Herausforderungen bei der Umstellung auf SAP S/4HANA in Kommunen

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Ausgangslage: S/4HANA als Pflichtaufgabe – nicht als Kür

Mit dem Auslaufen der Wartung für klassische SAP-ERP-Systeme stehen Städte und Gemeinden vor der Aufgabe, ihre Finanzprozesse, Datenbestände und organisatorischen Strukturen auf eine neue Systemlogik auszurichten.

Dabei zeigt sich in der Beratungspraxis ein sehr heterogenes Bild: Während einzelne Kommunen bereits produktiv auf S/4HANA arbeiten oder sich in fortgeschrittenen Projekten befinden, stehen andere noch ganz am Anfang – teils ohne belastbare Projektplanung oder klare Zieldefinition. Häufig überlagert die S/4HANA-Umstellung zudem bestehende Herausforderungen wie rückständige Jahresabschlüsse, unvollständige Anlagenbuchhaltungen oder personelle Engpässe im Rechnungswesen. Genau hier liegt ein zentrales Risiko, aber auch eine große Chance.

Stand der Kommunen: Zwischen Aufbruch und strukturellem Rückstand

Viele Kommunen haben in den vergangenen Jahren ihre Ressourcen verständlicherweise auf die Bewältigung des laufenden Haushaltsbetriebs konzentriert. Die Aufarbeitung von Altlasten – insbesondere mehrjähriger Rückstände in der Anlagenbuchhaltung oder bei Jahresabschlüssen – wurde dabei häufig nachrangig behandelt. In der Folge ist die Datenqualität vielfach nicht ausreichend, um eine strukturierte Migration nach S/4HANA ohne erheblichen Nacharbeitsaufwand zu ermöglichen.

Typische Ausgangssituationen in der Praxis sind:

• mehrere noch nicht festgestellte Jahresabschlüsse,
• unvollständige oder pauschal bewertete Anlagenstämme,
• fehlende oder uneinheitliche Dokumentation von Anlagenzugängen, Anlagen im Bau und Abgängen,
• nicht abgestimmte Forderungs- und Verbindlichkeitsbestände,
• historisch gewachsene Buchungslogiken, die nicht mehr den aktuellen rechtlichen Vorgaben entsprechen.

Diese Ausgangslage führt dazu, dass die S/4HANA-Umstellung nicht isoliert betrachtet werden kann. Sie zwingt Kommunen vielmehr dazu, grundlegende fachliche und organisatorische Fragen zu klären, die teilweise seit Jahren ungelöst sind.

Umstellungsvoraussetzungen: Fachliche Hausaufgaben zuerst erledigen

Ein häufiger Fehler in Umstellungsprojekten ist die Annahme, dass bestehende fachliche Defizite „mit migriert” oder im neuen System einfacher korrigiert werden können. Die Erfahrung zeigt das Gegenteil: S/4HANA ist deutlich strukturierter, transparenter und weniger tolerant gegenüber fachlichen Unschärfen als Altsysteme.

Zu den zentralen fachlichen Voraussetzungen zählen daher insbesondere:

1. Ordnungsgemäße Jahresabschlüsse

Die Migration auf S/4HANA setzt belastbare Anfangsbilanzen voraus. Offene oder nicht revisionssichere Jahresabschlüsse erschweren nicht nur die Datenübernahme, sondern gefährden auch die Nachvollziehbarkeit gegenüber Rechnungsprüfung und Aufsicht.

2. Vollständige und bewertete Anlagenbuchhaltung

In der Praxis stellt die Anlagenbuchhaltung häufig den größten strukturellen Engpass dar. Die Transformation setzt voraus, dass Sachanlagevermögen, immaterielle Vermögensgegenstände und Anlagen im Bau vollständig erfasst, sachgerecht bewertet und abschließend dokumentiert sind. Alle vorangegangenen Haushaltsjahre müssen in der Anlagenbuchhaltung finalisiert sein. Ein dauerhaftes „Parken” von Investitionsausgaben auf Anlagen im Bau ersetzt keine Aktivierungsentscheidung und ist nicht sachgerecht.

3. Dokumentation und Nachvollziehbarkeit

Die Transformation erfordert nicht nur korrekte Zahlen, sondern belastbare Entscheidungsgrundlagen. Bewertungsannahmen, Abgrenzungen und bilanzielle Einordnungen müssen nachvollziehbar dokumentiert sein. Was nicht dokumentiert ist, lässt sich im neuen System weder fachlich erklären noch gegenüber Prüfungsinstanzen verteidigen. Gerade bei mehrjährigen Rückständen ist daher eine strukturierte Aufarbeitung mit klarer Begründung aller Bewertungsentscheidungen zwingend erforderlich.

Ressourcenplanung: Der Engpass ist selten die Technik

In nahezu allen Projekten zeigt sich: Die größte Herausforderung ist nicht die Software, sondern die Verfügbarkeit qualifizierter Ressourcen. Das kommunale Rechnungswesen ist bereits im Tagesgeschäft stark ausgelastet. Zusätzliche Projekte wie Jahresabschlussaufarbeitungen oder Systemumstellungen treffen daher auf begrenzte personelle Kapazitäten.

Zentrale Fragestellungen der Ressourcenplanung sind:

• Wie viele Mitarbeitende stehen realistisch für das Projekt zur Verfügung?
• Welche fachlichen Kompetenzen sind vorhanden (Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss, SAP-Know-how)?
• Welche Tätigkeiten können intern geleistet werden, welche sollten extern unterstützt oder temporär übernommen werden?

Gerade bei mehrjährigen Rückständen hat es sich bewährt, operative Aufgaben – etwa die buchhalterische Aufarbeitung der Anlagenbuchhaltung oder einzelner Bilanzpositionen – zeitlich befristet extern abzudecken. So können interne Schlüsselpersonen ihre Rolle als fachliche Steuerer und Wissensträger wahrnehmen, ohne im operativen Detail zu ersticken.

Projektplanung: Realistisch, phasenorientiert, anschlussfähig

Eine erfolgreiche S/4HANA-Umstellung in der Kommune braucht eine realistische und fachlich fundierte Projektplanung. „Big-Bang-Ansätze” ohne saubere Vorbereitung sind aus kommunaler Sicht besonders risikobehaftet.

Bewährt hat sich ein phasenorientiertes Vorgehen:

1. Status-quo-Analyse
Analyse der Rückstände, Datenqualität und internen Ressourcen

2. Aufstellung eines belastbaren Projektplans
Definition von Aufgaben, Fristen und Meilensteinen, Abstimmung vorhandener Kapazitäten, Überprüfung der Notwendigkeit von externen Unterstützungsleistungen

3. Gewährleistung der Umstellungsvoraussetzungen
Aufarbeitung der Anlagenbuchhaltung, der kritischen Bilanzpositionen und der Jahresabschlüsse

4. Systemumstellung und Migration
Erst wenn die fachlichen Grundlagen belastbar sind

5. Stabilisierung und Wissenstransfer
Sicherstellung eines tragfähigen Regelbetriebs

Wichtig ist dabei die enge Verzahnung von fachlicher Aufarbeitung und Projektsteuerung. Die S/4HANA-Umstellung darf nicht losgelöst vom Haushalts- und Rechnungswesen geplant werden, sondern muss integraler Bestandteil der Gesamtstrategie sein.

Typische Risiken – und wie Kommunen ihnen begegnen können

Aus der Praxis lassen sich einige wiederkehrende Risiken identifizieren:

• Unterschätzung des Aufwands bei der fachlichen Bereinigung,
• Überlastung der Mitarbeitenden durch Parallelbetrieb von Tagesgeschäft und Projekt,
• Zeitdruck durch externe Fristen, ohne ausreichende Vorbereitung.

Demgegenüber stehen klare Erfolgsfaktoren:

• frühe und ehrliche Bestandsaufnahme,
• realistische Zeit- und Ressourcenplanung,
• klare Priorisierung durch Verwaltungsleitung,
• gezielte externe Unterstützung dort, wo interne Kapazitäten nicht ausreichen.

Fazit und Handlungsempfehlungen

Die Umstellung auf S/4HANA ist für Kommunen weit mehr als ein IT-Projekt. Sie ist ein Katalysator, der bestehende fachliche und organisatorische Schwächen sichtbar macht – und damit auch die Chance bietet, das kommunale Rechnungswesen nachhaltig zu stärken.

Unsere Empfehlungen aus der Beratungspraxis:

• Beginnen Sie frühzeitig mit der fachlichen Vorbereitung.
• Nutzen Sie die Umstellung, um Altlasten strukturiert abzubauen.
• Planen Sie Ressourcen realistisch und scheuen Sie sich nicht vor temporärer externer Unterstützung.
• Verankern Sie das Projekt klar in der Verwaltungs- und Führungsebene.

Wer S/4HANA als Anlass für Ordnung, Transparenz und tragfähige Prozesse versteht, schafft nicht nur die Grundlage für ein neues System, sondern für ein zukunftsfähiges kommunales Finanzwesen. Unabhängig davon, ob es um Technik, Jahresabschlüsse oder Anlagenbuchhaltung geht.

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