Kalkulation von Verwaltungsgebühren im Lichte der Haushaltskonsolidierung

Im Rahmen von Haushaltskonsolidierungsprojekten begegnet uns die Anpassung von Verwaltungsgebühren regelmäßig als eine Maßnahme zur Einnahmeoptimierung. Klassischerweise treffen seit Jahren unveränderte Gebührensätze auf gestiegene Personal- und Sachkosten. Eine reine „Fortschreibung“ bestehender Gebührensätze anhand von Richtwerten für Stundensätze ist dabei, gerade wenn im Rahmen einer Haushaltskonsolidierung eine Aufgabenkritik durchgeführt wird, wenig sinnvoll.

Verwaltungsgebühren sind Entgelte für individuell zurechenbare öffentliche Leistungen in unterschiedlichen Bereichen, wie dem Personenstandswesen, dem Baubereich oder in der Gewerbeaufsicht. Sie finden sich in einer oder mehrerer kommunaler Satzungen. Maßgeblich sind die einschlägigen Prinzipien der Gebührenbemessung: der Gleichheits-, Äquivalenz- und Kostendeckungsgrundsatz, wobei sich Verwaltungsgebühren je nach Art der Leistungserbringung in unterschiedliche Gebührenarten unterscheiden lassen:

• Festgebühr: ein allgemeingültiger Betrag für eine Leistung
• Zeitgebühr: Bemessung der Gebühr nach dem tatsächlichen Zeitaufwand für die Leistung
• Rahmengebühr: Bemessung der Gebühr innerhalb eines Mindest- und Höchstsatzes; Betrachtung des konkreten Einzelfalls
• Wertgebühr: Bemessung der Gebühr der Leistung nach dem Wert eines Gegenstands, z.B. Streitwert

Im Rahmen der Aufgabenkritik kann eine Auseinandersetzung mit der Ausgestaltung der Leistungserbringung sinnvoll sein:

Festgebühren eignen sich insbesondere, sofern Tätigkeiten der Verwaltung für einen Gebührentatbestand sowie der Zeiteinsatz im Einzelfall ungefähr gleich sind. Eine Prozessaufnahme als Grundlage der Gebührenkalkulation stellt sicher, dass Zeiteinsätze entlang den tatsächlichen Bearbeitungsabläufen ermittelt werden und auch die Mitwirkung von Querschnittsämtern angemessen berücksichtigt wird. Bei Festgebühren sollte die Bedeutung der Verwaltungsleistung für den Antragsteller ebenfalls jeweils gleichartig sein, um diese sachgerecht im Gebührensatz berücksichtigen zu können. Risiken können hier politisch in Kauf genommene Unterdeckungen sein, um sehr geringe Gebührensätze festzulegen, z.B. Jugendfischereischein. Problematisch wird eine nicht kostendeckende Gebührenfestsetzung insbesondere bei häufig nachgefragten Leistungen.

Auch bei Zeitgebühren ist sicherzustellen, dass der Zeiteinsatz aller Beteiligten, unabhängig ob von Fach- oder von Querschnittsamt, angemessen berücksichtigt wird und eben nicht systematisch unterschätzt wird. Bei einer sachgerechten Anwendung wird die Zeitgebühr zum Idealtyp einer kostendeckenden Gebühr, allerdings ohne steuerungspolitische Flexibilität, denn der Nutzen bzw. wirtschaftliche Wert der Amtshandlung bleibt bei dieser Gebührenart unberücksichtigt.

Wertgebühren hingegen bemessen sich nicht am Zeitaufwand, sondern am wirtschaftlichen Nutzen. Sie finden unter anderem im Baubereich häufig Anwendung und folgen der Grundidee, dass mit höheren Bauvolumina auch höhere Gebühren einhergehen. Damit ist eine Steuerungslogik möglich, allerdings bleibt die Verbindung zum tatsächlichen Verwaltungsaufwand häufig zurück.
Daher empfiehlt sich, zur Deckung des Verwaltungsaufwands eine Mindestgebühr als Untergrenze einzuziehen, um sicherzustellen, dass auch bei geringen Bauvolumina der Verwaltungsaufwand gedeckt wird. Hierbei ist es wichtig, Fallgruppen im Blick zu behalten.

Rahmengebühren erlauben explizit die Bedeutung der Amtshandlung in der Höhe der Gebühr zu berücksichtigen. Der Gebührenrahmen zwischen der Unter- und der Obergrenze kann daher je nach Zeiteinsatz und nach wirtschaftlicher Bedeutung für den Einzelnen ausgeschöpft werden und ermöglicht eine große Differenzierung. Die Voraussetzung ist hierbei, dass die Festsetzung der einzelnen Gebühr auch sachgerecht vorgenommen wird, also z.B. wegen hoher wirtschaftlicher Bedeutung eine höhere Gebühr innerhalb des Rahmens festgesetzt wird. In der Praxis werden erfahrungsgemäß Gebühren, die über der Hälfte des Maximums liegen, selten angewendet.

Im Zuge der Haushaltskonsolidierung macht daher eine fokussierte Verwaltungsgebührenkalkulation Sinn. Zunächst sollten anhand von tatsächlichen Fallzahlen die Gebührenbereiche mit hohem Erlös- bzw. Kostenvolumen identifiziert werden. Für diese sollte priorisiert analysiert werden, ob die gewählte Gebührenart sachgerecht ist und ob sämtliche Zeiteinsätze (auch der Querschnittsämter) in den Zeit- bzw. Stundensätzen berücksichtigt sind. Die Gebührenkalkulation sollte sicherstellen, dass fragmentierte Kalkulationsansätze zusammengeführt werden. Sofern Wertgebühren im Gebührenverzeichnis festgesetzt werden, sollten Mindestgebühren oder Grundgebühren vorgesehen werden und bei der Verwendung von Rahmengebühren sollten Dienstanweisungen Vorgaben zur sachgerechten Bemessung machen, um sicherzustellen, dass das Einnahmepotenzial auch angemessen ausgeschöpft wird.

Wir begleiten Sie gerne bei Ihrer Verwaltungsgebührenkalkulation.

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