10 Goldene Regeln des Financial Modeling

Obwohl die mit Financial Models gewonnenen Erkenntnisse oftmals als Grundlage für wesentliche Unter­nehmens­­entscheidungen herangezogen werden, existieren keine allgemeingültigen Financial Modeling-Stan­dards, die einen einheitlichen Qualitätsstandard und eine Vergleichbarkeit garantieren könnten. Darüber hinaus haben die meisten Unternehmen keine eigenen Financial Modeling-Richtlinien oder -Guidelines implementiert, weshalb sich die Qualität von Financial Models innerhalb eines Unternehmens signifikant unterscheiden kann.

Auf Basis unserer langjährigen Erfahrungen in der Konzeptionierung, Erstellung und Überprüfung von Financial Models haben wir im Folgenden praxisbewährte „10 Goldene Regeln des Financial Modeling” zusammengestellt, die grundsätzlich für jedes in einem Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. Microsoft Excel) erstellten Financial Model angewendet werden können. Die Einhaltung dieser Regeln führt zu einer Reduzierung der Fehleranfälligkeit, zu Effizienzgewinnen bei Modell­erstellung und -prüfung, zu einem erhöhten Benutzerkomfort für den Modellanwender sowie einer höheren Ak­zeptanz bei Modelladressaten.

1) Stringentes Workbook Design

Je nach Modellierungsanlass kann ein komplexes Financial Model eine Vielzahl an individuellen Arbeitsblättern umfassen. Zur Bewahrung der Über­sichtlichkeit sowie zur Sicherstellung eines konsis­tenten Datenflusses innerhalb des Modells sollten die Arbeitsblätter in die Bereiche „Rohdaten”, „Annahmen”, „Analyse” und „Out-put” gruppiert werden und sich ggf. farblich voneinander unterscheiden.

Im Bereich „Rohdaten” befinden sich i.d.R. importierte Arbeitsblätter aus anderen Excel Dateien oder aus Unter­­nehmensplanungs- oder Konsolidierungssoftware importierte Daten, auf deren Inhalte innerhalb des Modells verlinkt wird. Durch die Verlinkung auf diese Rohdaten bleibt die Datenquelle stets nachvollziehbar. Da diese Arbeitsblätter die Formatierung der Quelldatei aufweisen, können diese Rohdaten zudem wenn nötig per „copy & paste” mit geringem Aufwand ausgetauscht und aktualisiert werden.

Im Bereich „Annahmen” werden die veränderbaren Prämissen des Financial Models gesammelt und definiert. Durch die Folgeverlinkung dieser variabilisierten Prämissen handelt es sich hierbei um das „Model-Cockpit” über das Szenario- und Sensitivitätsanalysen gesteuert werden.

Im Bereich „Analyse” befinden sich die Arbeits­blätter, in denen die eigentlichen Modellberechnungen statt­finden. Die Daten, die in diesen Blättern verarbeitet werden, stammen ausschließlich aus den Bereichen „Roh­daten” und „Annahmen” bzw. aus anderen Analyseblättern. Eine separate Eingabe von Daten oder Prä­missen („Harteingaben”) findet in diesen Blättern nicht statt.

Im Bereich „Output” werden die wesentlichen Ergebnisse und Kennzahlen des Financial Models tabellarisch und wenn hilfreich grafisch aufbereitet. Hierbei ist es wichtig, die Modellkomplexität zu minimieren und adressaten­gerechte Auswertungen aufzubereiten. Je nach Modellverwendung sollten die Outputblätter bereits präsen­tationstauglich und/oder druckbar formatiert sein.

Um Inkonsistenzen und Redundanzen zu vermeiden, sollte das Financial Model grundsätzlich innerhalb einer Datei abgebildet werden, Verlinkungen zu externen Quellen sollten ver­mieden werden.

2) Vollständige und verständliche Prämissenblätter

Im Bereich „Annahmen” werden alle veränderbaren Prämissen des Financial Models gesammelt und definiert. Durch die Folgeverlinkung der variabilisierten Prämissen handelt es sich hierbei um das „Model-Cockpit” über das Szenario- und Sensitivitätsanalysen gesteuert werden.

Der Aufbau des Prämissenblatts sollte übersichtlich und nachvollziehbar strukturiert werden. Es empfiehlt sich, übergeordnete Bereiche zu definieren (z.B. „I. Allgemeine Annahmen”, „II. GuV-Planung”, „III. Bilanz-Planung”, etc.), die ihrerseits entsprechende Unterbereiche enthalten (z.B. „II.1 Annahmen Umsatzerlöse”, „II.2 Annahmen Materialaufwendungen”, etc.). Je nach Anzahl an Prämissen kann die Übersichtlichkeit des Prä­missen­blatts durch „Gruppierung” einzelner (Unter-)Bereiche deutlich erhöht werden.

Variable Prämissen, die vom Modellanwender für Szenario- und/oder Sensitivitätsanalysen verändert werden können, sollten farblich markiert werden. Prämissen sollten hierbei für den Modellanwender selbsterklärend sein und daher ggf. mit Anwendungshinweisen versehen werden (z.B. „Aufwendungen negativ eingeben”).
Prä­missen, die aus Arbeitsblättern aus dem Bereich „Rohdaten” resultieren, sollten direkt auf diese verlinkt werden, so dass die Datenquellen stets nachvollziehbar sind („direkte Referenzen”). Da die Arbeitsblätter im Bereich „Rohdaten” i.d.R. die ursprüngliche Formatierung der Quelldatei aufweisen, können diese Daten zudem wenn nötig per „copy & paste” mit geringem Aufwand ausgetauscht und aktualisiert werden.

Prämissen, deren Quellen nicht in Excel vorliegen (bspw. PDF-Dateien) werden in die entsprechenden Zellen direkt eingetragen („Harteingaben”). In solchen Fällen ist es wichtig, dass in einer separaten Kommentarspalte die Quellverweise bzw. die zugrundeliegenden Annahmen dokumentiert werden (Hinweis: Eine separate Kommen­tar­spalte bietet eine größere Übersichtlichkeit im Vergleich zur Kommentarfunktion innerhalb einzelner Zellen).

3) KISS-Prinzip (Keep It Smart and Simple)

Grundsätzlich sollte ein Financial Model so detailliert wie nötig und so einfach wie möglich sein. Insbesondere die Modellberechnungen in den Arbeitsblättern des Bereichs „Analyse” sollten daher nach dem KISS-Prinzip („Keep It Smart and Simpel”) aufgebaut werden. Das bedeutet, dass Berechnungen so strukturiert und modelliert werden sollten, dass sie ohne größere Schwierigkeiten auch von einem Dritten nachvollzogen werden können.

Innerhalb des Arbeitsblatts sollte der Datenfluss dem natürlichen Leseverhalten entsprechen. Das bedeutet Zeitreihen werden von links (Historie) nach rechts (Planung) aufgebaut und Berechnungen führen in der Regel von oben (Annahmen) nach unten (Ergebnisse). Soweit möglich sollten Verlinkungen innerhalb eines Arbeits­blattes ebenfalls von oben nach unten verweisen (d.h. Zwischenergebnisse werden in der Regel „nach oben” verlinkt und nicht „nach unten”).

Die verwendeten Berechnungsformeln sollten zudem unnötige Komplexitäten vermeiden. Formeln, die bspw. länger als eine Zeile sind und/oder mehrfach verschachtelte „Wenn-Funktionen” beinhalten, sind für einen Dritten nur mit einem unnötig großen Aufwand nachvollziehbar und zudem stark fehleranfällig. Bei der Modell­erstellung sollten daher nicht alle Eventualitäten in einer Formel abgebildet, sondern vielmehr auf mehrere Zwischenschritte aufgeteilt werden.

Zwischen- und Endergebnisse sollten innerhalb des Modells immer nur einmal berechnet werden und nicht in mehreren Arbeitsblättern separat. Durch Verlinkungen auf die einmaligen Berechnungen können Modell-Redundanzen vermieden und somit die Fehleran-fälligkeit verringert werden.

Makros sollten sehr bedacht eingesetzt werden, da die Berechnungsschritte innerhalb des Makros für einen Dritten ohne Visual Basic-Kenntnisse oftmals nicht nachvollziehbar sind und somit bei Modellerweiterungen oder -anpassungen fehleranfällig sind. Bei der Erstellung von „Standard-Modellen”, deren Berechnungen ohne ent­sprechende Passwortfreigabe nicht veränderbar sind, kann der bewusste Einsatz von Makros je nach An­wendungsfall allerdings einen deutlichen Mehrwert für das Financial Model liefern.

4) Spaltenkonsistenz (einheitliche Zeitachse)

Bei der Mehrheit der Modellierungsanlässe (insb. Investitions- und Rentabilitätsrechnungen) umfassen Financial Mo­dels eine Vielzahl von Perioden (z.B. monatlich, quartalsweise oder jährlich). Um die Fehler­anfälligkeit zu ver­ringern und den Model-Review zu vereinfachen, sollte bei der Modellierung über mehrere Zeit­­­perioden strikt auf die Konsistenz der Zeitachse zwischen den Arbeitsblättern geachtet werden („Spal­tenkonsistenz”).

Um die Zeitachse zudem variabel zu gestalten, bietet es sich an, diese einmalig im Annahmeblatt zu definieren und in allen anderen Arbeitsblättern auf diese Zeitachse zu verlinken (d.h. wenn bspw. das Jahr 2020 in den Annahmen in der Spalte Q hinterlegt ist, dann sollte die Spalte Q in allen anderen Arbeitsblättern ebenfalls das Jahr 2020 abbilden). Durch „Fixierung” der Zeitachse am oberen Ende des Arbeitsblattes ist sie auch in unteren Bereichen des Arbeitsblattes weiterhin sichtbar und muss somit in einem Arbeitsblatt nur einmal eingefügt werden.

Um ausreichend Platz für Kommentierungen in unterschiedlichen Arbeitsblättern zu haben, werden meist zwi­schen der Zeilenbeschriftung und dem Berechnungsbeginn einige Spalten leer gelassen. Die Einhaltung der Spaltenkonsistenz führt sowohl zu einer signifikanten Reduktion der Fehleranfälligkeit während der Modell­erstellung, als auch zu einer deutlichen Effizienzsteigerung während des Model-Reviews. Verlinkungsfehler zwischen Perioden werden durch den Bruch der Spaltenkonsistenz deutlich leichter erkannt.

5) Zeilenkonsistenz (eine Formel je Zeile)

Bei der Modellierung über mehrere Zeitperioden sollte durch eine entsprechende Zeilen- und Spaltenfixierung („Dollar-Zeichen” in den Formeln) darauf geachtet werden, dass innerhalb einer Zeile dieselbe Formel für alle Perioden verwendet wird.

Bei der Modellerstellung führt die Einhaltung der Zeilenkonsistenz zu deutlichen Zeitersparnissen, da im Prin­zip „nur” die Formel für die erste Periode (unter Beachtung adäquater Zeilen-/Spaltenfixierungen) ge­schrie­ben werden muss. Die Zellen für die Folgeperioden können dann auf Basis der ersten Periode per „copy & paste” ausgefüllt werden.

Die Zeilenkonsistenz führt auch zu signifikanten Effizienzgewinnen bei der Durchführung des Model-Reviews, da hierbei „lediglich” die Formel innerhalb der ersten Periode einer Zeitreihe geprüft werden muss. Über ein ergänzendes Add-In (z.B. Operis Analysis Kit) kann sich der Reviewer zudem jeden Formelbruch innerhalb einer Zeile automatisiert anzeigen lassen um auszuschließen, dass in den Folgeperioden die Zeilenkonsistenz durchbrochen wurde.

Die strikte Einhaltung der Zeilenkonsistenz kann jedoch zu einer Erhöhung der Modellkomplexität führen, wenn zu viele Eventualitäten innerhalb einer Formel abgebildet werden. Hierbei gilt es mit dem KISS-Prinzip abzuwägen (siehe Punkt 3) und gegebenenfalls einzelne Zwischenberechnungen durchzuführen. Oftmals kann der Einsatz von „Flags” die Sicherstellung der Zeilenkonsistenz vereinfachen (siehe Punkt 6). Wenn „Formel­brüche” innerhalb einer Zeile nicht vermeidbar sind, dann sollten sie zumindest farblich hervorgehoben werden.

6) Flags können Transparenz und Effizienz erhöhen

Unter dem Einsatz von „Flags” wird i.d.R. die Modellierung mit binären Hilfswerten verstanden (1 oder 0). Durch Multiplikation mit der Flag-Zeile können einzelne Faktoren innerhalb einer Formel über den Flag „akti­viert ” (Multiplikation mit 1) oder „deaktiviert” (Multiplikation mit 0) werden. Bei der Modellierung über mehrere Perio­den können Flags bspw. für Markierungen auf der Zeitachse verwendet werden (z.B. bei Unter­neh­mens­bewertungen: Detailplanungszeit­raum „0” und Zeitraum der Ewigen Rente „1”).

Durch einen bewussten Einsatz von Flags können teilweise komplexere „Wenn-Funk­tio­nen” ver­mieden und die Zeilenkonsistenz (siehe Punkt 5) unter Beachtung des KISS-Prinzips (siehe Punkt 3) eingehalten werden. Zu­dem erhöhen Flags nicht nur die Transparenz darüber, wann welche Ereignisse eintreten, sie erlauben darüber hinaus eine Variabilisierung zwi­schen den Perioden.

7) Kontroll-Mechanismen

Oftmals sind Modellersteller und Modellan­wender unterschiedliche Personen. Der Modellanwender kennt sich i.d.R. nicht mit den Detail­berech­nungen des Modells aus und bewegt sich primär in den Bereichen „Annahmen” und „Output”. Um etwaige fehlerhafte Modelleingriffe bei der Modell­anwendung zu vermeiden, sollten sämt­liche Berechnungsformeln für den Modellan­wender ohne Passwortfreigabe nicht veränder­bar sein. Lediglich die Prämissenfelder im An­nahmen­blatt sollten durch ihn verändert wer­den dürfen.

Um etwaige Fehler innerhalb des Modells schnellstmöglich zu identifizieren, sollte das Finan­cial Model über entsprechende „Check-Zeilen” verfügen. Bei den Check-Zeilen unter-schei­det man zwischen technischen Checks (z.B. Prüfung ob in der Bilanz die Summe der Aktiva der Summe der Passiva entspricht) und Quell-Checks (z.B. Prüfung ob der Jahresüberschuss in der Modellrechnung auch dem Jahresüberschuss in der Roh­datei entspricht). Die einzelnen Check­zeilen werden meistens am unteren Bereich der Arbeitsblätter einge­fügt und letztlich alle in ein gemeinsames Arbeitsblatt („Master-Check”) ver­linkt. Der Master-Check bietet somit eine Über­sicht über alle Checks innerhalb des Modells und zeigt etwaige Modellfehler und deren Her­kunft unverzüglich an.

8) Benutzerfreundlichkeit

Je nach Anlass werden Financial Models für einen einmaligen (meist projektspezifischen) oder für einen mehr­maligen Einsatz erstellt. Bei letzterem handelt es sich um sog. „Standard-Modelle”, die i.d.R. von mehreren Modellanwendern für vergleich­bare Sachverhalte angewendet werden (z.B. ein standardisiertes Bewertungs­modell zur Sicherstellung der Vergleichbarkeit von Investitionsalternativen).

Insb. bei der Entwicklung von „Standard-Modellen” kommt dem Layout und der Benutzerfreundlichkeit des Mo­dells eine hohe Bedeutung zu. Der Modell­anwender kennt sich oft nicht mit den Details des Modells aus, was auch nicht zu seinen Auf­gaben zählt. Er muss lediglich in der Lage sein, das Modell zu bedienen und die Ergebnisse und Berechnungen nachzuvollziehen.

Um die Benutzerfreundlichkeit für den Modellanwender zu erhöhen, hat sich in der Praxis die Implementierung eines „Modell-Menüs” bewährt. Hierbei wird in einem eigenen Arbeitsblatt ein übersichtliches Menü mit Ver­linkungen auf die für den Modellanwender relevanten Arbeitsblätter hinterlegt.

Darüber hinaus wird in jedem Arbeitsblatt ein Link auf das Menü eingefügt (bspw. in Zelle A1), was dem Modell­anwender erlaubt, über das Menü zwischen den für ihn relevanten Arbeitsblättern zu navigieren. Ein „langes Scrollen und Suchen” zwischen den einzelnen Arbeits­blättern, deren Bezeichnungen ggf. nicht selbst­erklärend sind, bleibt dem Modellanwender somit erspart. Ähnlich wie bei einer Website oder einer App wird das gesamte Modell somit über das Menü gesteuert.

9) Adressatengerechter Output

Eine der größten Herausforderungen bei der Er­stellung von Financial Models liegt darin, die Komplexität des Modells für den Modell­adres­saten auf die wesentlichen Kennzahlen und Aus­sagen zusammenzufassen. Oftmals müssen für unterschiedliche Modelladressaten indivi­duelle Output-Blätter erstellt werden (bspw. Manage­ment Summary für Geschäftsführung und Back-Up Informationen für Controlling).

Je nach Modellierungsanlass und Adres­satenkreis können aussagekräftige Out­puts sowohl tabellarische als auch gra­fische Aus­wertungen beinhalten. Auf jeden Fall sollten sie jedoch die wesentlichen Kennzahlen umfassen, selbst­erklärend sein und über entsprechende Hinweise (z.B. Währungen, Datum etc.) und Er­läuterungen (bspw. Ergebnis­interpretation) ver­fügen. Soweit möglich sollten sie zudem unter Be­achtung des Corporate Designs bereits prä­sen­tations- und druckfähig formatiert werden.

Bei speziellen Modellierungsanlässen bie­tet es sich an, ausgewählte Prämissen auf dem Output-Blatt variabel zu hinterlegen. Die Kombi­nation aus variabilisierten Prämissen und Out­put auf einem übersichtlichen Arbeitsblatt ermöglicht es dem Modellanwender in Echtzeit die Ergebnisauswirkungen wesentlicher Prä­missenän­derun­gen nach­zuvollziehen.

10) 4-Augen Prinzip und strukturierter Model-Review

In der Praxis schleichen sich bei der Erstellung von Financial Models häufig Fehler ein, die zu fal­schen Ergeb­nissen führen und erhebliche finan­zielle Folgen nach sich ziehen können (z.B. zu hohe Kaufpreise bei Unter­nehmens­­trans­ak­tio­nen). Die häufigsten Fehlerquellen liegen in der mangelnden Erfahrung in der Erstellung von kom­plexen Modellen, mangelnder Abstimmung zwi­schen Personen, die gleichzeitig an einem Modell arbeiten, sowie Anpassungen, die unter Zeitdruck nur unsauber eingepflegt wurden, oder schlicht­weg Falscheingaben bei An­­nahmen und Formeln.

Abhilfe schafft eine strukturierte Überprüfung des Financial Models auf mögliche Fehler, Schwach­stellen oder Inkonsistenzen („Model-Review”), die idealerweise von jemanden durchgeführt wird, der nicht an der Modell­erstellung mitgewirkt hat („4-Augen Prinzip”). Der Review kann dabei in die technische, strukturelle und lo­gische Überprü­fung aufgegliedert werden.

Bei der technischen Überprüfung wird sicher­gestellt, dass alle Verlinkungen korrekt ge­setzt sind und die ver­wen­deten Formeln keine Fehler aufweisen. Die Über­prüfung wird oftmals durch den Einsatz einer zusätz­lichen Review-Soft­ware (z.B. Operis Analysis Kit) unterstützt. Die struk­turelle Überprüfung hat den Schwer­punkt auf der Sicherstellung einer stringenten Modell­archi­tektur sowie eines konsistenten Datenflusses. Bei der logischen Überprüfung werden die Be­rechnungs­logiken und die dem Modell zu­grunde­liegenden Annahmen überprüft.