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Chinas Beitritt zur Haager Konvention: Vereinfachter internationaler Urkundenaustausch
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Am 7. November 2023 trat für das Festland der Volksrepublik China die Haager Konvention vom 5. Oktober 1961 in Kraft (Apostillen-Konvention), die das Legalisieren von ausländischen öffentlichen Dokumenten in allen derzeit 126 Mitgliedsstaaten eliminiert. Stattdessen ist nurmehr die sogenannte „Apostille“ erforderlich.
Öffentliche Urkunden und Apostille
Öffentliche Urkunden sind Urkunden, die von einem Gericht, einer Behörde oder einem Notar (oder einer vergleichbaren „mit öffentlichem Glauben versehenen Person“) ausgestellt wurden. Das Anbringen der Apostille stellt die Echtheit der Unterschrift und ggfs. des Siegels des Unterzeichners sowie dessen Befugnis zur Ausstellung der Urkunde fest. Die Apostille ersetzt den für China vorher aufwendigeren
Legalisierungsprozess.
Staaten unter der Apostillen-Konvention
Beispiele von Staaten, für die die Apostillen-Konvention gilt:
- Afrika, z.B. Namibia, Ruanda, Südafrika
- Asien, z.B. China, Indien, Indonesien, Japan, Singapur, Südkorea
- Europa, z.B. Deutschland, Frankreich, Österreich, Schweiz
- Nordamerika, z.B. Kanada, Mexiko, USA
- Südamerika, z.B. Argentinien, Brasilien
- Australien und Ozeanien, z.B. Australien, Neuseeland
Der Beitritt Chinas könnte zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führen. Die Shanghai Daily schätzt beispielsweise einen um 90 Prozent reduzierten Zeitaufwand und Einsparungen von ca. CNY 300 Millionen (ca. 40 Millionen Euro) pro Jahr.
Bedeutung für die Praxis
Doch was bedeutet das in der Praxis für deutsche Urkunden, die in China verwendet werden sollen, und umgekehrt? Für deutsche Urkunden wird die Apostille von der dazu kompetenten deutschen Behörde ausgestellt. Die Beteiligung eines chinesischen Generalkonsulats oder der chinesischen Botschaft entfällt und wird seit dem 7. November 2023 nicht mehr angeboten (Ausnahmen können gelten). Für die Apostillen auf chinesischen Urkunden sind spiegelbildlich das chinesische Außenministerium bzw. die lokalen Außenämter zuständig und die Beteiligung der deutschen Generalkonsulate oder der Botschaft in Peking sind nicht mehr nötig. China bietet außerdem ab sofort die Möglichkeit einer Online-Verifizierung der Apostille an, was bei entsprechender Umsetzung die Rechtssicherheit erhöhen sollte.
Zuständige Behörden für die Erteilung von Apostillen
| Urkunden des Bundes der Bundesrepublik Deutschland | Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) in Brandenburg a.d. Havel – zum Beispiel polizeiliche Führungszeugnisse
Ausnahme: für Urkunden des Bundespatentgerichts, des Deutschen Patent- und Markenamts: Präsident des Deutschen Patent- und Markenamts |
| Urkunden eines Bundeslands der Bundesrepublik Deutschland | Im Einzelfall zu prüfen!
Beispiele: Urkunden der Verwaltungsbehörden (ohne Justiz): z.B. Innenministerium, Regierungspräsident, oder Bezirksregierung Urkunden der Justizverwaltungsbehörden, ordentlichen Gerichte, Notare: z.B. Justizministerium, oder Land- (Amts-)gerichtspräsident – hierzu gehören zum Beispiel Handelsregisterauszüge, notariell beglaubigte Vollmachten oder Verträge |
| Urkunden der VR China | Im Einzelfall zu prüfen!
Beispiele: Auf Provinzebene die Außenämter in folgenden 25 Provinzen: Anhui, Chongqing, Fujian, Gansu, Guangdong, Guangxi, Guizhou, Hainan, Hebei, Heilongjiang, Henan, Hubei, Hunan, Innere Mongolei Jiangsu, Jiangxi, Jilin, Liaoning, Shaanxi, Shandong, Shanghai, Shanxi, Sichuan, Yunnan, Zhejiang, Auf Stadtebene die Außenämter in folgenden sechs Städten: Changchun, Harbin, Jinan, Ningbo, Qingdao, Shenzhen |
Insgesamt verspricht der Beitritt Chinas zur Haager Konvention eine erhebliche Vereinfachung und Beschleunigung im internationalen Dokumentenaustausch und bietet potenziell erhebliche Einsparungen für Unternehmen, die zwischen China und den betroffenen Mitgliedsstaaten der Konvention agieren.