Ausgabe Dezember 2025: Internationales Arbeiten im Wandel: Steuerrechtliche Neuerungen und digitale Verpflichtungen ab 2026

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Die Themen im Überblick

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Steuer

Grenzgänger Deutschland/Österreich – Wer in Deutschland wohnt und in Österreich arbeitet

Wer als Personalverantwortlicher Mitarbeitende mit Wohnsitz in Deutschland in Österreich beschäftigt, sollte die Besonderheiten der Grenzgängerregelung kennen.

Die in Artikel 15 Abs. 6 des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Deutschland und Österreich verankerte Grenzgängerregelung stellt sicher, dass das Einkommen aus unselbständiger Arbeit bei grenzüberschreitender Tätigkeit nicht doppelt besteuert wird. Grenzgänger zahlen ihre Einkommensteuer im Wohnsitzstaat, also in Deutschland, auch wenn die berufliche Tätigkeit in Österreich ausgeübt wird. Voraussetzung ist, dass die betreffende Person regelmäßig an ihren Wohnsitz in Deutschland zurückkehrt (in der Regel arbeitstäglich).

Sowohl der Wohnsitz als auch der Ort der beruflichen Tätigkeit müssen innerhalb der so genannten Grenzzone liegen. Als Grenzzone zu Österreich gilt ein Gebiet von je 30 km beiderseits der Grenze. Maßgeblich für die Entfernungsberechnung ist nicht die Straßenkilometerzahl, sondern die Luftlinie. Zur begünstigten Grenzzone zählen ab 2024 auch Gemeinden, deren Gebiet wenigstens teilweise in die 30-Km-Grenze fällt.

Grenzgänger dürfen an maximal 45 (Arbeits-)Tagen (sog. Nichtrückkehrtage) im Jahr nicht an ihren Wohnsitz in Deutschland zurückkehren oder außerhalb der Grenzzone tätig sein. Krankheits- und Urlaubstage werden nicht als Arbeitstage definiert. Alternativ darf seit 2024 die maximale Anzahl an Nichtrückkehrtagen 20 Prozent der tatsächlichen Arbeitstage nicht überschreiten. Arbeitstage im Homeoffice gelten dabei grundsätzlich nicht als schädliche Nichtrückkehrertage.

Bei einem unterjährigen Wechsel des Arbeitsverhältnisses oder eines Wechsels des Wohnsitzes in ein Grenzgebiet hinein oder aus einem Grenzgebiet heraus, ist die 20 Prozent-Regelung für jeden entstehenden Zeitraum getrennt anzuwenden.

Chancen und Herausforderungen

Für Personalverantwortliche ist ein fundiertes Verständnis der Grenzgängerregelung Deutschland/Österreich unerlässlich. Nur so lässt sich sicherstellen, dass Gehaltsabrechnungen sowie sozialversicherungsrechtliche Verpflichtungen korrekt und rechtskonform erfüllt werden.

Bereits in der Rekrutierungsphase sollten potenzielle Mitarbeitende transparent über die Auswirkungen der teils komplexen Regelungen informiert und idealerweise ein Steuerberater für Internationales Steuerecht eingebunden werden. Ebenso wichtig ist ein kontinuierliches Monitoring der Reisekalender betroffener Mitarbeitender, um frühzeitig zu erkennen, ob und in welchem Umfang die Grenzgängerregelung greift bzw. entfällt. So schaffen Unternehmen nicht nur rechtliche Sicherheit und vermeiden Doppelbesteuerung, sondern bieten ihren Mitarbeitenden auch größtmögliche Flexibilität und optimale Rahmenbedingungen für grenzüberschreitendes Arbeiten.

Recht

Ab 2026 verpflichtend: Digitale Beantragung von Entsendebescheinigungen für Auslandseinsätze in Abkommensstaaten

Ab dem 1. Januar 2026 müssen auch Entsendebescheinigungen und Ausnahmevereinbarungen für Auslandseinsätze in Staaten, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen geschlossen hat, ausschließlich digital beantragt werden.

Innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) sowie der Schweiz erfolgt die Antragstellung für A1-Bescheinigungen bereits seit einiger Zeit vollständig digital. Unternehmen sind mit dem Verfahren zur A1-Bescheinigung für EU-/EWR-Staaten vertraut; die digitale Antragspflicht bleibt hier bestehen. Neu ist, dass diese nun auch für Entsendungen in Drittstaaten gilt, mit denen Deutschland ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen geschlossen hat

Gemäß § 106c SGB IV sind Anträge auf Ausstellung von Bescheinigungen über die anwendbaren Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit (sogenannte „SVA-Bescheinigungen“) durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung zu übermitteln. Dies erfolgt entweder über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV Meldeportal, analog zum etablierten A1-Verfahren für EU-/EWR-Staaten und der Schweiz.

Das elektronische Verfahren gilt für verschiedene Fallkonstellationen: für Personen, die in einen Abkommensstaat entsandt werden (§ 106c Absatz 1 SGB IV), für Personen, bei denen aus anderen Gründen die Anwendung der deutschen Rechtsvorschriften bescheinigt wird (Ausnahmevereinbarung) (§ 106c Absatz 2 und Absatz 3 Satz 3 SGB IV), für Selbstständige, die vorübergehend in einem Abkommensstaat tätig werden (§ 106c Absatz 3 SGB IV), sowie für Fälle, in denen eine Ausnahmevereinbarung beantragt wird (§ 106c Absatz 4 SGB IV).

Zu beachten ist auch, dass im Falle einer zustande gekommenen Ausnahmevereinbarung für manche Länder nun direkt auch die entsprechende Bescheinigung ausgestellt wird (z.B. D/USA 101 Bescheinigung für die USA. Dies gilt aber nicht für alle Abkommensstaaten. Z.B. muss für China nach Zustandekommen der Ausnahmevereinbarung weiterhin die entsprechende VRC/D 101 Bescheinigung bei der zuständigen Einzugsstelle beantragt werden. Das Verfahren läuft somit noch nicht für Abkommensstaaten gleich ab.

Praxis-Tipp

Die Umstellung auf das digitale Beantragungsverfahren im Bereich der Abkommensstaaten bringt neue Verantwortlichkeiten mit sich. Es ist daher zu empfehlen sich vorab hierzu zu informieren. Fehlerhafte oder verspätete Anträge können zu Versicherungslücken und Sanktionen führen. Unternehmen sollten HR-Teams sensibilisieren, Prozesse prüfen und sich technisch vorbereiten. Wer frühzeitig handelt, sichert Compliance und profitiert von effizienteren Abläufen.

EuGH-Urteil C-203/24 vom 04.09.2025: Multi‐State Worker – EuGH präzisiert Wesentlichkeitsbegriff iS von Art. 13 VO (EG) 883/2004

Ein aktuelles Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union (EuGH) vom 4. September 2025 (Rechtssache C-203/24) bringt weitere Rechtssicherheit für Unternehmen und deren Arbeitnehmer, die innerhalb der EU/EWR/Schweiz grenzüberschreitend tätig sind. Der EuGH stellt in seinem Urteil klar: Die Schwelle für eine „wesentliche Tätigkeit“ im Wohnsitzland eines Arbeitnehmers iS von Art. 13 der Verordnung (EG) 883/2004 i.V.m. VO (EG) 987/2009 kann ausschließlich anhand der Kriterien „Arbeitszeit und/oder Arbeitsentgelt“ bestimmt werden. Andere Faktoren wie Wohnsitz, Land der Eintragung eines Schiffes oder der Sitz des Eigentümers des Schiffes dürfen nicht berücksichtigt werden. Gemäß Artikel 13 Abs. 1 VO (EU) Nr. 883/2004 unterliegen Arbeitnehmer, die regelmäßig in mehreren Mitgliedstaaten tätig sind, dem Sozialversicherungsrecht ihres Wohnsitzstaates, wenn dort ein „wesentlicher Teil“ ihrer Tätigkeit ausgeübt wird. Ein solcher „wesentlicher Teil“ wird in Artikel 14 VO (EG) Nr. 987/2009 mit mindestens 25 % der Arbeitszeit und/oder des Arbeitsentgelts definiert. Der EuGH hat mit seinem Urteil deutlich gemacht, dass die Wesentlichkeitsschwelle von 25% unantastbar ist und ein Unterschreiten dieser Schwelle durch weitere Auslegungskriterien nicht möglich ist.

Der Sachverhalt im Überblick

Die Ausgangslage betraf einen in den Niederlanden wohnhaften Arbeitnehmer, der für einen Arbeitgeber mit Sitz in Liechtenstein als Schiffer tätig war und der über das Jahr 2016 verteilt in Belgien, Deutschland und den Niederlanden arbeitete. Das Schifffahrtsunternehmen war steuerlich in den Niederlanden ansässig. Das Schiff, auf dem er tätig war, fuhr zudem zu rund 22 % seiner gesamten Fahrzeit in den Niederlanden. Prüfungsgegenstand war das anwendbare Sozialversicherungsrecht in diesem grenzüberschreitenden Sachverhalt. Die niederländische Sozialversicherungsanstalt (SVB)entschied, dass für den Arbeitnehmer das niederländische Sozialversicherungsrecht gilt, da er einen „wesentlichen Teil” seiner Beschäftigung in den Niederlanden (Wohnmitgliedstaat) ausübte. Bei der Berechnung des wesentlichen Teils der Beschäftigung berücksichtigte die SVB jedoch nicht nur Arbeitszeit und/oder Arbeitsentgelt, sondern u.a. auch das Logbuch des Schiffs, aus dem hervorgeht, dass die Arbeit in den Niederlanden 22 bis 24 Prozent ausmachte, sowie weitere Faktoren (wie Wohnsitz des Arbeitnehmers in den Niederlanden, Schiffsregistrierung in den Niederlanden und Sitz des Schiffseigentümers und Betreibers in den Niederlanden). Gegen diese Entscheidung legte der Arbeitnehmer Rechtsmittel ein; der Rechtsstreit landete in der Folge vor dem EuGH. (Klarstellend) beurteilt wurde dabei der Wesentlichkeitsbegriff iS von Art. 13 der Verordnung (EG) 883/2004.

Kernfragen des EuGHVerfahrens

Maßgebliche Bewertungskriterien

Der Oberster Gerichtshof der Niederlande als vorlegendes Gericht bat um Beurteilung, ob die Tatbestandsvoraussetzung des „wesentlichen Teils“ ausschließlich anhand von Arbeitszeit und/oder Arbeitsentgelt zu bestimmen ist (vgl. Verordnung (EG) 987/2009), oder ob darüber hinaus auch weitere Faktoren/Maßstäbe zu berücksichtigen sind, etwa der Wohnort, Sitz des Betreibers des Schiffes, etc. Der EuGH verneinte diese Frage eindeutig: Bei der Beurteilung der Wesentlichkeitsschwelle iS von Art. 13 der VO (EG) 883/2004 dürfen ausschließlich Arbeitszeit und/oder Arbeitsentgelt gemäß Art. 14 der VO (EG) 883/2004 zu Grunde gelegt werden. Weitere Kriterien dürfen nicht berücksichtigt werden. Ein Unterschreiten der Schwelle darf nicht durch die Beachtung weiterer Kriterien umgangen werden.

Bezugszeitraum

Darüber hinaus wurde abschließend geklärt, welcher Zeitraum im Rahmen der gemäß Art. 14 der VO (EG) 987/2009 vorgesehenen Gesamtbewertung bei der Beurteilung im Sinne von Art. 13 der VO (EG) 883/2004 heranzuziehen ist. Der EuGH stellte dabei klar, dass die im Rahmen der Gesamtbewertung der Situation einer Person, die gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten tätig ist, bei der Beurteilung, ob diese Person einen wesentlichen Teil der Tätigkeit in ihrem Wohnmitgliedstaat ausübt, die für die folgenden zwölf Kalendermonate angenommene Situation zu beurteilen und zu berücksichtigen ist.

Fazit und Bedeutung für die Praxis

Mit diesem Urteil bestätigt der EuGH die etablierte Praxis:

• Für MultiState Worker bleibt es bei der Bewertung der „wesentlichen Tätigkeit“ bei den Kriterien Arbeitszeit und/oder Arbeitsentgelt (25 %-Grenze). Weitere Beurteilungskriterien dürfen nicht zu Grunde gelegt werden.
• Wird die Wesentlichkeitsschwelle von mindestens 25% im Wohnmitgliedstaat nicht erreicht, greift die Sozialversicherung des Staates, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat.
• Der Beurteilungszeitraum umfasst den prognostizierten Zeitraum der nächsten zwölf Monate.
• Der EuGH stellt außerdem klar: Sprachliche Unterschiede zwischen den Verordnungen ändern nichts an dieser einheitlichen Auslegung.

HR-Advisory

Rödl unterstützt Zukunftsworkshop zur KI im Bereich Global Mobility

Am 14. und 15. Oktober 2025 fand in Herzogenaurach der Workshop „Futureproof GM: AI, Innovation, and Human-Centric Mobility“ statt. Ein innovatives Format, das Global Mobility und internationale HR-Expert:innen zusammenbrachte, um die Rolle von Künstlicher Intelligenz in der Global Mobility Strategie praxisnah zu erkunden. Begleitet von unseren Partnern MasteringGM® und der People Mobility Alliance bot der Workshop eine inspirierende Bühne für neue Ideen und praxisnahe Innovation. Die Bierfabrik Hoehn in Herzogenaurach wurde zum kreativen Treffpunkt für Vordenker:innen der Global Mobility. Mit interaktiven Methoden wie LEGO® Serious Play®, konkreten Anwendungsbeispielen und dem „AI-Ready GM Playbook“ entstanden greifbare Lösungen für die Herausforderungen von morgen. Die Teilnehmenden gingen mit neuen Strategien, frischem Denken und starken Netzwerken nach Hause – bereit, den Wandel aktiv mitzugestalten.

Nationale Lohnsteuer

Lohnsteuerliche Behandlung der Arbeitgeberleistungen für ein Gesundheitstraining

Die lohnsteuerliche Behandlung von Arbeitgeberleistungen zur Gesundheitsförderung seiner Mitarbeiter ist immer wieder ein Streitpunkt. Die Rechtsprechung hierzu entwickelt sich, wie die folgenden Beispiele zeigen:

Im Urteil vom 24.01.1975 (BStBl. II, 340) erkannte der BFH eine vom Arbeitgeber für seine Mitarbeiter durchgeführte Kreislauftrainingskur zur Wiederherstellung oder Erhaltung der Arbeitsfähigkeit als Leistung im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse an, so dass kein Arbeitslohn vorlag.

Im Urteil vom Urteil vom 11.03.2010 (BStBl. 2010 II, 763) entschied der BFH, dass die Übernahme von Kurkosten durch den Arbeitgeber grundsätzlich als Arbeitslohn zu werten sei. Eine Aufteilung in Arbeitslohn und Leistung im ganz überwiegendem eigenbetrieblichen Interesse sei nicht möglich. Steuerpflichtiger Arbeitslohn ist nur dann nicht anzunehmen, wenn sich die Zuwendung nahezu ausschließlich als notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzung erweist. Die Entscheidung betraf die Kosten einer Regenerierungskur für Fluglotsen.

Nach dem BFH-Urteil vom 21.11.2018 ( BStBl. II 2019, 404) ist auch die Zuwendung einer „Sensibilisierungswoche“ zur Vermittlung grundlegender Erkenntnisse über einen gesunden Lebensstil als Arbeitslohn anzusehen. Nun hat das FG Nürnberg im Urteil vom 08.05.2025 (Az. 4 K 438/24) entschieden, dass die Teilnahme von Mitarbeitern an einem vom Arbeitgeber angebotenen Gesundheitstraining zu einem lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil führt. Ein ganz überwiegendes eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers erkannte das FG Nürnberg nicht an.

Das mehrwöchige „Gesundheitstraining“ war Bestandteil eines aus mehreren Modulen bestehenden Gesundheitskonzepts des Arbeitgebers. Die Mitarbeiter sollten während des Trainings im Rahmen einer aktiven Selbstvorsorge durch theoretische und praktische Einheiten einen gesunden Lebensstil basierend auf den Elementen „Bewegungsförderung“, „gesunde Ernährung“ und „psychische Gesundheit“ kennenlernen und im Alltag verankern. Die Notwendigkeit des Gesundheitstrainings zur Erhaltung und Verbesserung der Arbeitsfähigkeit musste durch eine betriebsärztliche Bescheinigung nachgewiesen werden. Für die Teilnahme mussten die Mitarbeiter 9 Urlaubstage einbringen, für die übrige Zeit wurde bezahlter Sonderurlaub gewährt. Eine Verpflichtung der Mitarbeiter, am Gesundheitstraining teilzunehmen, bestand nicht. Die Durchführung des Gesundheitstrainings erfolgt im Auftrag des Arbeitgebers in verschiedenen externen Fachkliniken mit dort angestellten Ärzten.

Entscheidende Punkte waren für das FG Nürnberg, dass das Gesundheitstraining keinen Bezug zu berufsspezifisch bedingten gesundheitlichen Beeinträchtigungen aufweise und dass die Maßnahme nicht mit einer speziell ausgeübten Tätigkeit des Mitarbeiters verknüpft war, sondern allen Mitarbeitern des Unternehmens offen stand. Die Durchführung des Gesundheitstrainings nach den Vorgaben des Arbeitgebers und die Auswahl der Teilnehmer durch Betriebsärzte sprechen zwar für ein eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers, sie begründen aber kein ganz überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers. Gegen ein ganz überwiegendes eigenbetriebliches Interesse spreche auch, dass die Mitarbeiter für die Teilnahme an dem Gesundheitstraining Urlaubstage einbringen mussten

Der sog. Gesundheitsfreibetrag gem. § 3 Nr. 34 EStG (dieser betrug im Streitjahr 2017 500 €) wurde vom Finanzgericht Nürnberg anerkannt. Die Revision wurde zugelassen und ist unter dem Az. VI R 9/25 anhängig.

FG Nürnberg, Urteil vom 08.05.2025, Az. 4 K 438/24.

Haftung für die Lohnsteuer nach der Steuerklasse 6 bei fehlendem Abruf der ELStAM?

Nach § 42d Abs. 1 Nr. 1 und 3 EStG haftet der Arbeitgeber für die Lohnsteuer, die er einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen hat. Das FG Niedersachsen hat hierzu im Urteil vom 16.04.2025 entschieden, dass sich die Haftung für die Lohnsteuer der Höhe nach auch nach dem Ablauf des Kalenderjahrs nach der Höhe der Jahreslohnsteuer und nicht nach der Einkommenssteuerschuld des Mitarbeiters richtet. Das ergebe sich aus dem Wortlaut des § 38a Abs. 1 Satz 1 EStG (Jahreslohnsteuer). Das Lohnsteuerabzugsverfahren beschränkt sich auf die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit und hat keine Bindungswirkung für ein späteres Veranlagungsverfahren. Daher sind Lohnsteuerabzugsverfahren und Veranlagungsverfahren auch dann unabhängig voneinander zu betrachten, wenn für den Mitarbeiter wegen Eintritts der Festsetzungsverjährung kein Einkommensteuerbescheid mehr erlassen werden kann, mit dem nachgewiesen werden könnte, dass nur eine geringere Einkommensteuerschuld entstanden war.

Im Urteilfall hatte der Arbeitgeber für zwei beschränkt einkommensteuerpflichtige Mitarbeiter mit ausschließlichem Wohnsitz in den Niederlanden die Lohnsteuer in den Kalenderjahren 2016 bis 2019 nach der Steuerklasse 1 berechnet, ohne die ELStAM abzurufen, bzw. sich von den Mitarbeitern eine Bescheinigung über die anzuwendende Steuerklasse vorlegen zu lassen. In einem anderen Fall hatte der Mitarbeiter zwar bereits eine Steuer-ID, er hatte sie aber dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt, so dass auch in diesem Fall die ELStAM nicht abgerufen wurden.

Das Finanzamt berechnete die Lohnsteuer nach der Steuerklasse 6 und nahm den Arbeitgeber für die zu gering einbehaltene Lohnsteuer in Haftung. Das FG entschied, dass diese Haftungsinanspruchnahme zu Recht erfolgt sei.

Bei fehlenden bzw. nicht vorliegenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen müsse der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach der Steuerklasse VI einbehalten (vgl. BMF-Schreiben vom 07.08.2013, BStBl. I 2013, 951, Tz. 93 sowie BFH-Urteil vom 02.09.2021, BFH/NV 2022, 99). Das Finanzgericht lehnte es ab, für Jahre, für die keine Einkommensteuerbescheide der Mitarbeiter vorgelegt wurden, anhand von nachträglich erstellten Einkommensteuererklärungen die entstandene Einkommensteuerschuld zu ermitteln. Denn die Haftung des Arbeitgebers richte sich nach der Jahreslohnsteuerschuld (§ 38a Abs. 1 Satz 1 EStG). Zwar ist die Steuerschuld des Mitarbeiters Tatbestandsvoraussetzung für die Haftung, d.h. der Arbeitgeber kann nur für Lohnsteuer in Haftung genommen werden, wenn die Steuerschuld (d.h. die Jahreslohnsteuerschuld) des Mitarbeiters noch besteht. Der Höhe nach sei die Haftung aber nicht auf die Einkommensteuerschuld des Mitarbeiters begrenzt. Denn sonst müsste im Haftungsverfahren eine Schattenveranlagung durchgeführt werden, was derzeit gesetzlich nicht vorgesehen sei.

Zwar hat das FG Berlin-Brandenburg entschieden, dass eine Haftung ausscheide, wenn (zweifelsfrei) feststeht, dass eine Einkommensteuerschuld nicht oder nicht in Höhe des Lohnsteuerabzugs entstanden sei (Urteil vom 23.02.2017, Az. 4 K 4083/15, DStRE 2018, 646 und Beschluss vom 13.11.2018, Az. 9 V 9023/18, EFG 2019, 132). Dies setze aber einen dahingehenden Nachweis des Arbeitgebers voraus, etwa durch Vorlage des Einkommensteuerbescheides des Mitarbeiters für den betreffenden Veranlagungszeitraum.

Das FG Niedersachsen hat es offengelassen, ob man dem Arbeitgeber (ggf. im Rahmen der Ermessensausübung) eine Reduzierung der Lohnsteuerhaftungssumme zugutekommen lassen könne, wenn er den entsprechenden Einkommensteuerbescheid des Mitarbeiters vorlegt. Im Urteilsfall konnten solche Bescheide nach Auffassung des FG wegen Eintritts der Festsetzungsverjährung nicht mehr erlassen werden.

Soweit ersichtlich ist das FG nicht auf die Frage eingegangen, ob der Arbeitgeber den Abruf der ELStAM nach Ablauf des Kalenderjahrs noch nachholen kann. Wegen grundsätzlicher Bedeutung der Rechtssache, zur Fortbildung des Rechts und zur Sicherung einer einheitlichen Rechtsprechung wurde die Revision zugelassen, die nun unter dem Az. VI R 8/25 beim BFH anhängig ist.

Finanzgericht Niedersachsen, Urteil vom 16.04.2025, Az. 9 K 155/22.

Aktuelle Rechtsprechung zu Reisekosten und zur doppelten Haushaltsführung

Im steuerlichen Reisekostenrecht ist Bewegung. Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die in den letzten Monaten bekannt gewordenen Entscheidungen von Finanzgerichten und vom BFH.

Berufskraftfahrerpauschale

Seit dem 1.1.2020 können Berufskraftfahrer im Zusammenhang mit einer Übernachtung in der Schlafkabine ihres Lkw eine Pauschale ansetzen, um üblicherweise anfallende Reisenebenkosten nicht einzeln nachweisen zu müssen (z.B. Gebühren für Toiletten und Duschen auf Raststätten, Park- und Abstellgebühren, Kosten für die Reinigung der Schlafkabine). Diese Berufskraftfahrerpauschale (Übernachtungspauschale) gilt zusätzlich zu den Verpflegungspauschalen. Seit dem 1.1.2024 beträgt sie 9 Euro pro Kalendertag.

Das Finanzgericht Thüringen versagte dem klagenden Berufskraftfahrer mit Urteil vom 18.6.2024 (Az. 2 K 534/22) die Berufskraftfahrerpauschale für die An- und Abreisetage mit dem Argument, dass für diese Tage zwar eine Verpflegungspauschale geltend gemacht werden könne, es aber an einer Übernachtung im Lkw fehle. Diese sei aber zwingende Voraussetzung für die Geltendmachung der Berufskraftfahrerpauschale. Gegen die Entscheidung ist Revision beim BFH eingelegt (Az. VI R 6/25).

Erste Tätigkeitsstätte für Leiharbeitnehmer

Hat ein Mitarbeiter eine erste Tätigkeitsstätte, dürfen Fahrtkosten zu dieser Tätigkeitsstätte nur im Rahmen der Entfernungspauschale und nicht als Reisekosten mit 0,30 € pro gefahrenen Kilometer (Auswärtstätigkeit) als Werbungskosten berücksichtigt oder steuerfrei durch den Arbeitgeber ersetzt werden.

Der BFH hat bereits mit Urteil (Az. VI R 32/20) vom 12.05.2022 (BStBl. 2023 II, S. 35) zur dauerhaften Zuordnung eines unbefristet beschäftigten Leiharbeitnehmers zu einer ersten Tätigkeitsstätte Stellung genommen. Er entschied, dass für die Beurteilung des Vorliegens einer ersten Tätigkeitsstätte das Arbeitsverhältnis mit dem Verleiher ausschlaggebend ist. Besteht der Einsatz des Mitarbeiters bei dem Entleiher in wiederholten, aber befristeten Einsätzen, fehlt es an einer dauerhaften Zuordnung i.S. des § 9 Abs. 4 Satz 3 EStG.

Im Urteil vom 17.6.2025 (Az. VI R 22/23) bestätigte der BFH diese Rechtsprechung und entschied, dass bei einem unbefristeten Leiharbeitsverhältnis eine dauerhafte Zuordnung des Leiharbeitnehmers zu einer ersten Tätigkeitsstätte im Sinne des § 9 Abs. 4 Satz 1 bis 3 EStG beim Entleiher regelmäßig nicht in Betracht kommt. Von einer dauerhaften Zuordnung i.S.d § 9 Abs. 4 Satz 3 EStG ist im Sinne einer Prognose insbesondere auszugehen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll. Im Fall der Arbeitnehmerüberlassung ist dabei ausschließlich auf die Zuordnungsentscheidung des Verleihers abzustellen. Bei einem Leiharbeitsverhältnis kommt eine unbefristete Zuordnung auf der Grundlage des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes regelmäßig nicht in Betracht, denn nach der seit dem 01.04.2017 geltenden Fassung des § 1 Abs. 1b Arbeitnehmerüberlassungsgesetztes (AÜG) darf der Verleiher denselben Leiharbeitnehmer – abgesehen von einer abweichenden tarifvertraglichen Regelung –demselben Entleiher nicht länger als 18 Monate überlassen. Eine dauerhafte Zuordnung beim Entleiher scheidet daher regelmäßig aus.

Auch im Fall des vom Finanzgericht Niedersachsen zu entscheidenden Sachverhalt zur Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte im Rahmen eines Leiharbeitsverhältnisses bestand der Einsatz des Mitarbeiters in wiederholten aber jeweils befristeten Einsätzen beim Entleiher. Im Urteilsfall war der Leiharbeitnehmer befristet beim Verleiher angestellt und nach den Feststellungen des Finanzgerichts dem Betrieb des Verleihers zugeordnet. Das befristete Arbeitsverhältnis zum Verleiher wurde immer wieder verlängert. Das Finanzgericht Niedersachsen hat mit Urteil vom 18.06.2024 (Az. 12 K 38/24) entschieden, für die Frage der dauerhaften Zuordnung auf das einheitliche befristete Beschäftigungsverhältnis (immer wieder verlängerte Beschäftigungsverhältnis) und nicht lediglich auf den Zeitraum der Verlängerung abzustellen sei. Der Leiharbeitnehmer war daher dem Betrieb des Entleihers nicht für die Dauer seines befristeten Beschäftigungsverhältnisses, sondern während seines einheitlichen Beschäftigungsverhältnisses wiederholt befristet einer Tätigkeitsstätte zugeordnet. Gegen dieses Urteil ist die Revision beim BFH unter dem Az. VI R 2/25 anhängig.

Weiträumiges Tätigkeitgebiet

Nach dem seit 2014 geltenden gesetzlichen Konzept des steuerlichen Reisekostenrechts werden Fahrten des Mitarbeiters von seiner Wohnung zu einem sog. weiträumigen Tätigkeitsgebiet den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gleichgestellt und dürfen nicht nach Reisekostengrundsätzen als Werbungskosten berücksichtigt bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Mit Urteil vom 6.2.2025 (Az. 1 K 39/23) hat das Finanzgericht Bremen entschieden, dass ein Autoterminal im Hafen Bremerhaven ein solches weiträumiges Tätigkeitsgebiet i.S.d. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG sein kann. Das Finanzgericht Bremen hatte festgestellt, dass der Arbeitgeber den Mitarbeiter im Arbeitsvertrag diesem Autoterminal zugordnet hatte. Die täglichen Zuweisung zu unterschiedlichen Einsatzorten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebiets und auch die vereinzelten Tätigkeiten auf betriebsfremdem Gelände änderten daran nichts. Der Mitarbeiter durfte daher in seiner Einkommensteuererklärung die Fahrten von der Wohnung zum Hafen nur in Höhe der Entfernungspauschale als Werbungskosten geltend machen.

Übernachtungskosten bei einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung

Gemäß § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 1 EStG sind Werbungskosten auch notwendige Mehraufwendungen, die einem Arbeitnehmer wegen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung entstehen. Im Inland gilt nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 4 EStG eine Begrenzung der notwendigen Übernachtungskosten auf 1.000 € monatlich. Nach § 3 Nr. 16 EStG muss der Arbeitgeber diese Grenze auch bei der steuerfreien Erstattung der Mehraufwendungen für die doppelte Haushaltsführung beachten.

In Urteil vom 17.6.2025 (Az. VI R 21/23) hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass die Begrenzung der Unterkunftskosten in Höhe von maximal 1.000 € pro Monat auf einen Zweithaushalt im Ausland nicht anwendbar ist. Auch eine Typisierung in dem Sinne, dass lediglich Unterkunftskosten notwendig sind, die den Durchschnittsmietzins einer 60 m²-Wohnung am Beschäftigungsort nicht überschreiten, scheidet für Auslandssachverhalte aus. Insoweit bleibt es bei der gesetzlichen Regelung des § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 1 EStG. Danach sind notwendige Unterkunftskosten solche, die auf das nach objektiven Maßstäben zur Zweckverfolgung Erforderliche begrenzt sind. Diese sind als Werbungskosten abzugsfähig. Insgesamt kommt es in Auslandsfällen aufgrund der erschwerten Informations- und Auskunftsmöglichkeiten dort auf die Umstände des Einzelfalls an. Im Urteilsfall hatte das Finanzamt die Kosten für eine Dienstwohnung im Ausland nur anteilig anerkannt. Der BFH entschied, dass die Unterkunftskosten in voller Höhe als Mehraufwendungen wegen einer doppelten Haushaltsführung abzugsfähig sind, die der Dienstherr für Zwecke des Mietzuschusses nach § 54 des Bundesbesoldungsgesetzes als notwendig anerkennt. Die Größe der Wohnung ist bei Auslandssachverhalten nicht entscheidend.

Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn der Mitarbeiter außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Hausstand unterhält und auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnt (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 2 EStG). Das Vorliegen eines eigenen Hausstands setzt das Innehaben einer Wohnung sowie eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung voraus (vgl. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 3 EStG). Letzteres ist nach dem BFH-Urteil vom 29.04.2025, Az. VI R 12/23 nur relevant, soweit der Mitarbeiter am Lebensmittelpunkt einem Mehrpersonenhaushalt angehört. Denn nur wenn mehrere Personen einen gemeinsamen Haushalt führen, kann sich der Einzelne an den Kosten dieses Haushalts und damit den Kosten der Lebensführung „beteiligen“. Führt der Steuerpflichtige dagegen einen Ein-Personen-Haushalt, werden die Kosten der Lebensführung nur von dieser einen Person getragen. Dabei ist es auch nicht relevant, woher die hierfür erforderlichen Mittel stammen (eigene Einkünfte, staatliche Transferleistungen, Darlehen, Unterhaltsleistungen oder familiäre Geldgeschenke).

Auslandsreisekosten 2026

Mit Schreiben vom 5.12.2025 (Az. IV C 5 – S 2353/00094/007/012) hat das BMF neue Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten/Dienstreisen ins Ausland und doppelten Haushaltsführungen im Ausland bekanntgemacht. Die Werte gelten ab dem 01.01.2026. Sie finden die Beträge unter folgendem Link: Übersicht über die ab 1. Januar 2026 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland. Wie bisher sind die Pauschalen für Übernachtungskosten nur in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar. Für den Werbungskostenabzug muss der Mitarbeiter die tatsächlich angefallenen Kosten nachweisen.

Digitale Lohnschnittstelle (DLS)

Die Digitale Lohnschnittstelle ist die Beschreibung einer Schnittstelle für den Export von Daten aus dem Lohnbuchhaltungssystem und den verwendeten Vor- und Nebensystemen des Arbeitgebers zur Übergabe an den Prüfenden im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung. Sie soll eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der Dateien und Datenfelder unabhängig von den beim Unternehmen eingesetzten Abrechnungsprogrammen sicherstellen. Der Arbeitgeber muss der Lohnsteueraußenprüfung die Daten gemäß den Konventionen der DLS zur Verfügung stellen.

Das Bundeszentralamt für Steuern hat eine neue Version der digitalen Lohnschnittstelle 2026.1 veröffentlicht, die ab dem 1.1.2026 zu verwenden ist. Änderungen gegenüber der Version 2025.1 ergeben sich in den Datengruppen Arbeitnehmerstammdaten und Lohnkontendaten.

Neben den Daten aus dem Bereich der Lohnbuchhaltung gibt es erstmals auch eine Schnittstelle für elektronische Fahrtenbücher. Sie ist unabhängig von der Datengruppe Lohn zu verwenden und in einem gesonderten Datenbestand zur Verfügung zu stellen. Es sind auch FAQ hierzu veröffentlicht.

Diese Schnittstelle ist noch nicht verpflichtend, sondern wird den Arbeitgeber angeboten. Im Entwurf der „Siebten Verordnung zur Änderung steuerlicher Verordnungen“ ist allerdings eine Änderung der LStDV vorgesehen, nach der Arbeitgeber auch in Vor- und Nebensystemen ermittelte und verwendete Daten über digitale Schnittstellen zur Verfügung stellen müssen. Dies soll für Daten gelten, die ab dem 1.1.2027 im Lohnkonto aufzuzeichnen sind.

In the Spotlight: Asia on the Move – Strategisches Mobilitätsmanagement in China aus steuerlicher Perspektive

Die Anwendung des Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) zwischen Deutschland und China führt in der Praxis häufig zu erheblichen Herausforderungen. Dies gilt insbesondere für Fälle, in denen ein in Deutschland steuerlich ansässiger Arbeitnehmer einen lokalen Arbeitsvertrag mit einem chinesischen Unternehmen abschließt. Die divergierende Auslegung der Besteuerungsrechte durch die chinesische Steuerverwaltung resultiert nicht selten in einer faktischen Doppelbesteuerung, obwohl das DBA eine eindeutige Zuweisung der Besteuerungsrechte vorsieht.

Abweichende Auslegung der Steueransässigkeit

Aus deutscher Sicht bleibt ein Arbeitnehmer, der einen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland beibehält, häufig aufgrund seines Mittelpunktes seiner Lebensinteressen gemäß Artikel 4 DBA in Deutschland steuerlich ansässig. Auch bei Abschluss eines lokalen chinesischen Arbeitsvertrags kann die steuerliche Ansässigkeit in Deutschland fortbestehen, insbesondere wenn persönliche oder wirtschaftliche Bindungen zu Deutschland (z. B. Familie, Immobilien, finanzielle Interessen) bestehen. Demgegenüber nehmen die chinesischen Behörden häufig allein aufgrund des Bestehens eines lokalen Arbeitsvertrags eine steuerliche Ansässigkeit in China an und beanspruchen umfassende Besteuerungsrechte für das Welteinkommen des Arbeitnehmers – unabhängig von der tatsächlichen Anzahl der Aufenthaltstage in China oder dem Ort der Arbeitsausübung.

Vollbesteuerung durch China trotz DBA-Beschränkungen

In der Praxis wendet China das DBA häufig anders an, als es in Deutschland ausgelegt wird. Selbst wenn der Arbeitnehmer nur einen Teil seiner Tätigkeit in China ausübt (z. B. aufgrund von Geschäftsreisen in andere (asiatische) Länder oder Remote-Arbeit aus Deutschland), besteuern chinesische Steuerbehörden regelmäßig das gesamte Gehalt, sofern es von einer chinesischen Gesellschaft gezahlt oder wirtschaftlich zugeordnet wird. Dieses Vorgehen widerspricht Artikel 15 Abs. 1 und 2 DBA, der die Besteuerungsrechte Chinas auf Einkünfte aus unselbständiger Arbeit beschränkt, die physisch in China ausgeübt wird. Folglich besteuert China häufig Einkünfte, die nach deutscher Auslegung nicht der chinesischen Besteuerung unterliegen.

Eingeschränkte Anrechnung ausländischer Steuer in Deutschland

Deutschland gewährt grundsätzlich eine Anrechnung ausländischer Steuer auf die deutsche Einkommensteuer gemäß § 34c Abs. 1 EStG, sofern die ausländische Steuer Einkünfte betrifft, die nach dem DBA Deutschland und China Deutschland zugewiesen sind und eine Anrechnung zur Vermeidung der Doppelbesteuerung im DBA zugelassen wird. Besteuert China jedoch Einkünfte, die nach deutscher DBA-Auslegung nicht von China besteuert werden dürfen (z. B. Einkünfte aus außerhalb Chinas ausgeübter Tätigkeit), erkennt Deutschland diesen Teil der chinesischen Steuer nicht als anrechenbar an. Dies führt zu einer faktischen Doppelbesteuerung: Die Einkünfte werden in China besteuert, aber die deutsche Finanzverwaltung lässt keine Anrechnung zu, da die Steuer entgegen dem DBA erhoben wurde. Als mögliche Alternativen kommen in Betracht:

• § 34c Abs. 2 EStG: Abzug der ausländischen Steuer bei der Ermittlung der Einkünfte. Da § 34c Abs. 2 EStG eine Anrechnung dem Grunde nach voraussetzt, die hier mangels DBA-konformer Besteuerung nicht möglich ist, scheidet die Anwendung der Vorschrift aus.
• § 34c Abs. 3 EStG: § 34c Abs. 3 EStG greift ebenfalls nicht, da die ausländische Steuer entgegen dem DBA erhoben wurde und somit auch ein Abzug der ausländischen Steuer bei der Ermittlung der Einkünfte nicht zulässig ist.
• § 34c Abs. 6 Satz 1 EStG: Steuerermäßigung im Billigkeitsverfahren, wenn weder Anrechnung noch Abzug möglich ist.

Wenn auch dies nicht greift, kann lediglich eine Arbeitgebererstattung an den Arbeitnehmer erforderlich werden, um die Doppelbelastung auszugleichen. Zu beachten ist, dass diese Ausgleichszahlung einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil darstellt, der als Nettobezug gewährt werden sollte, um den gewünschten Effekt der Ausgleichzahlung zu erzielen.

Eingeschränkte Korrekturmöglichkeiten in China

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, eine Berichtigung der chinesischen Steuerfestsetzung zu beantragen, etwa wenn Arbeitstage außerhalb Chinas irrtümlich in China besteuert wurden. Allerdings verlangen die chinesischen Steuerbehörden umfangreiche Nachweise (Passstempel, Flugtickets, Arbeitsaufzeichnungen), und der Erfolg solcher Anträge hängt stark von den lokalen Verwaltungspraktiken ab. In vielen Fällen werden Berichtigungen entweder abgelehnt oder nur teilweise gewährt, insbesondere wenn der Arbeitsvertrag lokal ist und das Gehalt von einer chinesischen Gesellschaft gezahlt wird. Selten bleibt oft nur die Einleitung eines Verständigungsverfahrens Artikel 25 DBA, was wiederum sehr zeitaufwendig und nicht immer erfolgreich ist.

Handlungsempfehlungen

Global-Mobility-Manager sollten sorgfältig prüfen, ob der Arbeitnehmer trotz eines lokalen Vertrags in China weiterhin in Deutschland steuerlich ansässig ist und ob eine Vollbesteuerung in China gerechtfertigt ist. Um Doppelbesteuerung zu vermeiden, sollten steuerliche Strukturen idealerweise im Vorfeld so gestaltet werden, dass eine klare Einkünftezuordnung möglich ist – etwa durch Split-Payroll-Vereinbarungen oder vertragliche Festlegung der Arbeitsorte. In Fällen bereits eingetretener Doppelbesteuerung ist zu prüfen, ob eine Berichtigung in China möglich ist. Eine enge Zusammenarbeit mit lokalen Steuerberatern in China ist unerlässlich, um die nationale Auslegung der Steuerregeln frühzeitig zu berücksichtigen und eine ordnungsgemäße Dokumentation sicherzustellen.

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