Das ordnungsgemäße Kassenbuch

Das Kassenbuch bildet sämtliche Geschäfte des Unternehmens ab, die bar getätigt werden. Damit bietet die Kassen­führung sowohl dem Finanzamt, als auch dem Unternehmer selbst, die Möglichkeit, Bargeldbewegungen zu überwachen. Im Zuge der Finanzbuchführung werden die Bewegungen im laufend geführten Kassenbuch auf das Buchungskonto „Kasse” übertragen, so dass das Kassenbuch ein Spiegelbild des Kontenblatts „Kasse” in der Finanzbuchhaltung darstellt.

• Wer muss ein ordnungsgemässes Kassenbuch führen? »

• Arten der Kassenführung »

• Allgemeine Anforderungen an das Kassenbuch »

• Fehlerquellen »

• Sanktionen bei nicht ordnungsgemässer Kassenführung »

• Fazit »

Wer muss ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen?

Ist ein Unternehmer nach Handels- oder Steuerrecht verpflichtet, Bücher zu führen, also seinen Gewinn durch Bilanzierung zu ermitteln, müssen die Buchführung und die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle den Vorschriften der §§ 238 ff. HGB und den §§ 140 – 148 AO, § 154 AO genügen. Wer buchführungspflichtig ist, hat damit auch eine ordnungs­gemäße Kassenbuchführung nachzuweisen. An letztere werden sehr viel strengere An­forderungen gestellt als an eine einfache Dokumentation der Bar-Geschäftsvorfälle. Nicht zur Führung von Büchern und damit nicht zur Führung eines ordnungsgemäßen Kassenbuchs verpflichtet sind lediglich

• Freiberufler,
• Nicht-Kaufleute, also Handelsgewerbe mit einfach strukturierten und überschaubaren Geschäftsbeziehungen,
• Einzelkaufleute, die gewisse Schwellenwerte nicht überschreiten und
• Land- und Forstwirte, die nicht als Kaufleute gelten.

Wird im Rahmen einer Einnahmen-Überschussrechnung kein Kassenbuch geführt, so ist der Unternehmer dennoch verpflichtet, Bargeldbewegungen und den Bargeldbestand nachvollziehbar zu dokumentieren. Belege über Einnahmen und Ausgaben sind chrono­logisch zu ordnen, Einnahmen müssen mindestens tageweise in einer Liste aufgezeichnet werden. Je höher der Bargeldverkehr ist, desto häufiger muss ein Kassensturz erfol­gen, bei dem der tatsächliche und der buchmäßige Barmittelbestand abgeglichen wird.

Arten der Kassenführung

Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Kassenführung ist das Vorhandensein einer Geschäftskasse, in der betriebliche strikt von privaten Geldern getrennt werden. Geldbeutel oder Hosentasche des Unternehmers sind daher als ordnungsgemäße Geschäftskasse ungeeignet.

Dem Unternehmer steht es frei, welches Kassensystem er einsetzt. Je nach Kassenart sind bestimmte Auf­zeichnungs- und Auf­­bewahrungs­pflichten zu beachten um den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronsicher Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu genügen.

Die GoBD hatten mit Veröffentlichung am 14. November 2014 ab dem Jahr 2015 die Grundsätze ordnungs­mäßiger DV-gestützter Buch­führungs­systeme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unter­lagen (GDPdU) abgelöst. Die offene Ladenkasse wird ohne jegliche technische Unterstützung geführt. Sie findet sich vor allem im Einzelhandel, in der Gastro­nomie, bei Kioskbesitzern oder Schaustellern. Hier wird von Hand jede Geldbewegung in einem Kassenbuch eingetragen. Hierfür vor­gesehene Bücher können im Fachhandel erworben werden. Die Kassenbuchseite kommt zu den Buchführungsunterlagen, während die Durch­schläge als Buch gebunden bleiben. Eine Führung des Kassenbuches als Excel-Tabelle wird vom Finanz­amt regelmäßig nicht anerkannt, da nachträgliche Änderungen nicht ersichtlich sind. Eine Ausnahme von der Pflicht zu Einzelaufzeichnung besteht in sehr engen Grenzen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung. Hier reicht ggf. die rech­nerische Ermittlung der Summe der täglichen Bareinnahmen mittels eines Kassenberichts. Werden allerdings Einzelaufzeichnungen geführt, so müssen diese auch vollständig und korrekt sein. Eine nachträgliche Berufung auf die Ausnahmeregelung ist nicht möglich. Auch wenn die offene Ladenkasse immer noch zulässig ist, stellt sie in der Praxis einen hohen Risikofaktor dar. Erfahrungsgemäß stehen Betriebsprüfer der offenen Ladenkasse sehr kritisch gegenüber.

Elektronische Registrierkassen werden hauptsächlich im Handel und im Gastronomiebereich angetroffen. Sie dienen im Wesentlichen der Erfassung der Bareinnahmen. Beim Einsatz solcher Kassensysteme im Unter­nehmen ist der Z-Bon unbedingt aufzubewahren, also der Tagesendsummenbon mit Ausdruck des Null­stellungs­­zählers. Denn ein Datenabruf zum Ende des Geschäftstages (Z-Abfrage) führt in der Regel zur Null­stellung der Kasse. Die zu archivierenden Tagesberichte sollen mindestens folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Unternehmens,
• Datum und Uhrzeit des Abrufs,
• fortlaufende Z-Nummer,
• Tagesumsätze getrennt nach verschiedenen Steuersätzen,
• Stornobuchungen,
• Preisnachlässe,
• Retouren,
• Entnahmen,
• Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit)
• Kundenzahl
• Ausdruck des Nullstellungszähler

Ausdrucke auf Thermopapier sind zur Sicherstellung der Lesbarkeit zu kopieren. Die Organisationsunterlagen (insb. Bedienungs­anleitung) und die Programmeinstellungen nach jedem Umprogrammieren müssen unbedingt über die Archivierungszeit aufbewahrt werden.

Die Tageseinnahmen aus der elektronischen Registrierkasse werden in das (offene oder PC-)Kassenbuch über­nommen, Barausgaben, Entnahmen und Einlagen werden hier zusätzlich einzeln erfasst.

Die Praxis, dass EC-Karten-Umsätze ebenfalls im ersten Schritt als Einnahmen im Kassenbuch erfasst und an­schließend als Ausgaben wieder umgebucht werden, stellt nach Ansicht der Finanzverwaltung einen formellen Mangel dar, da im Kassenbuch lediglich Bar­bewegungen zu erfassen sind. Dieser formelle Mangel soll im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung nach § 158 AO regelmäßig außer Betracht bleiben, wenn der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassen­bestandes jederzeit besteht. In einem ordnungsgemäßen Kassenbuch dürfen grundsätzlich allerdings nur Bargeld­bewegungen erfasst werden.

Die Kassenführung kann auch über eine sog. PC-Kasse erfolgen. Es sollte ausschließlich zertifizierte Kassen­buch-Software eingesetzt werden. Ein Testat zur Ordnungsmäßigkeit muss unbedingt vorliegen. Bei Einsatz einer PC-Kasse werden die Eintragungen in der Kassenbuch-Software vorgenommen. Zum Beispiel in Apotheken und Supermärkten finden sich Warenwirtschaftssysteme mit inte­griertem Kassenmodul und zusätz­licher Hardware (z.B. Scanner), so dass das Kassenmodul mit der Lagerhaltung und der Nach­bestellung der Ware verknüpft werden kann. Eine Anforderung an PC-Kassen ist, dass ein sachverständiger Dritter in die Lage versetzt werden kann, sich in angemessener Zeit in dem jeweiligen Kassensystem zurechtzufinden und er so einen Überblick über die ge­speicher­ten Grundfunktionen erhält. Auch nach Software-Updates muss der Unter­nehmer sicherstellen, dass die aktuellen und die historischen Daten lückenlos gespeichert werden und jederzeit reproduziert werden können. Regelmäßigen Datensicherungen kommt hier also eine enorme Bedeutung zu.

Allgemeine Anforderungen an das Kassenbuch

Die Kassenführung des buchführungspflichtigen Unternehmers muss den gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungs­gemäße Buchführung genügen. Allgemeine Aufzeichnungspflichten erfordern unter anderem, dass

• alle Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung nachverfolgt und nachgeprüft werden können (§ 145 Abs. 1 AO),
• grundsätzlich jede Betriebseinnahme, Betriebsausgabe, Einlage und Entnahme einzeln aufgezeichnet werden muss,
• sämtliche Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO),
• Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten sind und
• keine Veränderungen, die den ursprünglichen Inhalt nicht mehr feststellen lassen und deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob

sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind, möglich sind (§ 146 Abs. 4 AO).
Weiterhin sind die gesonderten Bestimmungen der GoBD zu beachten.

Im Einzelnen bedeutet das unter Anderem: Der Kassenbucheintrag muss Angaben zu Datum, Belegnummer, Betrag und Leistungs­beschreibung einer Bargeldbewegung liefern. Grundsätzlich ist die Angabe des Leistungs­empfängers bei Bargeldgeschäften ebenso zwingend wie bei anderen Geschäften. Aufgrund der Zumutbarkeit ist aber z.B. in einem Einzelhandelsgeschäft die Erfassung der Namen der Kunden bei Bargeschäften nicht zwingend erforderlich. Der Grundsatz lautet: „Keine Buchung ohne Beleg!”, was nichts anderes bedeutet, als dass zu jedem Eintrag im Kassenbuch entweder ein Fremdbeleg (z.B. Rechnungen eines anderen Unter­nehmers) oder ein selbst erstellter Eigenbeleg (z.B. für Entnahmen und Einlagen, Trinkgelder, etc.) vorliegen muss.

Der Unternehmer hat Eintragungen im Kassenbuch am gleichen Tag vorzunehmen. Denn egal, für welches Kassensystem er sich entscheidet, ein sachverständiger Dritter muss zu jeder Zeit einen Abgleich des Soll­bestands laut Kassenbuch mit dem Istbestand der Kasse vornehmen können. Man spricht auch von der jeder­zeitigen Kassensturzfähigkeit. Im Kassenbuch sollen die Bruttobeträge – centgenau und in Euro – erfasst werden. Sämtliche Eintragungen sind in deutscher Sprache vorzunehmen.

Leerzeilen sind im Kassenbuch nicht gestattet. Gegebenenfalls sind übrige Zeilen am Ende der Seite mit einer „Buchhaltungsnase” durchzustreichen. Eintragungen dürfen nicht mit Bleistift getätigt werden. Korrekturen im Kassenbuch sind abzuzeichnen. Dabei müssen alter und neuer Eintrag lesbar bleiben. Wird eine Seite des Kassen­buchs wegen Unübersichtlichkeit neu geschrieben, so muss auch die fehlerhafte, ursprüngliche Kassen­buchseite archiviert werden.

Hat der Unternehmer eine Geldbewegung irrtümlicherweise nicht im Kassenbuch vermerkt, so ist diese im Zeitpunkt des Erkennens nachzutragen. Die nachträgliche Erfassung zwischen zwei Zeilen ist nicht zulässig. Es muss gewährleistet sein, dass die Kassenbücher und die zu ihrem Verständnis notwendigen Unterlagen (z.B. Fremd- und Eigenbelege, Tagesendsummenbons der elektronischen Registrierkasse, Speisekarten, Preislisten) während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren verfügbar sind und jederzeit kurzfristig lesbar gemacht werden können. Bei Bareinnahmen oder auch -ausgaben über 10.000 Euro sind außerdem die Aufzeichnungspflichten des Geldwäschegesetzes zu beachten. Hier muss die Identität des Geschäftspartners festgehalten werden und gegebenenfalls weitere Maßnahmen getroffen werden.

Fehlerquellen

Sachliche oder formelle Fehler der Kassenführung eröffnen dem Finanzamt die Befugnis, Einnahmen oder Ausgaben zu schätzen. Beanstandet der Betriebsprüfer Mängel in der Kassenführung, so wird die Ordnungs­mäßigkeit der Kasse nicht verworfen solange das Ausmaß der Mängel gering bleibt. Dabei ist nicht die formelle Bedeutung des Mangels entscheidend, sondern sein materielles (sach­liches) Gewicht. Zu den typischen sach­lichen und formellen Fehlern der Kassenbuchführung gehören z.B., dass

• Kassenbewegungen gar nicht, falsch oder doppelt erfasst werden,
• Belege nicht vollständig aufbewahrt werden,
• Kassenbucheintragungen ohne Beleg vorgenommen werden, keine Eigenbelege für Privatentnahmen erstellt werden,
• keine zeitnahe Erfassung der Bewegungen im Kassenbuch erfolgt,
• die jederzeitige Kassensturzfähigkeit nicht gewährleistet ist,
• bei Korrekturen der ursprüngliche Eintrag nicht mehr lesbar ist (aber: ein Kassenbuch ganz ohne Korrekturen wirkt eher verdächtig)
• bei Einsatz von elektronischen Registrierkasse das Journal täglich gelöscht wird und Tagesendsummenbons nebst fortlaufender Nummerierung des Z-Zählers nicht aufbewahrt werden,
• nicht sämtliches Hartgeld gezählt wird,
• unglaubwürdig hohe Kassenbestände über einen längeren Zeitraum bestehen,
• immer gerade bzw. runde Kassenbestände bestehen,
• ein negativer Kassenbestand besteht (eine Kasse kann nicht mehr als leer sein!),
• nicht zertifizierte Kassensoftware eingesetzt wird, die z.B. die nachträgliche Manipulation gebuchter Daten erlaubt,
• Datenbestände z.B. auch nach einem Wechsel der Kassenbuch-Software, nicht mehr lesbar gemacht werden können,
• notwendige Unterlagen nicht oder nicht lange genug aufbewahrt werden,
• unbare Geschäftsvorfälle im Kassenbuch erfasst werden,
• keine Verfahrensdokumentation vorliegt.

Sanktionen bei nicht ordnungsgemäßer Kassenführung

Wird die Kasse als nicht ordnungsgemäß verworfen, ist das Finanzamt zu Schätzungen berechtigt, weil es die Besteuerungsgrundlagen aufgrund der vorgelegten Kassenbuchhaltung nicht ermitteln kann. Bestehen z.B. Kassenfehlbeträge (was ja tatsächlich nicht sein kann), sind sie ein Indiz dafür, dass Bareinnahmen nicht erfasst und/oder Barausgaben zu hoch erfasst wurden. In der Regel wird der Fiskus Bareinnahmen hinzu­schätzen. Besteht der Verdacht, dass Betriebs- und Privatsphäre des Unternehmers nicht vollständig getrennt wurden, können auch Betriebsausgaben im Schätzwege reduziert werden.

Tätigt der Unternehmer überwiegend Bargeldgeschäfte und kommt der gewissenhaften Kassenführung damit eine hohe Bedeutung zu, ist es denkbar, dass eine nicht ordnungsgemäße Kasse die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchhaltung infiziert. Dies kann nicht nur existenzgefährdend sein, sondern auch ein Steuer­strafverfahren gegen die verantwortlichen Inhaber oder Geschäftsführer nach sich ziehen.

Fazit

Viele Buchführende sind sich über die Bedeutung der Kassenführung nicht im Klaren. Ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen, ist aber nicht kompliziert – man muss es eben machen und die hierfür erforderlichen Arbeitsabläufe einmal etablieren. Verwirft der Betriebs­­­prüfer das Kassenbuch als nicht ordnungsgemäß, ist der Unternehmer schon in Teufels Küche: Das Finanzamt wird sicher nicht zu seinen Gunsten schätzen. Und spätestens, wenn eine fehlerhafte Kassenführung den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buch­führung (und des Vertrauens des Fiskus) zur Folge hat und die Buchführung damit keine Beweiskraft mehr entfaltet, wünscht sich der Unternehmer, sich früher mit diesem leidigen Thema beschäftigt zu haben.