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Abogada, Rechtsanwältin
Employer of Record in Spanien
Die Herausforderungen der letzten Jahre haben die Arbeitswelt modernisiert und nachhaltig verändert. „Work from anywhere“ eröffnet dabei Arbeitgebern neue Möglichkeiten der Beschäftigung von Mitarbeitern, jedoch sind oft komplexe arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Vorschriften einzuhalten. Employer of Record bieten hierfür Lösungen an, die jedoch auch Risiken mit sich bringen können und die daher vorab sorgfältig geprüft werden sollten.
Auf den ersten Blick scheint dieser Service ausländische Arbeitgeber von zahlreichen Verwaltungsaufgaben zu entlasten. Bei näherer Betrachtung birgt der Service aber auch Risiken, die ausländische Unternehmen kennen sollten.
Ist das Konzept EoR in Ihrem Land bekannt? Ist das Konzept EoR in Ihrem Land gesetzlich geregelt?
Während in anderen Ländern das Konzept des Employer of Record (EoR) bereits seit längerem genutzt wird, ist dieses Konzept in Spanien erst nach der Pandemie bekannter geworden.
Inzwischen wird die Möglichkeit, Personal in anderen Ländern beschäftigen zu können, ohne in diesen Ländern eine Gesellschaft zu gründen oder das Unternehmen als nichtansässige Gesellschaft registrieren zu müssen, auch in Spanien durch verschiedene Unternehmen angeboten, deren Leistungen insbesondere die Einstellung der Arbeitnehmer, ihre Anmeldung bei der Sozialversicherung, die Gehaltsabrechnung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge umfassen.
Dabei wird das Konzept des EoR in Spanien gegenwärtig insbesondere durch ausländische Unternehmen genutzt, die aufgrund des Fachkräftemangels in ihren eigenen Ländern an der Einstellung von Mitarbeitern in Spanien interessiert sind. Dies betrifft insbesondere die Sektoren IT, Technologie, Unternehmensberatung, Finanzdienstleistungen, etc., bei denen die Funktionen des entsprechenden Mitarbeiters remote im Ausland, oft im Home-Office, ausgeübt werden können und eine Präsenz im Ursprungsland des Arbeitgeberunternehmens nicht oder nur eingeschränkt erforderlich ist.
Zu berücksichtigen ist jedoch, dass das Konzept des EoR in Spanien nicht gesetzlich geregelt ist.
Besonderheiten der Tätigkeit im Rahmen des EoR-Konzepts bzw. der Arbeitnehmerüberlassung
Da das Konzept des EoR in Spanien nicht gesetzlich geregelt ist, ist vor Inanspruchnahme der Leistungen eines EoR insbesondere sorgfältig zu prüfen, ob durch diese Art der Beschäftigung von Arbeitnehmern das Risiko einer unzulässigen Arbeitnehmerüberlassung besteht. Eine unzulässige Arbeitnehmerüberlassung wird angenommen, wenn der tatsächliche Arbeitgeber durch einen nur formellen Arbeitgeber ersetzt wird, der die Arbeitnehmer ausschließlich zu dem Zweck einstellt, diese an das andere Unternehmen zu überlassen. Das spanische Recht bestimmt ausdrücklich, dass die Überlassung von Arbeitnehmern an ein entleihendes Unternehmen nur durch hierzu autorisierte Unternehmen zulässig ist, die über eine entsprechende verwaltungsrechtliche Genehmigung verfügen, im sog. Register der Zeitarbeitsunternehmen eingetragen sind, sowie weitere Kriterien erfüllen, insbesondere in Bezug auf ihre Organisation und wirtschaftliche Garantien.
Liegt hingegen eine unzulässige Arbeitnehmerüberlassung vor, da die Überlassung durch ein Unternehmen ohne die genannte Lizenz erfolgt ist, führt dies zu einer gemeinschaftlichen Haftung des überlassenden Unternehmens und des Empfängerunternehmens für die arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen. Daneben können Sanktionen in Form von Geldbußen verhängt werden. Die von der unzulässigen Arbeitnehmerüberlassung betroffenen Arbeitnehmer haben einen Anspruch darauf, nach ihrer Wahl bei einem der beiden beteiligten Unternehmen mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag beschäftigt zu werden.
Weiter ist zu berücksichtigen, dass auch in dem Fall, dass die Arbeitnehmerüberlassung durch ein entsprechend befugtes Unternehmen erfolgt, bei der Beschäftigung des überlassenen Arbeitnehmers die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten sind. Der oberste spanische Gerichtshof hat entschieden, dass in dem Fall, dass die Arbeitnehmerüberlassung zwar durch ein zugelassenes Zeitarbeitsunternehmen erfolgt, jedoch die arbeitsrechtlichen Vorschriften nicht eingehalten werden, ebenfalls die Rechtsfolgen und möglichen Sanktionen einer unzulässigen Arbeitnehmerüberlassung greifen. Dies betrifft insbesondere die befristete Einstellung, da nach der geltenden gesetzlichen Regelung der Abschluss eines befristeten Vertrages nur zulässig ist, wenn dies aus bestimmten produktionsbedingten Gründen oder zur Vertretung eines vorübergehend abwesenden Arbeitnehmers gerechtfertigt ist; in allen anderen Fällen ist nur eine unbefristete Einstellung zulässig. Ebenso liegt ein Gesetzesverstoß vor, wenn die normalen und permanenten Aktivitäten eines Unternehmens durch die sukzessive Beschäftigung entliehener Arbeitnehmer ausgeführt werden oder durch solche entliehenen Arbeitnehmer die gewöhnliche Organisation des Unternehmens abgedeckt werden soll.
Welche steuerlichen Besonderheiten gibt es bei dem Konzept des EoR in Ihrem Land?
Aus steuerrechtlicher Sicht ist zu beachten, dass anhand des Konzepts des EoR das Risiko einer Betriebsstättenbegründung in Spanien nicht ausgeschlossen werden kann. Ebenso wie bei direkter Einstellung des oder der Mitarbeiter in Spanien durch das ausländische Unternehmen, ist es stets erforderlich, unter Berücksichtigung der von der OECD aufgestellten Definitionen und der internationalen und nationalen Vorschriften das Risiko der Begründung einer Betriebsstätte zu prüfen.
Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Spanien und Deutschland enthält keine Sonderregelungen zur Arbeitnehmerüberlassung.
Wie wird sich aus Ihrer Sicht das Konzept EoR in Ihrem Land weiter entwickeln?
Unter Berücksichtigung des Vorstehenden stellt die Beschäftigung von Mitarbeitern über einen EoR in Spanien somit nur dann eine Alternative zu ihrer direkten Einstellung durch das ausländische Unternehmen nach entsprechender Registrierung als nichtansässiges Unternehmen in Spanien oder zu ihrer Beschäftigung über eine spanische Tochtergesellschaft dar, wenn der EoR über die erforderliche Lizenz zur Arbeitnehmerüberlassung verfügt und bei der Beschäftigung des überlassenen Mitarbeiters alle arbeitsrechtlichen Vorschriften eingehalten werden. Wie bereits dargestellt, sind zudem zuvor stets die steuerrechtlichen Folgen im Hinblick auf das Risiko der Begründung einer Betriebsstätte zu prüfen.