Haushaltskonsolidierung als Modernisierungsprozess planen und umsetzen?

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Das Vorgehen bestimmt den Erfolg. Das gilt allgemein für alle Veränderungsprozesse und speziell auch für jedes Haushaltskonsolidierungsvorhaben. Über vielfältige Erfahrungen zur Umsetzung eines Haushaltskonsolidierungsprojekts verfügen alle Kommunen. Sie beruhen insbesondere auf der letzten Konsolidierungswelle nach der globalen Finanzkrise. Aber können die Vorgehensmodelle von damals für die anstehenden Haushaltskonsolidierungsprojekte genutzt werden oder müssen neue Wege beschritten werden? Die Digitalisierung bietet die Chance, die

Haushaltskonsolidierung als umfassenden Modernisierungsprozess auszurichten. Ein solcher Weg umfasst fünf wesentliche Bausteine.

Rückblick

Bereits in den Jahren um 2010 stand bei vielen deutschen Kommunen eine Haushaltskonsolidierung ganz oben auf der Agenda. Als Folge der globalen Finanzkrise waren die Haushaltslöcher so groß, dass sie im Wege der laufenden Haushaltsplanung nicht mehr gestopft werden konnten. Die damalige Konsolidierungswelle stützte sich methodisch auf dasKonzept der Aufgabenkritik. So wurden je nach Projektdesign alle oder die wesentlichen Produkte mit dem Ziel analysiert, entweder eine Effizienzverbesserung, eine Standardanpassung, einen Leistungsverzicht oder eine Ertragsverbesserung zu erzielen.

Heute, 14 Jahre später, zeigt sich in Folge der Coronapandemie ein vergleichbares Bild. Die Haushalte in den Kommunen sind aufgrund von Ertragsausfällen und Kostensteigerungen schwer getroffen. Eine systematische Haushaltskonsolidierung ist vielerorts unausweichlich und es stellt sich somit erneut dieFrage nach der richtigen HSK-Strategie. Soll das Vorgehen von damals wieder versucht werden oder bedarf es einer anderen neuen Herangehensweise?

Um die Frage zu beantworten, ist zu klären, worin sich die Situation von damals zu der von heute unterscheidet. Tatsächlich gibt es einen wesentlichen Unterschied: Wir leben in einerZeit der digitalen Transformationmit tiefgreifender Auswirkung auf das gesellschaftliche Leben. Die Kommunalverwaltungen werden ihre Prozesse in den nächsten Jahren digitalisieren oder besser automatisieren. Genau an diesem Punkt könnte die Ausrichtung der HSK-Strategie 2022 ff. ansetzen. DieDigitalisierungkönnte zu einemzentralen Element der Haushaltskonsolidierungwerden. Voraussetzung ist allerdings ein Handeln, das in Zeiten einer kritischen Finanzlage schwerfällt. Es bedarf erheblicherModernisierungsinvestitionenfür die Digitalisierung. Durch klug geplante Modernisierungsprojekte könnte dieHaushaltskonsolidierung beschleunigtwerden. Diese Zielsetzung könnte zu einemLeitgedankenfür die aktuelle Konsolidierungswelle werden:Beschleunigung durch Modernisierung. Aus einem Haushaltskonsolidierungsprojekt wird einumfassender Modernisierungsprozessder Kommunalverwaltung mit der Digitalisierung als zentraler Stoßrichtung.

Ein solcher Modernisierungsprozess muss gut geplant sein. Dafür gibt es keine Blaupause. Allerdings lassen sich auf einer potenziellen Roadmapfünf verschiedeneerfolgskritische Bausteinepositionieren:

Die fünf Bausteine sind: Meilensteine, Einbindung und Partizipation von Führungskräften, Mitarbeitenden und Politik, Kommunikation, Steuerung und Digitale Instrumente.

Meilensteine

Grundlage für den Modernisierungsprozess sind gut geplante Meilensteine. Dazu gehören zu Beginn eine klare Festlegung des Projektziels, die belastbare Entwicklung von Modernisierungsideen, ein mit Prioritäten unterlegtes Modernisierungsprogramm und ein laufender Review der zentralen Modernisierungsprojekte.

Einbindung und Partizipation

Modernisierungsprozesse – insbesondere, wenn sie mit Einsparzielen verbunden sind – werden dann wirksam und nachhaltig, wenn sie von den Beschäftigten (Führungskräfte und Mitarbeitende) angenommen, unterstützt und umgesetzt werden. Damit dies gelingt, werden die Führungskräfte und Mitarbeitenden frühzeitig und besonders einbezogen. Besonders meint, von Beginn an von den Führungskräften und Mitarbeitenden zu erfahren, wo sie Veränderungsbedarf und Schwerpunkte für den Modernisierungsprozess sehen. Deshalb müssen die Führungskräfte und Mitarbeitenden bei der Entwicklung des Prozessdesigns sowie bei der Festlegung des Modernisierungsprogramms beteiligt sein.

Kommunikation

Der Erfolg des Modernisierungsprozesses wird auch durch eine klare und systematische sowie aufeinander abgestimmte interne und externe Kommunikation beeinflusst. Fragen der Neugestaltung von Produkten insbesondere bei der Automatisierung von Prozessabläufen sind Modernisierungsthemen, die eine umfassende Kommunikation erfordern. Die zentrale interne und externe Kommunikation ist dabei zielgruppenbezogen auszugestalten.

Steuerung

Ein so umfassendes Vorhaben wie ein tiefgreifender Modernisierungsprozess muss klug organisiert und agil gesteuert werden. Die Projektorganisation und die Programmsteuerung sind miteinander zu verzahnen. Die Verantwortung für die Umsetzung des Modernisierungsprozesses liegt bei den Führungskräften. Allerdings muss sichergestellt sein, dass Transparenz über Status, Prognose und potenzielle Ergebnisse des Modernisierungsprozesses erzeugt wird und eine zentrale Steuerung prozessbegleitend wirksam werden kann.

DieMeinungen, ob eine Haushaltskonsolidierung als Modernisierungsprozess aufgesetzt werden kann und wie die Gestaltung eines solchen Prozesses aussehen kann, insbesondere wenn Einsparerwartungen damit verbunden sind, werden weit auseinander gehen. Das liegt an denunterschiedlichen Startvoraussetzungenin den Kommunen,gesammelten Erfahrungenund letztlich amVertrauen in die eigenen Führungskräfte, ob diese eine aktive Rolle bei einem solchen Vorhaben einnehmen werden. Alle Meinungen sind berechtigt und nachvollziehbar. An dieser Stelle wird nur dafür plädiert, zu Beginnalle Optionenfür die Haushaltskonsolidierung gegeneinanderabzuwägen. Dabei sollten auch ungewohnte und innovative Wege für die Haushaltskonsolidierung in Betracht kommen.

Digitale Instrumente

Damit die eingebundenen Führungskräfte den Fokus auf das Wesentliche richten können, ist es notwendig, prozessbegleitend digitale Instrumente einzusetzen, die einen effektiven Ablauf der inhaltlichen Befassung gewährleisten. Diese Instrumente müssen den einbezogenen Führungskräften und Projektverantwortlichen die inhaltliche Arbeit und Zusammenfassung erleichtern und gleichzeitig Anregungen für mögliche Entwicklungsperspektiven anreichen.

Unserer Einschätzung nach kann eine alsModernisierungsprozessausgerichtete Haushaltskonsolidierungzu besseren und nachhaltigeren Ergebnissen führen, wennfünf wichtige Bedingungengegeben sind:

Es kann einCommitment mit den Führungskräftenzu Zielen, Rolle und Vorgehen erzeugt werden.DerSinn und die Zielattraktivitätdes Modernisierungsprozesses können nicht nur zu Beginn, sondern über die gesamte Laufzeithochgehalten werden.Modernisierungsinvestitionen werden als zentrales Gestaltungsinstrument etabliertund mit der Politik vereinbart, auch wenn der Modernisierungsprozess in der Anlaufphase zu Finanzmittelabflüssen und nachgelagerten Einsparungen führt. Die Modernisierungsprojekte sindehrlich und mit ausreichenden Ressourcengeplant und unterlegt. Gerne loten wir mit Ihnen den erfolgversprechendsten Weg für die Haushaltskonsolidierung aus. Bei Interesse melden Sie sich jederzeit gerne. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen.​