Interne Revision an Hochschulen und Forschungseinrichtungen: mehr rechtliche Sicherheit

Keine allgemeine Pflicht – aber geltender Standard und wachsender Handlungsdruck

Für staatliche Hochschulen und Forschungseinrichtungen gibt es derzeit kein bundesweit geltendes Gesetz, das ausdrücklich dazu verpflichtet, eine eigene Organisationseinheit „Interne Revision“ einzurichten. Daraus folgt jedoch nicht, dass Leitungsorgane von Hochschulen und Forschungseinrichtungen auf entsprechende Kontrollstrukturen verzichten können, wenn sie ihre Organisation nach vorne entwickeln und eigenen Haftungsrisiken begegnen wollen. Ein Verweis auf die Freiheit von Lehre und Wissenschaft nach Artikel 5 Absatz 3 Satz 1 des Grundgesetzes (GG) hilft hier nicht weiter.

Zudem gibt es auch im öffentlichen Recht klare Vorgaben. So regelt der Public Corporate Governance Kodex des Bundes:

Die Geschäftsführung sorgt für angemessene und wirksame Kontrollsysteme, insbesondere ein Risikomanagementsystem und Risikocontrolling im Unternehmen. Die Ausgestaltung aller Kontrollsysteme im Unternehmen hängt von Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt der Geschäftstätigkeit ab und erfolgt gemäß anerkannter unternehmensspezifischer Standards. Die interne Revision soll als unabhängige Stelle unterhalten werden.

Governance-, Kontroll-, Risiko- und Nachweispflichten gewinnen daher an Bedeutung. Die Rektorate / Präsidien der Hochschulen und die Leitungen von Forschungseinrichtungen müssen wesentliche Prozesse im Blick behalten, Risiken erkennen und nachvollziehbar dokumentieren, wie sie mit festgestelltem Handlungsbedarf umgehen. Hier kann eine Interne Revision den Weg zu mehr Sicherheit ebnen.

Die Frage lautet deshalb weniger, ob eine Interne Revision ausdrücklich vorgeschrieben ist. Wichtiger ist, mit welchen Strukturen Sie sicherstellen, dass Ihre Hochschule oder Ihre Forschungseinrichtung wesentliche Risiken systematisch erkennt, bewertet und bearbeitet.

Und klar ist auch: Mit der Hochschulleitung ist hier nicht nur der Rektor bzw. Präsident oder der Kanzler gemeint, sondern vielmehr das gesamte Rektorat / Präsidium als Kollegialorgan.

Interne Revision schafft belastbare Steuerungs- und Kontrollstrukturen

Eine moderne Interne Revision beschränkt sich nicht darauf, einzelne Vorgänge nachträglich zu kontrollieren. Sie prüft Prozesse risiko- und prozessorientiert. Damit richtet sie den Blick auf die Bereiche, die für die Hochschulleitung besonders wichtig sind.

Am Anfang steht die gemeinsame Priorisierung. Die Leitungsorgane – Hochschulleitung und Leitung der Forschungseinrichtung – und Revision identifizieren die wesentlichen Prozesse und Themen. Darauf baut eine risikoorientierte Jahres- oder Mehrjahresplanung auf.

Diese Planung gibt der Forschungseinrichtung oder der Hochschule – und hier vor allem dem Rektorat bzw. Präsidium – einen klaren Weg vor. Sie schafft Transparenz darüber, welche Bereiche geprüft werden und warum gerade dort ein besonderer Prüfungsbedarf besteht. Für die Hochschulleitung oder Leitung der Forschungseinrichtung entsteht zugleich eine dokumentierte Grundlage für ihre Steuerungs- und Kontrollentscheidungen.

Follow-up macht aus Feststellungen konkrete Veränderungen

Eine Prüfung allein verbessert noch keinen Prozess. Vielmehr kommt es darauf an, wie die Hochschule oder Forschungseinrichtung mit den Ergebnissen umgeht.

Deshalb gehört ein systematisches Follow-up zu einer wirksamen Internen Revision. Die Revision verfolgt nach, ob die Verantwortlichen vereinbarte oder empfohlene Maßnahmen umsetzen. Sie macht sichtbar, wo Fortschritte erreicht wurden und wo weiterer Handlungsbedarf besteht.

Damit endet der Weg nicht mit dem Prüfungsbericht. Die Hochschule oder Forschungseinrichtung kann vielmehr nachvollziehbar dokumentieren, wie sie auf erkannte Risiken reagiert. Gerade für die Leitungsorgane stärkt dies die Nachweissicherheit.

Auch Querschnittsthemen geraten in den Blick

Der Nutzen einer Internen Revision reicht über klassische Finanz- und Verwaltungsprozesse hinaus. Sie kann auch Sonder- und Querschnittsthemen prüfen. Dazu zählen etwa die Drittmittelverwaltung, IT-Sicherheit, Datenschutz, Cybersecurity oder Hinweisgeberschutz. Auch Prozesse außerhalb der klassischen Verwaltung, wie z.B. Veranstaltungsmanagement und Prüfungsmanagement, können betrachtet werden.

Für Hochschulen und Forschungseinrichtungen ist dieser breite Blick besonders wertvoll. Viele Risiken verlaufen heute quer durch Organisationseinheiten. Zuständigkeiten verteilen sich auf Verwaltung, Lehre, zentrale Einrichtungen und weitere Verantwortungsbereiche.

Eine risikoorientierte Revision kann solche Schnittstellen sichtbar machen. Sie zeigt auf, wo Prozesse nicht ausreichend aufeinander abgestimmt sind und wo die Hochschule oder Forschungseinrichtung ihren organisatorischen Weg nachjustieren sollte.

Dokumentation stärkt Transparenz und die rechtliche Sicherheit

Wichtig ist die systematische Berichterstattung. Festgelegte Prüfungstiefen, dokumentierte Ergebnisse und eine nachvollziehbare Mehrjahresplanung schaffen Transparenz über die Entwicklung wesentlicher Prozesse und Themen.

Damit erhält das Leitungsgremium eine belastbare Grundlage, um darzustellen, wie es seine Governance-, Kontroll-, Risiko- und Nachweispflichten wahrnimmt. Die Interne Revision schafft dabei keine absolute rechtliche Sicherheit. Sie kann aber wesentlich dazu beitragen, Entscheidungen, Kontrollen und Folgemaßnahmen strukturiert und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Darin liegt ihr besonderer Wert: Sie verbindet Kontrolle mit Beratung und zeigt der Hochschulleitung bzw. der Leitung der Forschungseinrichtung frühzeitig die Richtung auf.

Interne Revision ist nicht nur ein Modell für große Hochschulen

Unsere praktische Entwicklung zeigt, dass immer mehr Hochschulen Interne Revisionen einrichten. Forschungseinrichtungen sind hier vielfach schon weiter. Dies betrifft nicht nur große Hochschulen mit umfangreichen Verwaltungsstrukturen. Auch kleine und mittelgroße Einrichtungen setzen sich mit entsprechenden Strukturen auseinander.

Sicher: Der Rechnungshof des Landes Baden-Württemberg konstatierte in seiner Denkschrift 2018 sogar für die großen Universitäten eine zu schwache Personalausstattung:

Die Innenrevisionen der geprüften Universitäten sollten personell verstärkt und unmittelbar der Universitätsleitung unterstellt werden.

Dies gilt nach unseren Erfahrungen für die kleinen Hochschulen heute immer noch.

Es gilt aber, mit einem Missverständnis aufzuräumen: Eine Interne Revision ist auch mit einem externen Dienstleister möglich. Der ohnehin zu enge Stellenplan der Verwaltung muss insoweit nicht strapaziert werden und ein auf Hochschulen spezialisierter Dienstleister bringt auch die Erfahrung aus anderen Hochschulen mit, wovon eine kleine Hochschule nur profitieren kann.

Entscheidend ist daher nicht allein die Größe der Hochschule. Maßgeblich sind ihre individuellen Risiken, Prozesse und organisatorischen Anforderungen. Die konkrete Ausgestaltung kann sich daran orientieren. Hochschulen können hier bisweilen von Forschungseinrichtungen lernen.

Für alle Hochschulen und Forschungseinrichtungen lohnt sich deshalb eine strukturierte Bestandsaufnahme: Welche wesentlichen Prozesse bestehen? Wo liegen besondere Risiken? Wie werden Kontrollen dokumentiert? Wer verfolgt festgestellte Maßnahmen nach? Und kann die Leitung der Hochschule oder Forschungseinrichtung jederzeit nachvollziehen, wie sich zentrale Themen entwickeln?

Wer diese Fragen systematisch beantwortet, schafft die Grundlage für den nächsten Schritt. Eine angemessen ausgestaltete Interne Revision kann dabei als Wegbegleiter dienen und helfen, Governance und Kontrolle dauerhaft in der Organisation zu verankern.

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie den nächsten Schritt auf diesem Weg gehen möchten.

Aus dem Newsletter
„Kompass Hochschulen & Forschung“ Hier Newsletter
abonnieren