Der Erweiterte Beteiligungsbericht (§§ 95a und 95b GemO): Neue Anforderungen, praktische Herausforderungen und Handlungsempfehlungen für Kommunen

Statt einer komplexen Vollkonsolidierung werden die Jahresabschlüsse der Kommunen und ihrer wesentlichen Aufgabenträger nach vereinfachten Regeln zusammengeführt. Damit erhalten Gemeinderat, Verwaltung, Rechtsaufsicht und Öffentlichkeit einen belastbaren Gesamtüberblick über das kommunale Beteiligungsvermögen und die finanzielle Leistungsfähigkeit.

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Zugleich stärkt der EBB die kommunale Gesamtsteuerung, indem finanzielle Zusammenhänge zwischen Kernverwaltung und ausgegliederten Aufgabenträgern bereinigt und somit transparent dargestellt werden.

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, ist der EBB erstmals für das Haushaltsjahr 2025 aufzustellen. Damit sind viele Kommunen zum ersten Mal gefordert, die hierfür erforderlichen Grundlagen zu schaffen.

Der veröffentliche Leitfaden zum EBB konkretisiert die gesetzlichen Vorgaben und stellt Muster, Berechnungshilfen und organisatorische Empfehlungen bereit.

Hinweis:

Die erstmalige Aufstellung des EBB setzt voraus, dass der Jahresabschluss der Kommune für das Berichtsjahr aufgestellt und vom Bürgermeister unterzeichnet wurde. Für die einzubeziehenden Aufgabenträger sind grundsätzlich die geprüften Jahresabschlüsse heranzuziehen. Liegen diese noch nicht vor, können die aufgestellten Abschlüsse verwendet werden. Sind für das Berichtsjahr weder geprüfte noch aufgestellte Abschlüsse vorhanden, kann der EBB zu diesem Zeitpunkt noch nicht aufgestellt werden.

Rechtliche Grundlagen

Die wesentlichen Anforderungen an den EBB ergeben sich aus den §§ 95a und 95b GemO sowie den §§ 56 und 57 GemHVO. Diese regeln die Aufstellungspflicht, den einzubeziehenden Beteiligungskreis, das Aufstellungs- und Feststellungsverfahren sowie die Anforderungen an Inhalt, Aufbau und Erläuterung des Berichts.

Vor der Erstellung des EBB ist zunächst zu prüfen, ob überhaupt eine gesetzliche Aufstellungspflicht besteht. Hierfür sind sämtliche nach § 95a Abs. 1 GemO relevanten Aufgabenträger – insbesondere Eigenbetriebe, Sonderrechnungen, privatrechtliche und öffentlich-rechtliche Beteiligungen, Zweckverbände sowie Verwaltungsgemeinschaften einschließlich mittelbarer Mehrheitsbeteiligungen – zu berücksichtigen. Auf dieser Grundlage ist zu beurteilen, ob die gesetzlichen Befreiungstatbestände nach § 95a Abs. 2 GemO vorliegen oder ein EBB aufzustellen ist.

Praxistipp:

Die Prüfung der Aufstellungspflicht sollte jährlich anhand eines aktuellen Beteiligungsverzeichnisses erfolgen. Veränderungen im Beteiligungsportfolio, beispielsweise durch Neugründungen, Beteiligungserwerbe oder gesellschaftsrechtliche Umstrukturierungen, können unmittelbare Auswirkungen auf die Berichtspflicht haben.

Besteht eine Aufstellungspflicht, sind grundsätzlich alle unmittelbaren und mittelbaren Mehrheitsbeteiligungen von mehr als 50% in den EBB einzubeziehen, soweit sie nicht von untergeordneter Bedeutung im Sinne des § 95a Abs. 1 Satz 3 GemO sind. Wasser- und Bodenverbände, Vereine und Genossenschaften können fakultativ einbezogen werden. Die Entscheidung ist unter Beachtung der Grundsätze der Stetigkeit und Vergleichbarkeit nachvollziehbar zu dokumentieren.

Sofern eine Kommune zugleich zur Erstellung eines Beteiligungsberichts (§ 105 Abs. 2 GemO) verpflichtet ist, sind dessen gesetzliche Pflichtinhalte in den EBB zu integrieren. Ein gesonderter Beteiligungsbericht ist in diesem Fall nicht mehr aufzustellen. Welche Berichtspflicht sich in den einzelnen Fallkonstellationen ergibt, zeigt die nachfolgende Übersicht.

Übersicht: Wann ist welcher Bericht durch die Kommune zu erstellen?

Praktische Herausforderungen

Die erstmalige Aufstellung des EBB ist in erster Linie eine organisatorische Herausforderung. Weniger die fachlichen Vorgaben als vielmehr die Identifikation der einzubeziehenden Aufgabenträger, die Zusammenführung dezentral vorliegender Informationen sowie die Abstimmung zwischen den beteiligten Organisationseinheiten bestimmen den Projektaufwand. Nach der erstmaligen Einführung verändert sich der Charakter der Aufgabe. Im Mittelpunkt stehen dann weniger der Aufbau neuer Strukturen als vielmehr die kontinuierliche Pflege des Beteiligungsportfolios und die Fortschreibung der Berichtsdaten.

Übersicht: Die wesentlichsten Herausforderungen auf einen Blick

Der EBB wird häufig als Aufgabe der Kämmerei verstanden. Tatsächlich handelt es sich um ein organisationsübergreifendes Projekt, dessen Qualität maßgeblich von klaren Verantwortlichkeiten und einer frühzeitigen Einbindung aller Beteiligten abhängt.

Gerade die organisatorischen Schnittstellen zwischen den beteiligten Akteuren erweisen sich in der Praxis häufig als kritischer Erfolgsfaktor. Das folgende Beispiel und die dazugehörige Darstellung verdeutlichen nochmals, an welchen Stellen Informationen zusammengeführt und abgestimmt werden müssen.

Praxisbeispiel:

Eine Kommune hält Mehrheitsbeteiligungen an einer GmbH, mehreren Eigenbetrieben sowie an Zweckverbänden. Die für den EBB erforderlichen Informationen liegen dezentral vor: Die Kämmerei stellt den Jahresabschluss der Kommune sowie Haushalts- und Finanzdaten bereit. Das Beteiligungsmanagement führt das Beteiligungsverzeichnis, bildet die Beteiligungsstruktur ab und hält wesentliche Gesellschaftsverträge vor. Angaben zu Darlehen, Bürgschaften und Cash-Pooling-Strukturen werden durch die Kasse bereitgestellt. Die Fachämter liefern Informationen zu Zuschüssen, Leistungsbeziehungen und ggfs. Vertragsverhältnissen. Von den Aufgabenträgern werden insbesondere Jahresabschlüsse, ergänzende Berichtsangaben sowie Finanz- und Leistungsdaten benötigt.

Ohne klar definierte Zuständigkeiten, abgestimmte Datenanforderungen und eine frühzeitige Koordination besteht das Risiko, dass notwendige Informationen erst kurz vor der Berichterstellung nacherhoben, plausibilisiert und aufwendig zusammengeführt werden müssen.

Handlungsempfehlungen

Die Erfahrungen aus ersten Einführungsprojekten zeigen, dass der Erfolg des EBB maßgeblich von einer frühzeitigen organisatorischen Vorbereitung abhängt. Kommunen, die den EBB als festen Bestandteil ihres Beteiligungsmanagements etablieren, schaffen die Grundlage für einen dauerhaft effizienten Erstellungsprozess.

Die nachfolgende Übersicht fasst die wesentlichen Handlungsfelder für eine erfolgreiche Einführung zusammen.

Praxistipp:

Die erstmalige Aufstellung des EBB sollte genutzt werden, um einheitliche Datenabfragen, feste Ansprechpersonen und eine zentrale Dokumentation sowie Projektsteuerung dauerhaft zu etablieren. Diese Grundlagen erleichtern nicht nur die jährliche Berichterstellung, sondern stärken zugleich das kommunale Beteiligungsmanagement.

Die im Leitfaden bereitgestellten Muster und Arbeitshilfen bieten eine gute Grundlage, um den Aufstellungs- bzw. (laufenden) Erstellungsprozess von Beginn an einheitlich zu strukturieren. Insbesondere Berechnungshilfen zur Prüfung der Aufstellungspflicht und Wesentlichkeit sowie standardisierte Fragebögen unterstützen eine strukturierte Ermittlung des Beteiligungskreises und die vollständige Zusammenführung der erforderlichen Informationen.

Bereits während der Einführung sollten wesentliche Entscheidungen – insbesondere zur Aufstellungspflicht, zum Beteiligungskreis, zur Wesentlichkeit einzelner Aufgabenträger sowie zu vorgenommenen Bereinigungen – nachvollziehbar dokumentiert werden. Dies erhöht die Transparenz und erleichtert sowohl die Fortschreibung des Berichts als auch spätere Prüfungen.

Nach der erstmaligen Einführung verlagert sich der Schwerpunkt auf den Regelbetrieb. Im Vordergrund stehen dann die Aktualisierung des Beteiligungskreises, die Übernahme der aktuellen Jahresabschlussdaten sowie die Berücksichtigung neuer oder geänderter Sachverhalte. Sind Zuständigkeiten, Datenwege und Dokumentationsstandards etabliert, reduziert sich der jährliche Erstellungsaufwand spürbar.

Externe Unterstützung

Die erstmalige Aufstellung des EBB kann – insbesondere bei umfangreichen Beteiligungsportfolios oder begrenzten personellen Ressourcen – durch externe Expertise sinnvoll unterstützt werden. Dies betrifft beispielsweise die Prüfung der Aufstellungspflicht, die Abgrenzung des Beteiligungskreises, die Konzeption des Auf- bzw. Erstellungsprozesses sowie die erstmalige Berichterstellung. Auch bei der Entwicklung von Vorlagen, der Dokumentation wesentlicher Entscheidungen oder der Koordination verwaltungsübergreifender Abstimmungen kann eine externe Begleitung Mehrwert schaffen.

Im Vordergrund sollte dabei stets die Hilfe zur Selbsthilfe stehen. Ziel ist es, belastbare Prozesse zu etablieren, internes Know-how aufzubauen und die Kommune in die Lage zu versetzen, den EBB künftig eigenständig und effizient zu erstellen.

Fazit

Mit dem EBB erhalten Kommunen in Baden-Württemberg ein Instrument, das Transparenz über ihre wirtschaftliche und finanzielle Gesamtlage einschließlich ihrer wesentlichen Beteiligungen schafft. Die erstmalige Einführung erfordert zwar organisatorische Vorbereitung, bietet zugleich aber die Chance, das kommunale Beteiligungsmanagement nachhaltig zu stärken.

Klare Zuständigkeiten, standardisierte Prozesse und die Nutzung der Arbeitshilfen des NKHR-Leitfadens bilden die Grundlage für eine rechtssichere und effiziente Berichterstellung. So wird der EBB zu einem wertvollen Instrument für Transparenz, Steuerung und fundierte kommunale Entscheidungen.

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