Arbeitszeiterfassung – Kontrollen durch Arbeitsschutzbehörden betreffen nicht nur Geschäftsleitungsmitglieder

Durch zwei anonyme Hinweise wurde bekannt, dass es in einer größeren Wirtschaftskanzlei zu erheblichen Verstößen gegen die Vorschriften der täglichen Höchstarbeitszeit sowie der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten gekommen sein soll. Die zuständige Arbeitsschutzbehörde reagierte darauf mit einem Bescheid mit Verhaltensanordnungen, um künftig eine verlässliche Arbeitszeiterfassung sicherzustellen und erneute Verstöße zu verhindern. Vor dem Verwaltungsgericht Hamburg hielt der Bescheid weitgehend stand.

Die Entscheidung dürfte „Wind auf den Mühlen“ der Arbeitsschutzbehörden sein. Bereits jetzt ist – nicht nur in Wirtschaftskanzleien, sondern branchenübergreifend – eine deutlich zunehmende Kontrolldichte zu verzeichnen. Arbeitgeber müssen sich darauf einstellen, dass die Einhaltung der arbeitszeitrechtlichen Vorgaben künftig vermehrt überprüft wird und bei Verstößen Bußgelder und sogar Strafbarkeiten drohen.

Bis 23 Uhr am Schreibtisch? Arbeitsschutzbehörden greifen durch

Nach zwei anonymen Hinweisen in den Jahren 2020 und 2021, wonach die täglichen Arbeitszeiten in der dem Urteil des VG Hamburg zugrunde liegenden Wirtschaftskanzlei vermeintlich regelmäßig von 9 bis 22 bzw. 23 Uhr reichten, und das Fehlen einer Erfassung der Arbeitszeit nach Maßgaben des Arbeitsschutzgesetzes und der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG v. 13.09.2022 – 1 ABR 22/21) auffiel, erließ die zuständige Arbeitsschutzbehörde einen Bescheid mit drei Anordnungen:

• Die Kanzlei wurde verpflichtet, die Arbeitszeiten der angestellten Anwältinnen und Anwälte (Associates und Senior Associates) so zu dokumentieren, dass zumindest der tägliche Arbeitsbeginn, das Arbeitsende sowie die Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit eindeutig ersichtlich .
• Es wurde außerdem eine Anordnung erlassen, die Mitarbeitenden über die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zu schulen und der Behörde einen entsprechenden Unterweisungsnachweis vorzulegen. Diese Anordnung hielt vor dem VG Hamburg auch bestand.
• Lediglich die dritte Anordnung – die Verpflichtung zur Mitteilung, wie die jeweils zuständigen Partner die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden künftig kontrollieren – hielt vor dem Verwaltungsgericht nicht stand.

Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes

 Aus behördlicher Sicht – und später auch aus Sicht des VG Hamburg – gab es ausreichende Anzeichen dafür, dass in der Wirtschaftskanzlei gegen die gesetzlichen Vorgaben zur täglichen Arbeitszeit und zu den vorgeschriebenen Ruhepausen verstoßen worden sein könnte.

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zieht hierbei klare Grenzen. Es soll im Durchschnitt nicht mehr als acht Stunden am Tag gearbeitet werden (§ 3 ArbZG). Außerdem muss zwischen zwei Arbeitstagen eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden eingehalten werden (§ 5 ArbZG). Diese Regeln sollen sicherstellen, dass Arbeitnehmer nicht dauerhaft überlastet werden. Zwar darf diese Grenze in Ausnahmefällen überschritten werden, aber nur, wenn über einen Zeitraum von sechs Monaten oder 24 Wochen der Durchschnitt wieder auf acht Stunden pro Tag zurückgeführt wird.

Die Regelungen erfassen nahezu alle Angestellten, mit Ausnahme derjenigen in leitender Funktion. Die Hürden einer Einordnung als leitende Angestellte sind jedoch sehr hoch.

Wichtig war dem Gericht aber auch: Es spielt keine Rolle, ob jemand freiwillig länger im Büro bleibt oder ob die Mehrarbeit angeordnet wurde. Überlange Arbeitstage können auf Dauer gesundheitliche Folgen haben, deshalb soll der Schutz unabhängig von der Motivation der Mitarbeitenden greifen.

Am Ende kam das Gericht zu dem Ergebnis, dass der Schutz der Gesundheit der Beschäftigten wichtiger sei als die nur mäßig durch das ArbZG eingeschränkte Berufsfreiheit der Arbeitgeber.

Aber auch neben dem Sachverhalt, der dem VG Hamburg zu Grunde lag, gilt gemäß ArbZG beispielsweise das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit, von welchem nur unter sehr engen Voraussetzungen Ausnahmen zugelassen sind. Auch hier zeigen sich in der Praxis erhebliche Risiken in Bezug auf mögliche Verstöße. Gleiches gilt für die Einhaltung der täglichen Mindestpausen, die es strengstens einzuhalten gilt. In Betrieben mit Nacht- und Schichtarbeiten sind außerdem Sonderregelungen beispielsweise in Bezug auf die tägliche Höchstarbeitszeit oder arbeitsmedizinische Untersuchungen zur berücksichtigen.

Verantwortliche im Fokus der Maßnahmen

 Was viele nicht wissen: Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können als Ordnungswidrigkeit mit Geldbuße von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß geahndet oder sogar als Straftat verfolgt werden. Mangels eines Unternehmensstrafrechts in Deutschland stehen im Fokus der behördlichen Maßnahmen regelmäßig die verantwortlichen natürlichen Personen. Dies gilt im Bußgeld- und Strafrecht auch und gerade dann, wenn formeller „Arbeitgeber“ eigentlich das Unternehmen ist. Niemand soll sich seiner gesetzlichen Verantwortung entziehen können.

In erster Linie in der Pflicht sind hiernach natürlich Mitglieder der Geschäftsleitung, z.B. Vorstands- oder Geschäftsführungsmitglieder (§ 9 Abs. 1 OWiG, § 14 Abs. 1 StGB). Regelmäßig wird die Aufgabe der Einhaltung und Beaufsichtigung der Arbeitszeit allerdings auf einzelne Bereichsleitende oder Führungskräfte übertragen worden sein. Schließlich können direkte Vorgesetzte – je nach Unternehmensgröße bzw. Arbeitnehmeranzahl – die zulässige Arbeitszeit mit der größeren Sachnähe beaufsichtigen und erforderlichenfalls einschreiten. Hieraus erwächst ihnen allerdings dann auch die entsprechende bußgeld- bzw. strafrechtliche Verantwortlichkeit (§ 9 Abs. 2 OWiG, § 14 Abs. 2 StGB).

Dies bedeutet wiederum keineswegs, dass die Mitglieder der Geschäftsleitung infolge der Aufgabendelegation nach dem ArbZG von jeglicher Verantwortlichkeit frei werden. Vielmehr muss die Geschäftsleitung zu jedem Zeitpunkt die Organisationsstrukturen schaffen und Aufsichtsmaßnahmen treffen, die erforderlich sind, um in dem Betrieb oder Unternehmen Zuwiderhandlungen gegen gesetzliche Pflichten zu verhindern. Verstöße können insbesondere als eigenständige Ordnungswidrigkeit (§ 130 Abs. 1 OWiG) oder – in schwereren Fällen – als Unterlassungsstraftaten (§ 13 Abs. 1 StGB) sanktioniert werden.

Im Ergebnis haften im „Worst Case“ mithin die folgenden Verantwortlichen:

• Geschäftsleitung wegen Aufsichtspflichtverletzung i.S.e. „Organisationsverschuldens“
• Bereichsleitung/Führungskräfte wegen konkretem Verstoß gegen das ArbZG (entweder aufgrund aktiven Anordnens oder unterlassenen Einschreitens)
• Unternehmen, gegen das zusätzlich eine Geldbuße verhängt werden kann (§ 30 OWiG)

Folgenschwer kann auch die Verhängung einer Geldbuße im Übrigen bereits sein, wenn sie einen Betrag von 200 Euro übersteigt. Denn in diesen Fällen hat behördenseits eine Eintragung in das Gewerbezentralregister zu erfolgen. Eine solche Eintragung kann – je nach Kontext – Zweifel an der gewerberechtlichen Zuverlässigkeit des Unternehmens begründen. Dies kann insbesondere erhebliche vergaberechtliche Konsequenzen haben: So droht etwa ein Ausschluss von öffentlichen Aufträgen, wenn die Zuverlässigkeit als nicht mehr gegeben angesehen wird. Hinzu tritt natürlich das allgemeine Risiko eines erheblichen Reputationsverlusts im Fall des öffentlichen Bekanntwerdens des Verstoßes. Bei wiederholten oder besonders gravierenden Verstößen kann die zuständige Behörde zudem die Gewerbeerlaubnis nach Maßgabe des § 35 GewO entziehen.

Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber

 Das Arbeitszeitgesetz und die Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung gelten für Unternehmen und Betriebe aller Branchen – von Kanzleien über Industrie bis hin zu Handel und Dienstleistungen. Was aber zunehmend – spätestens seit der Entscheidung des VG Hamburg – auffällt: Die Behörden kontrollieren längst nicht mehr nur in klassischen Risikobereichen wie Kliniken oder Logistik, sondern sind deutlich breiter aufgestellt. Die aktive Kontrolle von Arbeitszeitaufzeichnungen und der Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes durch die Arbeitsschutzbehörden ausgehend von der oben zitierten Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts nimmt vermehrt zu.

Arbeitgeber, die in Bezug auf die Arbeitszeitaufzeichnungen und Maßnahmen zur Vermeidung von Arbeitszeitverstößen nicht solide organisiert sind, laufen Gefahr, ins Blickfeld der Aufsichtsbehörden zu geraten.

Arbeitgeber sollten daher insbesondere auf Folgendes achten:

• Arbeitszeitdokumentation verlässlich und transparent gestalten (Beginn, Ende und Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit sowie Beginn und Ende der täglichen Ruhepausen klar erfassen); hierzu sollten sich Arbeitgeber insbesondere Gedanken über ein passendes System zur Arbeitszeiterfassung machen
• Zuständigkeiten für die Überwachung der Arbeitszeiten eindeutig festlegen und kommunizieren
• Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten aktiv sicherstellen, beispielsweise durch Prozesse oder technische Lösungen, die auf drohende Verletzungen frühzeitig hinweisen
• Regelmäßige Schulung und Unterweisung von Mitarbeitenden, insbesondere zur Pflicht der Zeiterfassung und zu den arbeitszeitrechtlichen Vorgaben
• Unterweisung der Führungskräfte zur Sicherstellung und Kontrolle
• Interne Compliance‑Strukturen prüfen und gegebenenfalls anpassen, um Verstöße frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen steuern zu können
• Risikobereiche im Unternehmen analysieren, um Abteilungen mit erhöhtem Arbeitszeitdruck gezielt zu identifizieren und präventive Maßnahmen zu ergreifen

Unter Mitwirkung von Rechtsreferendarin Paula Peters