Datenschutzhinweise für Veranstaltungen
RÖDL informiert Sie hiermit über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Veranstaltungen der RÖDL Unternehmensgruppe in Deutschland.
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die Gesellschaft der RÖDL Unternehmensgruppe, die in der Veranstaltungsbeschreibung als Veranstalter benannt ist (nachfolgend „Verantwortlicher” bzw. „wir”).
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter dsb@roedl.com oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „Der Datenschutzbeauftragte”.
3. Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten
(1) Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
(2) Wenn Sie sich zu einer Veranstaltung anmelden, können folgende Daten verarbeitet werden:
– Kontaktdaten, insbesondere Vor- und Nachname, Titel, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
– Angaben zum Unternehmen, zur Behörde bzw. der Institution, für die Sie tätig sind
– Angaben zu Ihrer beruflichen Position bzw. Funktion
– Gebuchte Programmpunkte
– Angaben zu individuellen Gesprächswünschen
– Angaben zur Teilnahmehistorie und Informationsquelle
– Angaben zu Lebensmittelunverträglichkeiten, Allergien oder speziellen Ernährungsweisen
– Weitere Angaben, die Sie uns bei der Anmeldung oder im Zusammenhang mit der Durchführung der Veranstaltung zur Verfügung stellen
– Foto-, Video- und Tonaufnahmen, die während der Veranstaltung gemacht werden
3.1. Anmeldung und Durchführung der Veranstaltung
(1) Im Rahmen der Anmeldung und Durchführung der Veranstaltung verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten, zur Ermöglichung Ihrer Teilnahme und der Veranstaltungsorganisation.
Bei den auf der Anmeldeseite der Veranstaltung mit * gekennzeichneten Angaben handelt es sich um Pflichtangaben, die zur Verwaltung der vorvertraglichen und vertraglichen Beziehungen, der Durchführung des Vertrages bzw. der Veranstaltung erforderlich sind. Die Daten verwenden wir für die Abrechnung und Zahlung der Teilnahmegebühr sowie gegebenenfalls zur Erstellung von Anwesenheits-/Unterschriftslisten, Teilnahmebescheinigungen und den Versand von veranstaltungsrelevanten Materialien.
Die Bereitstellung der jeweils als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten ist für vertragliche Zwecke erforderlich und eine Weigerung, die Daten zur Verfügung zu stellen, beeinträchtigt den Abschluss oder die Fortführung des Vertragsverhältnisses mit dem Verantwortlichen. Weitere Angaben stellen Sie uns freiwillig zur Verfügung, um die Veranstaltung gegebenenfalls interessengerecht durchführen und planen zu können.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Pflichtangaben ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung der freiwilligen Angaben erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
(2) Darüber hinaus verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls zur Erstellung eines Namensschildes, welches die Kontaktaufnahme mit anderen Veranstaltungsteilnehmern erleichtern soll. Dieses Namensschild können Sie auf der Veranstaltung tragen, Sie sind dazu jedoch nicht verpflichtet.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Vernetzung der Veranstaltungsteilenehmern untereinander.
(3) Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls zur Erstellung von Platzkarten für die Veranstaltungsräume und Schildern für personalisierte Parkplätze am Veranstaltungsort, um die Nutzung und Zuordnung der Plätze zu erleichtern.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Nutzung und Verwaltung der Parkplätze sowie der Erleichterung der Zuordnung der Plätze zu den Veranstaltungsteilnehmern.
(4) Zusätzlich verarbeiten wir gegebenenfalls Angaben zu Lebensmittelunverträglichkeiten, Allergien oder speziellen Ernährungsweisen, um eine passende Verpflegung während der Veranstaltung sicherzustellen.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit aus den Angaben besondere Kategorien von personenbezogenen Daten (z.B. Gesundheitsdaten) hervorgehen, Ihre Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
(5) Ferner verarbeiten wir gegebenenfalls Angaben zu Ihrer Teilnahmehistorie und der Informationsquelle, über die Sie von der Veranstaltung erfahren haben, um statistische Auswertungen zu erstellen, die uns helfen, die Veranstaltung besser zu planen und zu optimieren sowie die Effektivität unserer Kommunikationskanäle zu bewerten.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
(6) Weiter verarbeiten wir gegebenenfalls Angaben zu Ihren individuellen Gesprächswünschen, um einen passenden Gesprächstermin mit unseren auf Ihre Anfrage spezialisierten Expertinnen und Experten zu vereinbaren.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
(7) Gegebenenfalls verarbeiten wir zusätzliche Angaben, die Sie uns im Rahmen der Anmeldung oder Durchführung der Veranstaltung zur Verfügung stellen (z. B. organisatorische Präferenzen, besondere Anforderungen, Feedback oder sonstige Hinweise), soweit diese für die Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung einschließlich begleitender Kommunikations- und Serviceleistungen erforderlich sind.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der effizienten Planung und Optimierung unserer Veranstaltungen und Kommunikationsprozesse. Soweit aus den Angaben besondere Kategorien von personenbezogenen Daten hervorgehen, Ihre Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
(8) Zudem können Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der RÖDL Unternehmensgruppe für interne Verwaltungszwecke verarbeitet und übermittelt werden.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung und Übermittlung für interne Verwaltungszwecke innerhalb der Unternehmensgruppe.
3.2. Anfertigung und Veröffentlichung von Foto-, Ton- und Videoaufnahmen
Im Rahmen der Veranstaltung werden gegebenenfalls Foto-, Ton- und Videoaufnahmen angefertigt und auf unseren Websites und in unseren Social-Media-Profilen (LinkedIn, YouTube, Instagram, etc.) sowie in digitalen Publikationen und Printpublikationen zu Zwecken der Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit veröffentlicht.
Wenn dies der Fall ist, werden Sie spätestens bei Beginn der Veranstaltung darauf hingewiesen. Sollten Sie keine Aufnahmen von sich wünschen, teilen Sie dies bitte bereits im Rahmen des Einladungsmanagements mit oder informieren Sie die Fotografin bzw. den Fotografen am Veranstaltungstag vor Ort.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verbesserung unserer internen und externen Kommunikation, der Darstellung unserer Unternehmenskultur und der Dokumentation unserer Aktivitäten. Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.
3.3. Online-Veranstaltungen
Sofern es sich um eine Online-Veranstaltung handelt, gelten außerdem die auf der Veranstaltungsseite hinterlegten ergänzenden Hinweise zum Datenschutz des verwendeten Videokonferenzsystems.
3.4. Direktwerbung
(1) Wir verwenden Ihre Angaben außerdem, um Ihnen weitere Informationen per E-Mail zukommen zu lassen, wenn Sie in eine solche Verwendung zu Zwecken der Direktwerbung ausdrücklich eingewilligt haben.
Für die Anmeldung verwenden wir das sog. Double-Opt-In-Verfahren. In diesen Fällen senden wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten, dass Sie den Versand der Informationen wünschen. Wenn Sie Ihre Anmeldung nicht bestätigen, werden Ihre Informationen spätestens nach 72 Stunden automatisch gelöscht. Darüber hinaus speichern wir jeweils Ihre eingesetzten IP-Adressen und Zeitpunkte der Anmeldung und Bestätigung. Zweck des Verfahrens ist, Ihre Anmeldung nachweisen und ggf. einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
(2) Wir können die von Ihnen angegebenen Daten (insbesondere Name und Anschrift) zudem verarbeiten, um Sie per Post über Entwicklungen aus den Bereichen Recht, Steuern und Wirtschaft zu informieren sowie Ihnen sonstige interessante und wichtige Informationen der RÖDL Unternehmensgruppe zur Verfügung zu stellen.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse, Interessenten, Kunden und Mandanten von RÖDL über weitere Angebote und Veranstaltungen zu informieren, um eine langfristige Kundenbeziehung aufzubauen und aufrechtzuerhalten.
(3) Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten (insbesondere E-Mail-Adresse) darüber hinaus zum Zwecke der Direktwerbung per E-Mail für eigene ähnliche Waren und Dienstleistungen, wenn wir Sie darüber bei der Erhebung Ihrer Daten gesondert informiert und auf Ihr Recht jederzeit dieser Verwendung zu widersprechen hingewiesen haben.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m § 7 Abs. 3 UWG. Wir haben ein berechtigtes Interesse, unsere Bestandskunden über weitere eigene Angebote und Veranstaltungen zu informieren, um eine langfristige Kundenbeziehung aufzubauen und aufrechtzuerhalten.
4. Empfänger der personenbezogenen Daten
(1) Ihre Daten können für die oben genannten Zwecke folgenden Empfängern zugänglich gemacht werden:
– Interne Abteilungen: Mitarbeiter, die im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeiten personenbezogene Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben verarbeiten.
– Externe Dienstleister: Unternehmen, die in unserem Auftrag Dienstleistungen erbringen, wie z.B. IT-Dienstleister, Fotografen, Sicherheitsdienste, Catering-Unternehmen und Event-Agenturen. Diese Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, die Daten gemäß den Datenschutzbestimmungen zu verarbeiten.
– Behörden und öffentliche Stellen: In Fällen, in denen eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht, wie z.B. zur Erfüllung steuerlicher oder rechtlicher Anforderungen.
– Veranstaltungspartner: Unternehmen oder Organisationen, die gemeinsam mit dem Veranstalter die Veranstaltung durchführen und für bestimmte Aufgaben verantwortlich sind, wie z.B. Sponsoren oder Medienpartner. Diese Partner erhalten nur die Daten, die für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
– Unternehmen, die personenbezogene Daten eigenverantwortlich verarbeiten: Dritte, wie z.B. externe Plattformen und soziale Netzwerke, die personenbezogene Daten in eigener Verantwortlichkeit und gemäß ihren eigenen Datenschutzrichtlinien verarbeiten.
– Unternehmen der RÖDL Unternehmensgruppe: Andere Unternehmen innerhalb der RÖDL Unternehmensgruppe, die personenbezogene Daten für die beschriebenen Zwecke verarbeiten. Diese Unternehmen sind ebenfalls verpflichtet, die Daten gemäß den Datenschutzbestimmungen zu verarbeiten.
(2) Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten ohne Ihre ausdrückliche vorherige Einwilligung erfolgt neben den explizit in diesen Datenschutzhinweisen genannten Fällen lediglich dann, wenn es gesetzlich zulässig bzw. erforderlich ist. In allen Fällen stellen wir sicher, dass die Empfänger geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ergreifen.
5. Datenübermittlung in Drittländer
(1) Ihre personenbezogenen Daten werden regulär innerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet. In einigen Fällen können Ihre personenbezogenen Daten auch in Länder außerhalb der EU und des EWR übermittelt und dort verarbeitet werden, z. B. weil wir Dienstleister einsetzen, die außerhalb der EU oder des EWR ansässig sind, oder andere Unternehmen innerhalb der RÖDL Unternehmensgruppe Standorte in diesen Ländern haben.
(2) Werden personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb der EU oder des EWR übermittelt, ohne dass ein Angemessenheitsbeschluss im Sinne von Art. 45 DSGVO besteht, ergreifen wir geeignete Garantien gemäß Art. 46 ff. DSGVO, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen angemessen geschützt sind, z. B. durch den Abschluss von seitens der EU-Kommission genehmigter Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Auf Anfrage unter den zuvor genannten Kontaktdaten stellen wir Ihnen weitere Informationen zu den jeweils einschlägigen Garantien für die Datenübermittlung zur Verfügung.
6. Speicherdauer
(1) Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie der jeweilige Zweck eine entsprechende Speicherung erfordert und sofern der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen oder die Verarbeitung nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
(2) Wir sind bei kostenpflichtigen Veranstaltungen aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten (insbesondere Adress-, Zahlungs- und Bestelldaten) für die Dauer von zehn Jahren zu speichern. Allerdings nehmen wir nach drei Jahren eine Einschränkung der Verarbeitung vor, d.h. Ihre Daten werden nur zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen vorgehalten. Foto- und Videoaufnahmen der Veranstaltung speichern und veröffentlichen wir zu Dokumentations- und Öffentlichkeitszwecken bis zum Wegfall dieser Zwecke oder bis zu einem erfolgreichen Widerspruch nach Art. 21 DSGVO. Im Übrigen sowie bei kostenlosen Veranstaltungen löschen wir die von uns erhobenen personenbezogenen Daten spätestens sechs Monate nach der Veranstaltung.
(3) Eine Speicherung über den jeweils angegebenen Zeitraum hinaus erfolgt nur, soweit:
– Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben,
– wir Ihre Angaben zum Zwecke der Direktwerbung verwenden und Sie der Verwendung nicht widersprochen haben.
7. Rechte des Betroffenen
Bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:
– Sie haben das Recht, von uns auf Antrag eine Auskunft über die von uns verarbeiteten, Sie betreffenden personenbezogenen Daten im Umfang des Art. 15 DSGVO zu erhalten.
– Sie haben das Recht, nach Art. 16 DSGVO von uns die unverzügliche Berichtigung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern diese unrichtig sein sollten.
– Sie haben das Recht, unter den in Art. 17 DSGVO beschriebenen Voraussetzungen von uns die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen. Diese Voraussetzungen sehen insbesondere ein Löschungsrecht vor, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, sowie in Fällen der unrechtmäßigen Verarbeitung, des Vorliegens eines Widerspruchs oder des Bestehens einer Löschungspflicht nach Unionsrecht oder dem Recht des Mitgliedstaates, dem wir unterliegen.
– Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO zu verlangen. Dieses Recht besteht insbesondere, wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zwischen Ihnen und uns umstritten ist, für die Dauer, welche die Überprüfung der Richtigkeit erfordert, sowie im Fall, dass Sie bei einem bestehenden Recht auf Löschung anstelle der Löschung eine eingeschränkte Verarbeitung verlangen; ferner für den Fall, dass die Daten für die von uns verfolgten Zwecke nicht länger erforderlich sind, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen sowie, wenn die erfolgreiche Ausübung eines Widerspruchs zwischen uns und Ihnen noch umstritten ist.
– Sie haben das Recht, von uns die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten.
– Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO ferner das Recht, sich bei Beschwerden über unsere Datenverarbeitung an eine Aufsichtsbehörde zu wenden.
8. Widerruf der Einwilligung
(1) Sie haben das Recht, gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre erteilte Einwilligung jederzeit später mit Wirkung für die Zukunft ganz oder teilweise formlos zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
(2) Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
9. Widerspruchsrecht
(1) Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die u.a. aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einzulegen.
(2) Wir werden die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
(3) Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet.