Geplante Entlastungen beim Nachweisgesetz

Aktuell ist das Nachweisgesetz und das darin festgeschriebene Schriftformerfordernis wieder in aller Munde. Aber was gilt aktuell und wo geht die Reise hin? 

Aufriss

In unserem bereits bestehenden Artikel haben wir über die seit August 2022 geltenden Nachweispflichten be­richtet. 

Dieses Gesetz stieß nicht zuletzt auf Grund seines starren Schriftformerfordernisses auf harsche Kritik bei den Arbeitgebern und Wirtschaftsverbänden. Denn um dem – nunmehr auch bußgeldbewerten – Nachweisgesetz zu entsprechen, ist derzeit insbesondere eine schriftliche, d.h. eigenhändige Unterzeichnung der Niederschrift oder des Arbeitsvertrages erforderlich. Der voranschreitenden Digitalisierung und dem Streben nach flexibler Arbeitsweise wurden damit schwere Steine in den Weg gelegt. Gerade vor dem Hintergrund, dass die euro­päische Nachweisrichtlinie, auf der das deutsche Nachweisgesetz beruht, die Möglichkeit der Umsetzung mittels einer weniger strengen Form – insbesondere der Textform – einräumt, wurde die Entscheidung des deutschen Gesetzgebers für das Schriftformerfordernis auch auf parlamentarischer Ebene weiterhin viel diskutiert.

Zuletzt sah der
Referentenentwurf des Bundesministeriums der Justiz vom 13. März 2024 „Entwurf eines Vierten Gesetzes zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Büro­kratie (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz)“ hierzu eine Abkehr von dem Schriftformerfordernis vor. Ein in elektronischer Form (126a des Bürgerlichen Gesetzbuches) geschlossener Arbeitsvertrag, der in einem aus­druck­baren Format übermittelt worden ist, solle danach grundsätzlich ausreichen. Ausgenommen von dieser Erleichterung wären Arbeitnehmer, die in bestimmten, bzgl. Schwarzarbeit besonders reglementierten Be­reichen tätig sind (§ 2a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – wie bspw. in der Baubranche). 

Auffällig ist, dass die elektronische Form nach diesem Entwurf lediglich für Arbeitsverträge eröffnet wird. Das in der Praxis vielfach verwendete gesonderte Nachweisschreiben nach dem NachwG müsste indes auch weiter­hin ausgedruckt und handschriftlich unterzeichnet dem Arbeitnehmer übermittelt werden. Darüber hinaus müssten beide Vertragsparteien den elektronischen Arbeitsvertrag jeweils mit einer qualifizierten elektro­nischen Signatur versehen, was zumindest nach unserer Erfahrung

• jedenfalls aktuell (und gerade bei den Arbeitnehmern) nicht der Praxis entspricht und
• auch mit nicht unerheblichem Aufwand verbunden ist.

Dass es sich bei diesem Vorschlag nicht um den großen Wurf handelte, hat (wohl) nun auch die Bundes­re­gierung erkannt. Das mit dem Titel „Durchbruch beim Nachweisgesetz: Textform statt Schriftform“ über­schriebene Schreiben des Bundesjustizministers Dr. Buschmann vom 21. März 2024, welches scheinbar mehreren Ver­bänden übermittelt wurde indes keinen klaren Adressatenkreis benennt (nachfolgend: „Rund­schreiben“), kündigt insbesondere die folgenden Anpassungsvorhaben an: „Konkret soll im Nachweisgesetz künftig der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform ermöglicht werden, sofern das Doku­ment für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zugänglich ist, ge­speichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält. Dadurch wird klargestellt, dass durch die Übermittlung des Nachweises in Textform den Anforderungen des Nachweisgesetzes vollumfänglich Genüge getan wird. Nur wenn die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dies verlangen, muss der Arbeitgeber ihnen einen schriftlichen Nachweis zur Verfügung stellen. Lediglich für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeits­be­kämpfungs­ge­setzes tätig sind, soll die Schriftform bei der Nachweiserteilung erhalten bleiben.“

Ein entsprechender Gesetzesentwurf liegt uns zum Veröffentlichungszeitpunkt dieses Artikels noch nicht vor. 

Unsere Einordnung

Die Ankündigung ist grundsätzlich ein Schritt in die richtige Richtung. Eine entsprechende Gesetzesänderung bleibt es weiterhin abzuwarten. Auf Grundlage des vorbenannten Schreibens lassen sich jedoch bereits die folgenden Einschätzungen treffen:

Geplante Abstufung der Schriftform im Rahmen des NachwG

Nach dem Rundschreiben zu urteilen, würde die Schriftform auf die Textform abgestuft, sodass statt einer eigen­händigen Unterschrift auf Papier auch beispielsweise eine schlichte E-Mail in Betracht käme, um dem Nachweisgesetz zu entsprechen. Ob diese Abstufung (wie der Referentenentwurf) lediglich für den Arbeits­ver­trag oder auch für gesonderte Nachweisschreiben des Arbeitgebers gilt, bleibt abzuwarten.

Darüber hinaus enthält das Rundschreiben auch eine weitere Voraussetzung: der Arbeitgeber erhält einen Über­mittlungs- oder Empfangsnachweis. Welche Anforderungen in der Praxis konkret daran zu stellen wären, lässt sich ebenfalls noch nicht absehen. 

Neben den Wirtschaftsbereichen, die dem Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz unterliegen, muss die Schrift­form auch weiter bemüht werden, wenn Arbeitnehmer dies verlangen. 

Elektronische Arbeitsverträge? JA – ABER!

Zur Klarstellung: für die Wirksamkeit von Arbeitsverträgen besteht auch aktuell keine (Schrift)Formerfordernis. Das bedeutet, dass auch ein elektronischer Arbeitsvertrag nicht etwa deshalb unwirksam ist, weil er nicht von den Parteien eigenhändig unterzeichnet wurde. Ein Arbeitsvertrag könnte vielmehr sogar mündlich geschlossen werden. Welche Form sich in Ihrem konkreten Fall für den Abschluss von Arbeits- und/oder Änderungs­ver­trägen anbietet ist indes vom Einzelfall abhängig. Auch wenn entsprechend des Rundschreibens eine Regelung in Kraft treten sollte, die die Textform für das Nachweisgesetz genügen lässt, kann es weitere Gründe geben, diese Verträge trotzdem unter Einhaltung der Schriftform zu schließen. Dies gilt beispielsweise bei der Be­fristung eines Arbeitsvertrages sowie der Vereinbarung einer auflösenden Bedingung (wie bei Erreichen der Regelaltersgrenze für die gesetzliche Rente) und/oder eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbotes. In diesen Fällen ist die Einhaltung der zwingenden Schriftform ausschlaggebend für die Wirksamkeit der entsprechenden Regelung. Hierzu enthält dar Referentenentwurf bislang keine Änderungen. Bis auf Weiteres empfiehlt sich somit grundsätzlich, die Arbeits- und/oder Änderungsverträge bzw. gesonderten Nachweise nach dem Nach­weis­gesetz handschriftlich zu unterzeichnen und die weiteren Entwicklungen abzuwarten.