Wie die Interne Revision Stadtwerke krisensicher macht

Die Interne Revision (siehe auch nachfolgende Abbildung) leistet in diesem Zusammenhang einen zentralen Beitrag, um Risiken frühzeitig zu erkennen, risikobehaftete Prozesse zu verbessern und somit die wirtschaftliche Stabilität zu sichern.

Seit Beginn der Energiekrise sind verschiedene Stadtwerke mit negativen Meldungen, wie beispielsweise deutlichen Ergebnisabweichungen bis hin zu Verlusten, auffällig geworden. Im Folgenden werden einige gängige Auslöser für negative Schlagzeilen bei Energieversorgern erläutert.

Die Auslagerung von Dienstleistungen kann das operative Aufgabenvolumen deutlich reduzieren. Gleichwohl erfordert jedoch dies eine sorgfältige Planung, da Komplikationen entstehen können. Unzureichendes Risikomanagement und Controlling, die bei ausgelagerten Dienstleistungen zusätzlich erschwert werden, können zu Mehrarbeit für die Mitarbeitenden führen. Gerade bei externen Tätigkeiten ist eine regelmäßige, strukturierte Kommunikation essenziell – ebenso wie das Bewusstsein dafür, dass die Verantwortung für Qualitätskontrollen sowie die dazugehörige Steuerung im Unternehmen verbleibt. Die Interne Revision und das übergeordnete Governance, Risk and Compliance-Management können wesentlich dazu beitragen, Risiken aus unzureichendem Controlling und ausgelagerten Dienstleistungen zu reduzieren. Die Interne Revision prüft systematisch, ob zum Beispiel klare Richtlinien für die Dienstleisterauswahl bestehen, Auslagerungen angemessen überwacht bzw. gesteuert werden, Verträge korrekt umgesetzt und Kommunikationsstrukturen zwischen Unternehmen sowie Dienstleistern wirksam ausgestaltet sind.

Auch in internen Bereichen können unklar definierte operative Prozesse zu erheblichen Fehlentwicklungen führen. Dies lässt sich häufig auf inadäquate Soll-Dokumentation zurückführen. Wenn Aufgabenbereiche nicht durch eindeutig definierte Prozesse, Verantwortlichkeiten und Kontrollen gestützt werden, kann Fehlverhalten wie Doppelausführungen lange unentdeckt bleiben. Vor allem bei häufigem Personalwechsel kann ohne eine Soll-Vorgabe die Stabilität der Prozesse leiden, was zu inkonsistenten und lückenhaften Abläufen führen kann. Auch die Dokumentation über die Durchführung von Kontrollen bzw. dem Vier-Augen-Prinzip fehlt häufig in Unternehmen. Dadurch entsteht ein Mangel an Transparenz und Nachvollziehbarkeit, sowohl für interne Zwecke als auch für externe Prüfinstanzen. Besonders problematisch kann es werden, wenn gesetzliche Vorgaben nicht eingehalten wurden. Dies kann Bußgelder, rechtliche Auseinandersetzungen oder Reputationsschäden zur Folge haben. Ohne eine vollständige Dokumentation von Daten und Prozessen fehlt der Unternehmensleitung zudem eine belastbare Basis für fundierte Entscheidungen. Ähnliche Risiken ergeben sich bei unzureichenden Vertretungsregelungen und dem daraus folgenden potenziellen Organisationsverschulden. Dies führt dazu, dass Verzögerungen sowie Fehlleistungen bei der Übernahme von Aufgaben durch kurzfristig eingesetztes Personal nicht ausgeschlossen werden können. Insbesondere im Bereich der Energiebeschaffung kann dies, wie Schlagzeilen bestätigen, beispielsweise zur Doppelbeschaffung mit Renditeeinbußen führen.

Ein Mangel an angemessener Risikosteuerung heißt das Fehlen wirksamer Maßnahmen, um identifizierte Risiken systematisch zu bewerten, zu kontrollieren und zu überwachen. Obgleich sich Risiken nie vollständig vermeiden lassen, sorgt eine adäquate Steuerung dafür, dass Gefahren rechtzeitig erkannt, geeignete Gegenmaßnahmen eingeleitet und Restrisiken in einem vertretbaren Rahmen eingegangen werden können. Fehlt dieser strukturierte Umgang, bleiben Risiken häufig unerkannt, werden unterschätzt oder unkoordiniert behandelt. Die Konsequenzen sind strategische Fehlentscheidungen, da auch hier verlässliche Entscheidungsgrundlagen fehlen. Weiterhin sind finanzielle Verluste oder Verstöße möglich.

Die Interne Revision kann in all diesen Bereichen eine zentrale Rolle bei der Risikominimierung und der Stärkung der organisatorischen Resilienz übernehmen, unabhängig von der Unternehmensgröße. Durch systematische Prüfungen der Soll-Dokumentation und der tatsächlichen Prozessabläufe identifiziert die Interne Revision Abweichungen zwischen definierten sowie gelebten Strukturen und gibt Handlungsempfehlungen zur Verbesserung. Dabei berücksichtigt die Interne Revision immer die Unternehmensgröße und die Angemessenheit im Branchenvergleich. Eine nachvollziehbare und aktuelle Dokumentation schafft dabei nicht nur Rechts- und Organisationssicherheit, sondern dient auch als Grundlage für effiziente Vertretungsregelungen. Um Fehlausführungen und Verzögerungen gerade bei Personalwechseln oder Vertretungen zu vermeiden, kann die Interne Revision sicherstellen, dass Prozesse und Kontrollmechanismen hinreichend beschrieben, zugänglich und überprüfbar sind. Zudem überprüft sie, ob die Dokumentation von Kontrollhandlungen vollständig und nachvollziehbar geführt wird, sodass Nachweise über durchgeführte Prüfungen jederzeit verfügbar sind – ein wesentlicher Aspekt für interne und externe Transparenzanforderungen. Im Hinblick auf die Risikosteuerung bewertet die Interne Revision, ob Risiken angemessen identifiziert, bewertet und mit geeigneten Maßnahmen adressiert werden. Sie fördert damit eine strukturierte, proaktive Auseinandersetzung mit Risiken und stellt sicher, dass Restrisiken regelmäßig überwacht und kommuniziert werden.

Ein potenziell hohes Risiko steckt darüber hinaus in der unzureichenden Definition von Prozessen hinsichtlich Schnittstellen und Verantwortlichkeiten zwischen Organisationseinheiten oder mit Dienstleistern.

Dies zeigt sich beispielsweise in fehlender Abstimmung zwischen Energiebeschaffung und Vertrieb, speziell bei unzureichender Kommunikation hinsichtlich Mengenentwicklungen. Somit drohen ungenaue Lastprognosen, die zu unerwartetem Ausgleichsbedarf führen und sich dadurch auf die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens auswirken. Durch fehlende Definitionen von Verantwortlichkeiten steigt die Wahrscheinlichkeit, dass kritische Risiken nicht rechtzeitig adressiert werden. Auch für Kunden und Geschäftspartner kann ein solches Organisationsdefizit spürbare Folgen haben, beispielsweise durch fehlerhafte Abrechnungen, unzureichende Kommunikation oder längere Bearbeitungszeiten.

Praxisbeispiele zeigen, dass ein Mangel an Transparenz gegenüber dem Aufsichtsrat ein Governance-Risiko darstellt. Wenn der Aufsichtsrat nicht rechtzeitig, unvollständig oder gar nicht über wesentliche Entwicklungen, Risiken oder Unregelmäßigkeiten informiert wird, kann er seiner gesetzlichen Überwachungsfunktion gemäß § 111 AktG (bzw. durch Verweis auf AktG in § 52 GmbHG) nicht ordnungsgemäß nachkommen. Dazu gehören insbesondere Informationen über finanzielle Abweichungen, Compliance-Verstöße, strategische Fehlentwicklungen oder wesentliche operationelle Risiken. Die Folgen einer solchen Informationsasymmetrie sind gravierend: Der Aufsichtsrat verliert seine Fähigkeit, auf Basis fundierter Entscheidungsgrundlagen Risiken zu minimieren. Im schlimmsten Fall resultieren daraus strategische Fehlentscheidungen, Verstöße gegen gesetzliche Pflichten oder sogar persönliche Haftungsrisiken für die Mitglieder des Aufsichtsrats (§ 116 AktG bzw. § 52 GmbHG). Darüber hinaus leidet die Transparenz- und Vertrauenskultur im Unternehmen, was nicht nur die interne Zusammenarbeit belastet, sondern auch das Vertrauen von Eigentümern, Behörden und Öffentlichkeit schwächt.

Auch hier kann die Interne Revision als unabhängige Kontrollinstanz wesentlich dazu beitragen, Transparenzdefizite zu erkennen und zu adressieren. Durch regelmäßige Prüfungen kann sichergestellt werden, dass relevante Informationen bezogen auf den Prüfungsgegenstand vollständig, korrekt und zeitnah weitergegeben werden. Darüber hinaus kann sie Missstände wie Informationszurückhaltung oder selektive Kommunikation aufdecken.

Geschäftsführungen tragen Verantwortung dafür, interne Prozesse wirksam zu überwachen, Risiken frühzeitig zu erkennen und mögliche Fehlerquellen zu reduzieren.

Dabei ist die Hauptaufgabe des Aufsichtsrates die Überwachung der Geschäftsführung. Ein wesentliches Instrument für beide Organe sind regelmäßige, risikoorientierte Revisionen, insbesondere in sensiblen Kernbereichen. Somit lassen sich bestehende Prozesse, Dokumentationen und Kontrollmechanismen gezielt auf Schwächen prüfen sowie Risiken frühzeitig erkennen. Durch ihre umfassende Prüf- und Beratungsfunktion unterstützt die Interne Revision das Management dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und langfristig die Effizienz und Stabilität der Unternehmensprozesse zu sichern.

Ein externer Blick kann dabei besonders hilfreich sein. Die Zusammenarbeit mit externen Prüfern und Beratern sorgt für eine klare Unabhängigkeit, die stärkere Transparenz im Unternehmen und Glaubwürdigkeit der Revision mit sich bringt. Weiterhin bringen externe Prüfer branchenspezifisches Fachwissen, Methodenkompetenz und Best-Practice-Erfahrungen aus vergleichbaren Prüfungen mit. Energieversorger profitieren dabei nicht nur von der reinen Prüfungstätigkeit, sondern auch von konkreten Handlungsempfehlungen zur Prozessoptimierung sowie Risikominimierung. Somit kann sichergestellt werden, dass große Umsatzeinbußen und entsprechende negative Pressemitteilungen ausbleiben.

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