. Zusammenarbeit Ja Nein
7. Zugang zu Experten Ja Nein
8. Kenntnis der ausländischen Vorschriften Ja Nein
9. Fremdsprachenkenntnisse Ja Nein
10. Preis Ja Nein

Zu den wichtigsten Voraussetzungen sollten gehören: Methode der Prüfung, Standards für Dienstleistungen des Wirtschaftsprüfers, Erfahrung des Wirtschaftsprüfungsteams und Kenntnis der Branche sowie Möglichkeit, sich mit Experten in Kontakt zu setzen. Leider kann ein Teil der Voraussetzungen erst während der Zusammenarbeit mit einem konkreten Wirtschaftsprüfer und dem Wirtschaftsprüfungsteam überprüft werden.

Sind Sie an diesem Thema interessiert, so stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Unsere Wirtschaftsprüfer und Berater in Büros von Rödl & Partner in Breslau, Danzig, Gleiwitz, Krakau, Posen und Warschau stehen Ihnen zur Verfügung und beantworten gerne Ihre Fragen zur Wirtschaftsprüfung in Polen.