Gdy zagraniczny podmiot planuje rozszerzenie swojej działalności o terytorium Polski, praktycznym rozwiązaniem jest ustanowienie przedstawiciela handlowego. Pociąga to jednak za sobą konsekwencje podatkowe w postaci ryzyka powstania zakładu podatkowego.

Na początkowym etapie działalności takie rozwiązanie zapewnia elastyczność, która jest cenna ze względu na niepewność powodzenia ekspansji handlowej.

Dzielenie zysków

W celu określenia, czy działalność przedstawiciela handlowego na terytorium Polski skutkuje powstaniem zakładu przedsiębiorstwa zagranicznego, należy przeprowadzić jej dokładną analizę. Kiedy w wyniku analizy okaże się, że zakład powstanie, podmiot zagraniczny będzie zobowiązany do ustalenia, jaka część jego przychodów przypada na działalność przedstawiciela i od tej części zapłacić podatek dochodowy w Polsce.
 
Przychód opodatkowany w Polsce zasadniczo nie będzie już drugi raz opodatkowany w kraju siedziby przedsiębiorstwa, ponieważ w większości przypadków umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawarte przez Polskę z innymi krajami przewidują zwolnienie zysków zakładu zagranicznego z opodatkowania w kraju siedziby przedsiębiorstwa.

Sieć sprzedaży i zbieranie informacji

Podstawowym zadaniem przedstawiciela handlowego jest budowanie sieci sprzedaży. Przedstawiciel handlowy zajmuje się dystrybucją towarów m.in. poprzez akwizycję potencjalnych klientów, czy zbieranie informacji o ich sytuacji gospodarczej i oczekiwaniach. Nierzadko do obowiązków przedstawiciela należy także przekazywanie podmiotowi zagranicznemu informacji o sytuacji rynkowej i opłacalności prowadzenia lub rozwijania działalności w Polsce. Zdarza się, że w związku z działalnością przedstawiciela zostaje utworzone biuro na terytorium kraju, jednak w wielu przypadkach brak jest jakiegokolwiek lokalu w Polsce.
 
Wydaje się, że działalność przedstawiciela handlowego ma niewielki stopień trwałości i powiązania z terytorium Polski, w szczególności w sytuacji braku stałego lokalu. Mimo to jego działalność może skutkować powstaniem zakładu zagranicznego przedsiębiorcy w Polsce, a tym samym powstaniem obowiązku zapłaty podatku dochodowego od dochodów, jakie należałoby w takim przypadku przyporządkować działalności przedstawiciela. O tym, czy zakład w Polsce powstanie, decyduje zakres kompetencji posiadanych i rzeczywiście wykonywanych przez przedstawiciela handlowego.

Umocowanie do zawierania umów

Wśród zadań i kompetencji przedstawiciela handlowego, których wykonywanie może skutkować powstaniem zakładu zagranicznego, jest, zgodnie z art. 5 ust. 5 Modelowej Konwencji OECD, posiadanie i wykonywanie umocowania do zawierania umów w imieniu przedsiębiorstwa zagranicznego. Umocowanie to powinno być wykonywane przez przedstawiciela zwyczajowo, co ma miejsce wówczas, gdy przedsiębiorstwo przyjmuje ustalone przez przedstawiciela warunki współpracy z nowym klientem, nie wprowadzając zmian czy nie kwestionując poszczególnych ustaleń.
 
Formalny brak umocowania do zawierania transakcji cywilnoprawnych nie zabezpiecza podmiotu zagranicznego przed ryzykiem uznania działalności przedstawiciela handlowego za zakład w Polsce. Ryzyko to istnieje także wówczas, gdy podpis pod umową składa reprezentant centrali, jednak negocjacje w imieniu przedsiębiorstwa, a także przygotowanie treści i warunków umowy należą do zadań przedstawiciela i są wykonywane tak, że podpis stanowiący akceptację tych warunków jest jedynie formalnością. Przedmiotem takich negocjacji może być w szczególności wysokość cen, rabatów czy ułatwień płatniczych w stosunkach z nowymi klientami. Ustalenie tych warunków jest kluczowym elementem współpracy z danym klientem, zatem scedowanie tego uprawnienia na przedstawiciela stanowi przeniesienie na niego odpowiedzialności dotyczącej istotnej części działalności przedsiębiorstwa.

Przykład 1

Przedsiębiorstwo produkcyjne X z siedzibą w Niemczech zatrudniło przedstawiciela handlowego w Polsce. Do zadań przedstawiciela, wymienionych w umowie o pracę, należy pozyskiwanie nowych klientów na terytorium Polski, prezentowanie oferty przedsiębiorstwa oraz informowanie o warunkach współpracy. Przedsiębiorstwo zastrzegło też, że przedstawiciel nie ma prawa podpisywania umów ramowych z klientami. Obok tych formalnych ustaleń przedstawiciel przyjmuje zamówienia od klientów, a także bez porozumienia z przedsiębiorstwem udziela rabatów i decyduje o odroczonym terminie płatności. Przedstawiciel handlowy udzielił klientowi w Polsce rabatu na kwotę 15 proc. wartości zamówienia, nie zasięgając w tym zakresie zgody pracodawcy, przy czym zamówienie to zostało przez X zrealizowane.
 
W tym przypadku formalny zakres czynności ustalonych w umowie o pracę jest bardzo wąski – są to wyłącznie czynności pomocnicze, które nie skutkują powstaniem zakładu przedsiębiorstwa zagranicznego w Polsce. Jednak rzeczywiste umocowanie przedstawiciela jest dużo szersze i obejmuje czynności, które stanowią istotny element działalności przedsiębiorstwa, takich jak polityka cenowa czy kwestie związane z płatnościami od kontrahentów. Czynności te są, co istotne, wykonywane przez przedstawiciela handlowego. Ze względu na to, że liczy się rzeczywisty zakres działalności wykonywanej przez przedstawiciela w Polsce, w analizowanym przypadku przedsiębiorstwo zagraniczne będzie posiadało zakład podatkowy w Polsce.
 
Dla ustalenia, czy powstanie zakład, istotny jest zatem całokształt rzeczywistej działalności przedstawiciela i jego skutki dla mocodawcy, a nie formalne umocowanie wynikające ze stosunku prawnego wiążącego strony. Jeżeli przedstawiciel w rzeczywistości sam decyduje o szczegółowych warunkach współpracy, to należy uznać, że posiada on i wykonuje umocowanie do zawierania umów w imieniu przedsiębiorcy zagranicznego w rozumieniu art. 5 ust. 5 Modelowej Konwencji OECD. Tym samym materializuje się ryzyko powstania zagranicznego zakładu przedsiębiorstwa w związku z działalnością zależnego przedstawiciela (agenta) tego przedsiębiorstwa w Polsce.

Przykład 2

Firma Y z siedzibą w Belgii produkująca oprogramowanie antywirusowe zatrudniła na terytorium Polski przedstawiciela handlowego. Celem jego działalności jest prezentowanie oprogramowania produkowanego przez Y oraz m.in. zawieranie umów na zakup oprogramowania wraz z usługą maintenance. Przedstawiciel handlowy jednak nie zawarł ani jednej umowy, klienci korzystają bowiem z możliwości zawarcia tej umowy bezpośrednio przez formularz internetowy na belgijskiej stronie internetowej Y.
 
W analizowanym przypadku ryzyko powstania zakładu wynika z formalnego umocowania przedstawiciela do zawierania umów. Niemniej jednak osoba ta w rzeczywistości wykonuje tylko czynności pomocnicze, prezentując oprogramowanie. W tej sytuacji, pomimo gotowości przedstawiciela do zawarcia umowy z klientem firmy, można przypuszczać, że zakład raczej nie powstanie.

Obsługa roszczeń z tytułu gwarancji

Zakład zagraniczny może powstać również wskutek umocowania przedstawiciela handlowego do obsługi roszczeń nabywców z tytułu rękojmi i gwarancji. W tym przypadku organ podatkowy może uznać, że część działalności przedsiębiorstwa została przeniesiona do Polski i w związku z tym powstanie obowiązek podatkowy w odniesieniu do zysków, jakie powinny zostać przyporządkowane tej części działalności.

Czynności pomocnicze

Gdy działalność przedstawiciela handlowego obejmuje wyłącznie czynności, które stanowią działalność pomocniczą zgodnie z art. 5 ust. 4 Modelowej Konwencji OECD, nie ma podstaw do uznania, że powstał zakład. Czynności pomocnicze mogą polegać na zbieraniu informacji o rynku polskim lub o potencjalnych kontrahentach, a także na przedstawianiu oferty przedsiębiorstwa i ewentualnych możliwości współpracy. Faktyczne wykonywanie przez przedstawiciela handlowego wyłącznie takich czynności nawet wówczas, gdy formalnie posiada on umocowanie do zawierania umów w imieniu przedsiębiorstwa zagranicznego, nie będzie skutkowało powstaniem zakładu.

Jeżeli byliby Państwo zainteresowani tym tematem, chętnie odpowiemy na dodatkowe pytania oraz zaoferujemy doradztwo prawne.