Interreg: Projektkostenstellen und Zahlungsnachweise für Personalkosten

Interreg-Projekte sind Förderinitiativen der Europäischen Union. Sie unterstützen die Zusammenarbeit von Regionen, Städten und Institutionen über nationale Grenzen hinweg. Ziel ist es, gemeinsame Probleme wie Klimawandel oder wirtschaftliche Ungleichheiten durch grenzübergreifende Lösungen zu bewältigen und den Zusammenhalt in Europa zu stärken.

Interreg-Programme unterscheiden sich teilweise erheblich in ihren konkreten Abrechnungs- und Nachweisanforderungen. Gleichwohl zeigen sich in den National Controls wiederkehrende Fragestellungen. Besonders relevant sind derzeit die eindeutige Zuordnung der Projektausgaben im Rechnungswesen sowie die Anforderungen an Zahlungsnachweise für Personalkosten.

Für Projektpartner bedeutet dies: Projektbezogene Geschäftsvorfälle sollten von Beginn an über eine eigene Kostenstelle, einen Innenauftrag oder einen vergleichbaren Projektcode nachvollziehbar erfasst werden. Bei Personalkosten zeichnet sich zugleich eine Erleichterung bei der Nachweisführung ab: Nicht für jeden einzelnen Bestandteil der Personalkosten muss zwingend ein gesonderter Kontoauszug vorgelegt werden. Entscheidend bleibt jedoch eine geschlossene und widerspruchsfreie Nachweiskette.

Die einzelnen Interreg-Programme unterscheiden sich zum Teil erheblich im Detail. So gelten beispielsweise für Interreg Baltic Sea Region nicht in allen Punkten dieselben Regelungen wie für Interreg North-West Europe. Maßgeblich bleiben daher stets die Vorgaben des jeweiligen Programms.

Aus den von uns begleiteten National Controls lassen sich dennoch einige wiederkehrende Themen ableiten. Dabei zeigt sich regelmäßig: Für die Förderfähigkeit von Ausgaben genügt es nicht, dass die entsprechenden Kosten tatsächlich entstanden sind. Ebenso wichtig ist, dass sie eindeutig dem Projekt zugeordnet und durch einen belastbaren Audit Trail nachgewiesen werden können.

Dieser Audit Trail umfasst sowohl die vollständige und konsistente Darstellung der Ausgaben im jeweiligen elektronischen Berichtssystem – insbesondere in Jems oder BAMOS+ – als auch die zugrunde liegende Buchungs- und Belegdokumentation.

Aktuell stehen dabei insbesondere zwei Themen im Mittelpunkt:

• die ordnungsgemäße Buchung der Projektausgaben auf einer Projektkostenstelle oder unter einem vergleichbaren Projektcode und
• der Nachweis der Zahlungen im Bereich der Personalkosten.

Projektausgaben müssen im Rechnungswesen eindeutig zugeordnet werden können

Für Interreg-Projekte ist grundsätzlich eine gesonderte buchhalterische Erfassung der projektbezogenen Geschäftsvorfälle erforderlich. In der Praxis erfolgt dies üblicherweise über eine eigene Projektkostenstelle, einen Innenauftrag, einen Kostenträger oder einen sonstigen eindeutigen Projektcode. Grundlage hierfür ist insbesondere Art. 74 Abs. 1 Buchst. a Ziff. i VO (EU) 2021/1060.

Entscheidend ist dabei weniger die technische Bezeichnung im eingesetzten ERP-System als das Ergebnis: Die gegenüber dem Programm abgerechneten Ausgaben und die damit zusammenhängenden Einnahmen oder Entlastungen müssen eindeutig dem jeweiligen Interreg-Projekt zugeordnet werden können.

Die entsprechende Kontierung sollte möglichst bereits zu Projektbeginn eingerichtet werden.

Werden Kosten zunächst auf allgemeinen Kostenstellen erfasst und erst später auf das Projekt umgebucht, erhöht dies regelmäßig den Dokumentations- und Prüfungsaufwand. In diesem Fall muss nachvollziehbar dokumentiert werden,

• welche ursprünglichen Buchungen betroffen waren,
• aus welchem Grund die Umbuchung vorgenommen wurde,
• nach welchem Maßstab die Zuordnung zum Projekt erfolgte und
• dass die Kosten nicht bereits anderweitig berücksichtigt oder finanziert wurden.

Eine erst nachträglich erstellte Excel-Aufstellung kann eine ordnungsgemäße Projektbuchhaltung grundsätzlich nicht ersetzen. Sie kann jedoch sinnvoll als Überleitungsrechnung oder ergänzendes Projektcontrolling eingesetzt werden.

Fehlt eine eindeutige Projektkontierung, können sich zudem Folgefragen ergeben. Im Rahmen eines National Control muss dann beispielsweise zusätzlich nachvollziehbar dargelegt werden, dass keine unzulässige Doppelfinanzierung vorliegt.

Welche Beträge gehören auf die Projektkostenstelle?

Auf der Projektkostenstelle beziehungsweise unter dem verwendeten Projektcode sollten grundsätzlich sämtliche tatsächlich gebuchten projektbezogenen Geschäftsvorfälle erfasst werden. Hierzu können insbesondere gehören:

• Personalkosten,
• Reise- und Aufenthaltskosten,
• externe Dienstleistungen,
• Ausrüstungs- und Investitionskosten,
• Bau- und Infrastrukturkosten,
• sonstige direkte Kosten,
• Umbuchungen und Korrekturen sowie
• Gutschriften, Rabatte, Erstattungen und sonstige kostenmindernde Sachverhalte.

Die im Rechnungswesen erfassten Beträge müssen mit den im Mittelabruf und im elektronischen Berichtssystem – insbesondere Jems oder BAMOS+ – gemeldeten Beträgen abgestimmt werden können.

Bestehen Unterschiede zwischen Finanzbuchhaltung, Personalabrechnung, Projektabrechnung und elektronischem Berichtssystem, empfiehlt sich eine dokumentierte Überleitungsrechnung.

Eine solche Überleitung erleichtert nicht nur den laufenden National Control. Sie kann auch für spätere Prüfungen von erheblicher Bedeutung sein. Prüfungen durch andere nationale oder europäische Stellen können teilweise erst mehrere Jahre nach Entstehung der betreffenden Kosten stattfinden. Eine bereits im Rahmen der laufenden Projektabrechnung erstellte Dokumentation kann den späteren Rekonstruktionsaufwand erheblich reduzieren.

Pauschalen müssen nicht zwingend als Aufwand gebucht sein

Eine Besonderheit besteht bei der Verwendung vereinfachter Kostenoptionen.

Werden Kosten beispielsweise über

• Pauschalsätze,
• standardisierte Einheitskosten oder
• andere vereinfachte Abrechnungsmethoden

geltend gemacht, entspricht der gegenüber dem Programm abgerechnete Betrag nicht zwingend den tatsächlich in gleicher Höhe in der Finanzbuchhaltung entstandenen Kosten.

Dementsprechend muss nicht jeder gegenüber dem Programm abgerechnete Pauschalbetrag als Aufwand in identischer Höhe auf der Projektkostenstelle gebucht sein.

Nachzuweisen bleiben jedoch die Voraussetzungen und Berechnungsgrundlagen der jeweiligen vereinfachten Kostenoption.

Auch bei der Nutzung von Pauschalen empfiehlt sich daher eine eindeutige Projektkontierung. Sie erleichtert die Projektsteuerung und ermöglicht insbesondere die Prüfung derjenigen Ausgangswerte, an die die jeweilige Pauschale anknüpft.

Zusätzlich sollte die Projektbuchhaltung nicht isoliert betrachtet werden. Gerade bei Einrichtungen, die sowohl wirtschaftliche als auch nichtwirtschaftliche Tätigkeiten ausüben, können sich Schnittstellen zur beihilferechtlichen Trennungsrechnung ergeben. Projektkostenrechnung und Trennungsrechnung sollten deshalb methodisch aufeinander abgestimmt sein.

Personalkosten: Nicht jeder Zahlungsbestandteil benötigt zwingend einen eigenen Kontoauszug

Ein zweites Thema betrifft die Zahlungsnachweise für Personalkosten.

Bei der Abrechnung tatsächlicher Personalkosten werden regelmäßig nicht nur die an die Beschäftigten ausgezahlten Nettogehälter berücksichtigt. Zu den relevanten Bruttobeschäftigungskosten können – abhängig vom jeweiligen Programm – insbesondere auch gehören:

• Lohnsteuer,
• Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung,
• Beiträge zur Zusatzversorgung sowie
• weitere gesetzlich oder vertraglich geschuldete Lohnnebenkosten.

In der Vergangenheit wurden teilweise Zahlungsnachweise für sämtliche Bestandteile der Personalkosten verlangt. Gerade bei Hochschulen, Forschungseinrichtungen und anderen größeren Arbeitgebern führte dies zu erheblichem administrativem Aufwand. Denn Zahlungen an Finanzämter, Krankenkassen oder Versorgungseinrichtungen erfolgen regelmäßig als Sammelzahlungen für eine Vielzahl von Beschäftigten und Kostenstellen.

Nach der von uns zuletzt beobachteten Prüfungspraxis kann jedoch davon ausgegangen werden, dass nicht für jeden einzelnen Bestandteil der Personalkosten zwingend ein gesonderter Kontoauszug vorgelegt werden muss.

Ein unmittelbarer Zahlungsnachweis ist insbesondere für denjenigen Betrag von Bedeutung, der tatsächlich an die Beschäftigten ausgezahlt wurde.

Für andere Bestandteile der Personalkosten können grundsätzlich auch alternative Nachweise Teil einer belastbaren Nachweiskette sein. Hierzu gehören beispielsweise:

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen,
• Lohnjournale,
• Auswertungen aus dem Personalabrechnungssystem,
• Buchungsnachweise aus der Finanzbuchhaltung,
• Beitragsnachweise der Sozialversicherungsträger sowie
• nachvollziehbare Überleitungen zu Sammelzahlungen.

Entscheidend ist nicht ein bestimmtes Einzeldokument, sondern die vollständige, eindeutige und widerspruchsfreie Nachvollziehbarkeit der geltend gemachten Personalkosten. Voraussetzung hierfür ist zudem ein verlässliches Buchungs- und Personalabrechnungssystem.

Kein genereller Verzicht auf Zahlungsnachweise

Die Erleichterung bei der Nachweisführung darf allerdings nicht dahingehend verstanden werden, dass die tatsächliche Zahlung der Personalkosten insgesamt nicht mehr nachgewiesen werden müsste.

Auch weiterhin muss nachvollziehbar belegt werden können, dass

• die geltend gemachten Personalkosten tatsächlich entstanden sind,
• die Beschäftigten die entsprechende Vergütung erhalten haben,
• Steuern und Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß erfasst wurden,
• die Kosten tatsächlich vom Projektpartner getragen wurden und
• Erstattungen, Gutschriften oder sonstige Entlastungen vollständig berücksichtigt wurden.

Bei Sammelzahlungen muss deshalb zumindest eine nachvollziehbare Verbindung zwischen der Lohnabrechnung, den gebuchten Verbindlichkeiten und den tatsächlich geleisteten Zahlungen hergestellt werden können.

Was Projektpartner daraus ableiten sollten

Aus Prüfungssicht empfiehlt es sich, die Nachweisführung nicht erst mit dem ersten Mittelabruf oder dem National Control aufzubauen. Die notwendigen Strukturen sollten bereits mit Projektbeginn eingerichtet werden.

Wichtig sind dabei drei Punkte:

1. Projektkontierung frühzeitig einrichten.
   Projektkostenstelle, Innenauftrag oder Projektcode sollten bereits bei Projektbeginn eingerichtet und den beteiligten Fachbereichen bekannt gemacht werden.
2. Überleitungsrechnungen standardisieren.
   Abweichungen zwischen Finanzbuchhaltung, Personalabrechnung und Jems beziehungsweise BAMOS+ sollten nach einem einheitlichen Schema dokumentiert werden.
3. Nachweiskette für Personalkosten definieren.
   Insbesondere bei Sammelzahlungen sollte vorab festgelegt werden, mit welchen Unterlagen die Verbindung zwischen Personalabrechnung, Buchhaltung und Zahlung nachgewiesen werden kann.

Eine sauber eingerichtete Projektbuchhaltung reduziert nicht nur den Aufwand im National Control. Sie schafft zugleich eine belastbare Grundlage für mögliche spätere Prüfungen durch weitere nationale oder europäische Prüfstellen.

Wichtig bleibt jedoch: Die konkreten Anforderungen an Projektbuchhaltung und Zahlungsnachweise können sich zwischen den einzelnen Interreg-Programmen und den zuständigen Kontrollstellen unterscheiden. Die jeweiligen Programmvorgaben sind daher stets gesondert zu prüfen.

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