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Steuerberaterin, Sustainability Auditor IDW
Einrichtung und Prüfung von Compliance-Management-Systemen im öffentlichen Sektor
- Compliance als strategischer Mehrwert für Verwaltung und öffentliche Unternehmen.
- Haftungsrisiken minimieren und Compliance systematisch etablieren.
- Wirksame CMS-Lösungen für mehr Rechtssicherheit und Akzeptanz.
- Von der Risikoanalyse bis zum Audit: Compliance ganzheitlich umsetzen.
Im öffentlichen Sektor – von Gebietskörperschaften über juristische Personen des öffentlichen Rechts bis hin zu deren privatrechtlichen Tochtergesellschaften – wächst der Anspruch, Transparenz und Integrität nachzuweisen. Gleichzeitig zeigt die Praxis, dass der Reifegrad von Compliance‑Management‑Systemen (CMS) hier häufig noch gering ist und eine spürbare Lücke zwischen dem Anspruch an wirksame Compliance‑Strukturen und der tatsächlichen Reife dieser Systeme besteht.
Ein strukturiertes CMS schließt diese Lücke, schützt vor Fehlverhalten, reduziert Haftungsrisiken und stärkt das Vertrauen der Bürger.
Ein wirksames CMS muss zunächst auf einer klaren rechtlichen Basis beruhen. Der anerkannte Standard IDW PS 980 n.F. liefert die Leitlinien, an denen sich öffentliche Einrichtungen orientieren sollten.
Darauf aufbauend ist eine eindeutige Governance‑Struktur erforderlich: Ein dediziertes Compliance‑Team, das unmittelbar der obersten Leitung berichtet, sorgt für Durchschlagskraft und Unabhängigkeit.
Die Einführung beginnt mit einer Analyse der besonders relevanten Rechtsgebiete und einer darauf aufbauenden umfassenden Risikoanalyse, um die wichtigsten Compliance-Risiken – etwa in den Bereichen Beschaffung, Fördermittel und Personalwesen – zu identifizieren und priorisiert zu behandeln.
Alle relevanten Abläufe müssen dokumentiert und leicht zugänglich sein. Verfahrensanweisungen für Hinweisgebersysteme, Sanktionen und Kontrollmechanismen bilden das Rückgrat des Systems und müssen regelmäßig aktualisiert werden. Die Akzeptanz der Mitarbeitenden ist jedoch ebenso entscheidend wie die formalen Prozesse. Zielgerichtete Schulungen und Sensibilisierungskampagnen vermitteln den Nutzen von Compliance für den Arbeitsalltag und mindern Widerstände gegen neue Kontrollmechanismen.
Ein kontinuierliches Monitoring, unterstützt durch regelmäßige interne und externe Audits, ermöglicht die frühzeitige Erkennung von Schwachstellen und die Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen. Moderne IT‑Lösungen erleichtern die Dokumentation, das Hinweisgebersystem und das Reporting, müssen jedoch nahtlos in die bestehende IT‑Landschaft der Behörde integriert werden.
Die Einführung eines CMS erfordert ein systematisches Vorgehen, das die typischen strukturellen Hürden des öffentlichen Sektors berücksichtigt. Bereits zu Projektbeginn sollte eine Stakeholder‑Analyse durchgeführt werden, um alle internen und externen Akteure – Aufsichtsbehörden, Fachabteilungen und Personalvertretungen – zu identifizieren und deren Erwartungen zu bündeln. Da Gebietskörperschaften, öffentliche Organisationen und deren Tochtergesellschaften unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen besitzen, muss diese Vielfalt bereits in der Planungsphase berücksichtigt werden. Ein schrittweiser Roll‑out, beginnend mit Pilotbereichen, erlaubt es, Erfahrungen zu sammeln und das System iterativ zu optimieren, anstatt einen „Big‑Bang“-Ansatz zu wählen.
Die Führungsebene muss das CMS aktiv unterstützen und als Vorbild vorleben, um eine Kultur der Verantwortlichkeit zu schaffen. Neben personellen Ressourcen für Compliance‑Beauftragte und Auditoren sind finanzielle Mittel für Schulungen, IT‑Lösungen und externe Beratung einzuplanen. Transparente interne Kommunikation über Ziele, Inhalte und Nutzen des CMS stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden und fördert die Akzeptanz.
Bei der Prüfung von CMS in öffentlichen Unternehmen müssen Prüfer die rechtliche Vielfalt der jeweiligen Körperschaft berücksichtigen und die höheren Transparenzanforderungen beachten, die eine lückenlose Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Prüfungsbefunden verlangen. Ein erfolgreicher Prüfungsprozess beinhaltet die Vorbereitung durch Kontrolle der Risikoanalyse, Governance‑Struktur und Dokumentation, die Durchführung von Stichproben, Interviews und Systemtests sowie die Erstellung eines Berichts mit klaren Handlungsempfehlungen und einem Zeitplan für notwendige Verbesserungen. Durch regelmäßige Selbst‑ und Fremdaudits bleibt das CMS an neue gesetzliche Vorgaben angepasst und wird kontinuierlich weiterentwickelt.
RÖDL unterstützt öffentliche Verwaltungen mit einem maßgeschneiderten Servicepaket: Analyse und Konzeption, bei der Risiken ermittelt, eine passende Governance‑Struktur definiert und Leitlinien nach IDW PS 980 n.F. abgeleitet werden; Implementierung, die dokumentierte Prozesse, ein Hinweisgebersystem, Schulungen und die Integration geeigneter IT‑Lösungen umfasst; sowie Audit‑Begleitung, die die Vorbereitung auf interne und externe Prüfungen, die Durchführung von Audits und die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen sicherstellt. Unser Ziel ist es, Compliance nicht als Belastung, sondern als strategischen Mehrwert zu positionieren, der das Vertrauen der Bürger stärkt und Ihre Behörde zukunftsfähig macht.
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