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China treibt digitale Transformation voran: neue E‑Dokumente‑Verordnung
- China führt verbindliche Regeln für elektronische Dokumente ab September 2026 ein
- Neue Standards sollen digitalen Handel, Logistik und den e-Yuan fördern
- Betreiber müssen Datenschutz-, Sicherheits- und Compliance-Vorgaben erfüllen
- Unternehmen sollten sich jetzt auf die neuen Anforderungen vorbereiten
China treibt die Digitalisierung von Handel, Logistik und Finanzdienstleistungen weiter voran. Mit den neuen „Provisions on Promoting and Regulating the Application of Electronic Documents“ schafft die chinesische Regierung erstmals einen einheitlichen Rahmen für elektronische Dokumente. Unternehmen müssen sich auf neue Anforderungen an Datenschutz, Datensicherheit und die Nutzung digitaler Dokumentensysteme einstellen. Wer frühzeitig handelt, kann Compliance-Risiken minimieren und mögliche Wettbewerbsvorteile nutzen.
Ab dem 1. September 2026 treten in China die „Provisions on Promoting and Regulating the Application of Electronic Documents“ (Provisions) in Kraft. Die Provisions wurde von der Cyberspace Administration of China (CAC) und acht weiteren zentralen Behörden sowie der People’s Bank of China beschlossen.
Das Ziel der Provisions ist die Förderung digitaler Abläufe, effizienter Logistik sowie der digitalen Währung (e-Yuan). Dies soll durch eine Standardisierung elektronischer Dokumente, Rechnungen und Zertifikaten im Einklang mit diversen nationalen Gesetzen erreicht werden, u.a. dem Law on Electronic Signatures, dem Cybersecurity Law (CSL), dem Data Security Law (DSL), und dem Personal Information Protection Law (PIPL).
Wesentliche Inhalte der Provisions
Geltungsbereich
Die Provisions gelten als Rahmen grundsätzlich für alle in China ausgeführten Tätigkeiten im Zusammenhang mit elektronischen Dokumenten. Insbesondere Handel, Logistik und die Finanzbranche werden ermutigt, elektronische Dokumente und den digitalen RMB zu nutzen und anzuerkennen. Genannt werden u.a.
- Konnossemente
- See-, Eisenbahn-, Luft- und Straßenfrachtbriefe
- Dokumente für multimodalen Transport
- Lagerquittungen,
- Elektronische Frachtversicherungspolicen.
Standards
Die zuständigen Behörden müssen nationale Standards im Bereich der elektronischen Dokumente erarbeiten, was unter Beteiligung von Industrieverbänden und anderen Stakeholdern erfolgen soll. Die Operatoren elektronischer Dokumentensysteme werden ihrerseits ermutigt, diese nationalen Standards zu verwenden.
Geschäftsregeln
Betreiber elektronischer Dokumentensysteme müssen ihrerseits entsprechende Geschäftsregeln formulieren, müssen die Identität der Nutzer verifizieren und die Rechte und Pflichten bei der Verwendung mit den Nutzern vertraglich regeln. Soweit die datenschutzrechtlichen Gesetze beachtet bleiben, werden Betreiber auch zu grenzüberschreitenden Dienstleistungen ermutigt, z.B. bei internationalen Handels- und Transportgeschäften.
Sicherheit
Institutionen und Einzelpersonen werden ermutigt, die Ausstellung, Aufbewahrung, Änderung, Transfer, Verpfändung von elektronischen Dokumenten etc. durch verlässliche elektronische Dokumentensysteme durchzuführen, die bestimmte Sicherheits- und Transparenzkriterien erfüllen müssen. Betreiber werden ermutigt, die Verlässlichkeit ihrer Systeme zertifizieren zu lassen.
Datenschutz
Wenn z.B. ein elektronisches Dokumentensystem eine kritische Informationsinfrastruktur darstellt, müssen auch die entsprechenden Cybersicherheitsanforderungen im CSL erfüllt werden. Werden Daten aus elektronischen Dokumenten an Nutzer im Ausland übermittelt, sind die Regel zum grenzüberschreitenden Datentransfer einzuhalten, sofern nicht explizite Ausnahmen für grenzüberschreitenden Handel und Transport greifen.
Aufsicht
Die CAC ist zusammen mit weiteren Behörden gemeinsam für die für die Formulierung von Standards, Normen und Verwaltungsanforderungen verantwortlich und üben relevante Aufsicht aus.
Unsere Einschätzung
Die neuen Provisions zeigen, dass China die Nutzung digitaler Dokumente steigern will. Wie dies in der Praxis im Detail umgesetzt wird und welche Anforderungen, dies aus administrativer und IT-technischer Sicht das Unternehmen darstellt, bleibt noch abzuwarten. Die Etablierung nationaler Standards kann aber grundsätzlich die Effizienz und Sicherheit von Geschäftsprozessen erhöhen und Chinas Rolle im globalen digitalen Handel und Transport festigen.
Wer bereits im chinesischen Markt agiert, profitiert nicht nur von einer frühzeitigen Standardisierung, sondern sichert sich möglicherweise beim frühzeitigen Einstieg zugleich Wettbewerbsvorteile, wenn sich diese digitale Dokumenten‑Infrastruktur auch außerhalb Chinas verbreitet.
Handlungsempfehlungen
Um sich auf die zu erwartenden Neuerungen vorzubereiten, sollten Unternehmen frühzeitig eine datenschutzrechtliche Compliance‑Prüfung vornehmen. Dabei gilt es zu prüfen, ob die aktuellen Prozesse, Verträge und technischen Maßnahmen den Vorgaben des CSL, des DSL und des PIPL entsprechen und ggf. notwendige Anpassungen vorzunehmen. Mit anderen Worten, sich möglichst schnell „fit for electronic documents“ zu machen.