Kontakt
Liliane Preusser

Partner
Phone: +48 32 330 12 00
E-Mail

Outsourcing księgowy to przekazanie obsługi księgowej zewnętrznemu podmiotowi. Wielu firmom nie obcy jest outsourcing takich dziedzin jak doradztwo prawne, doradztwo podatkowe czy informatyczne. Jednak powierzanie prowadzenia ksiąg podmiotom trzecim jest w Polsce stosunkowo nową praktyką. Cały czas outsourcing księgowości wzbudza obawy. Spróbujmy zatem wypunktować, dlaczego warto wdrożyć outsourcing księgowy w swoim biznesie, gdyż istnieje co najmniej 7 korzyści takiego modelu prowadzenia działalności.

7 korzyści z outsourcingu księgowości:

1. Obniżenie kosztów prowadzenia księgowości

Według wyliczeń Rödl & Partner, outsourcing księgowości umożliwia uzyskanie oszczędności rzędu 20-50% w stosunku do całkowitych kosztów prowadzenia księgowości wewnętrznej. Skąd aż taka różnica? By to zrozumieć, trzeba w punktach przedstawić całkowite koszty prowadzenia księgowości (czy to zewnętrznej, czy wewnętrznej):

  • Koszty techniczne - To zakup sprzętu komputerowego; zakup oprogramowania (system operacyjny, programy użytkowe, programy zabezpieczające itd.); zakup programu finansowo-kadrowego; koordynacja procesu (analiza ofert, analiza umów, transport i złożenie sprzętu, instalacja oprogramowania itd.); szkolenia z obsługi; abonamenty licencyjne; utrzymanie sprzętu, oprogramowania oraz administracja systemu.
  • Koszty personalne - To nie tylko pensja, premia, składka zdrowotna, składka ubezpieczeniowa itd. To także koszty obsługi tych elementów, koszty nieobecności księgowego (z powodu urlopu lub choroby), koszty związane z jego rekrutacją oraz koszty związane z ryzykiem popełnienia znaczących błędów przez księgowego, szkolenia.
  • Koszty logistyczne - To nie tylko artykuły i sprzęt biurowy, powierzchnia biurowa, ale przede wszystkim przestrzeń na przechowywanie dokumentów (może być wirtualna) oraz system ich obiegu.

Outsourcing księgowości sprawia, że przedsiębiorca ponosi stałe, zryczałtowane, miesięczne koszty. Nie interesują go poszczególne elementy – nie musi się o nie troszczyć. Dodatkową korzyść stanowi fakt, że outsourcing księgowy usprawnia także procedury budżetowania i controllingu kosztów. Co najważniejsze, te wydatki można wliczyć w koszty prowadzenia działalności.

Dlaczego firma prowadząca outsourcing księgowości może zaoferować stawki, umożliwiające uzyskanie oszczędności rzędu 20-50% w stosunku do całkowitych kosztów prowadzenia księgowości wewnętrznej? Główną różnicą jest to, że większość kosztów stałych rozkłada się na kilku klientów. Ponadto firma oferująca outsourcing księgowości specjalizuje się w tej dziedzinie, dzięki czemu ciągle optymalizuje swoje działania w tym zakresie, obniżając tym samym swoje koszty.

2. Doświadczenie i profesjonalizm

Firma, która oferuje outsourcing księgowości wie, jak znaleźć najlepszych pracowników na rynku. Dział HR takiego przedsiębiorstwa jest wyspecjalizowany w szukaniu i weryfikacji osób o wysokich kompetencjach w dziedzinie księgowości. Ponadto w trakcie pracy z wieloma klientami, firma (i jej pracownicy) nabiera bogatego doświadczenia i nieustannie, poprzez różne systemy gromadzi unikatowe know-how. Dzięki temu poprawia swoją efektywność i wydajność oraz lepiej radzi sobie z sytuacjami kryzysowymi.

3. Zarządzanie ryzykiem

Outsourcing księgowy jest sposobem na zabezpieczenie się przed ryzykiem błędów księgowych. To firma oferująca usługi księgowe przejmuje ryzyko realizowanych zleceń i ponosi konsekwencje finansowe za niezgodność z przepisami prawa czy nieterminowość. Firma oferująca outsourcing księgowy zatrudnia wyspecjalizowanych pracowników, którzy poprzez specyfikę swojej pracy nabierają bogatego doświadczenia. Działają także w oparciu o liczne systemy i procedury mające poprawić bezpieczeństwo. Wszystkie powyższe czynniki znacząco zmniejszają ryzyko zaistnienia jakichkolwiek błędów.

4. Przekazanie odpowiedzialności

Dzięki outsourcingowi księgowości nie tylko ograniczone zostaje ryzyko, jakie ponosi organizacja. Poprzez przekazanie odpowiedzialności do firmy zewnętrznej, z kadry zarządzającej zostaje zdjęta odpowiedzialność karna i cywilna za ewentualne błędy księgowe. Dzięki temu managerowie mogą skoncentrować się na podejmowaniu lepszych decyzji w kluczowych aspektach działalności przedsiębiorstwa.

5. Koncentracja na działalności podstawowej (tzw. core business)

Outsourcing (w tym także księgowy) części usług i procesów pozwala zarządowi na skoncentrowanie wszystkich sił i środków na zasadniczej działalności, do której firma została powołana i w której się specjalizuje. Przy takim rozwiązaniu to firma outsourcingowa będzie odpowiedzialna za realizację czasochłonnych i trudnych zadań takich jak: zarządzanie bieżącą księgowością, sporządzanie deklaracji podatkowych, rozliczanie płac, aktywne śledzenie zmian w przepisach, nadzór nad obiegiem dokumentów, itd. Firma, która oferuje outsourcing księgowy, jest zobowiązana do przekazania analiz i raportów, które w sposób czytelny dla klienta dostarczają niezbędne informacje finansowe, a dzięki swym rekomendacjom opartym na bogatym know-how powinna wesprzeć kadrę zarządzająca w procesie decyzyjnym.

6. Oszczędność czasu zarządu

Outsourcingowi księgowości sprawia, że zarząd nie musi angażować się w kontrolę jakości i efektywności pracy księgowych. Nie musi także poświęcać czasu na rozwiązywanie różnych problemów takiego działu ani na metody jego rozwoju. Wszelkie czynności związane z zarządzaniem działem księgowości zostają przekazane na zewnątrz.

7. Interdyscyplinarność

To korzyść, jaką mogą zapewnić jedynie duże podmioty oferujące outsourcing księgowy. Dzięki temu, że doradzają one w różnych dziedzinach rzeczywistości gospodarczej, patrzą na różne zagadnienia z wielu perspektyw i ujmują je kompleksowo. Dzięki temu często oferują oszczędności nie tylko bezpośrednio poprzez outsourcing księgowości, ale także dzięki obecności pozostałych ekspertów (np. prawnych lub podatkowych), z których wiedzy i doświadczenia może skorzystać klient.

Chętnie odpowiemy na wszelkie pytania w zakresie outsourcingu księgowości.