Kommunale Jahresabschlüsse in Baden-Württemberg: Zwischen Erlass und SAP-Druck

Die Ursachen sind vielfältig: Personalmangel, steigende Anforderungen an die Datenqualität, komplexe Bewertungsfragen und zusätzliche Belastungen durch Krisenmanagement (Corona, Energiekrise) haben die Situation verschärft.

Aktuell wird davon ausgegangen, dass mehrere Tausend Jahresabschlüsse in Baden-Württemberg noch nicht erstellt wurden. Diese Rückstände betreffen nicht nur einzelne Kommunen, sondern sind flächendeckend ein Problem. Die Folgen sind fehlende Transparenz über die finanzielle Lage, eingeschränkte Steuerungsfähigkeit und Risiken für die Haushaltsgenehmigung.

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Reaktion des Gesetzgebers: Der neue Erlass vom 15. Oktober 2025

Um den Druck zu mindern, hat das Innenministerium Baden-Württemberg mit Erlass vom 15.10.2025 reagiert. Der Erlass sieht Duldungen und Vereinfachungen vor, die Kommunen bis einschließlich Haushaltsjahr 2023 nutzen können. Die wesentlichen Punkte:

• Duldung von Erleichterungen bei der Erstellung nachzuholender Jahresabschlüsse bis 31.12.2029
• Voraussetzung: Vorlage eines konkreten und realistischen Zeitplans zur Abarbeitung der Rückstände an die Rechtsaufsichtsbehörde
• Wesentliche Vereinfachungen im Vorgriff auf künftige Rechtsänderungen:
  • Erstellung eines Doppeljahresabschlusses für zwei Haushaltsjahre
  • Verzicht auf interne Leistungsverrechnungen
  • keine körperliche Inventur erforderlich
  • reduzierte Anforderungen an Anhang und Rechenschaftsbericht
  • Verzicht auf Einzelwertberichtigung von Forderungen bis 500 Euro
  • keine Bildung von Altersteilzeit-Rückstellungen

Diese Maßnahmen sollen den Aufwand für die Kommunen spürbar reduzieren und die Aufarbeitung beschleunigen.

Ist der Erlass wirklich eine Vereinfachung?

Auf den ersten Blick wirken die Regelungen wie eine deutliche Entlastung. Doch die Praxis zeigt: Die Erleichterungen sind an Bedingungen geknüpft. Ohne einen detaillierten Zeit- und Maßnahmenplan gibt es keine Duldung. Das bedeutet zusätzlichen organisatorischen Aufwand, der nicht unterschätzt werden darf.

Zudem bleibt die Verantwortung bei den Kommunen. Die Rechtsaufsicht erwartet belastbare Konzepte, die nicht nur die Rückstände adressieren, sondern auch die fristgerechte Erstellung künftiger Abschlüsse sicherstellen. Die Gefahr besteht, dass Kommunen den Erlass als „Aufschub“ interpretieren und die Umsetzung weiter verzögern – mit fatalen Folgen für die Haushaltssteuerung.

Zusätzlicher Druck: SAP S/4HANA-Umstellung

Parallel zu den bilanziellen Herausforderungen steht die kommunale IT vor einem Mammutprojekt: Die Umstellung auf SAP S/4HANA. Hintergrund ist das Auslaufen des Supports für die bisherige SAP-Version ECC 6.0 Ende 2027.

Komm.ONE, der zentrale IT-Dienstleister für die Kommunen in Baden-Württemberg, hat ein umfangreiches Migrationsprogramm gestartet.

Die Dimension:

• SAP-Systeme von vielen Hundert Kommunen in Baden-Württemberg sind betroffen
• Der Massen-Rollout hat 2025 begonnen, rund 100 Umstellungsprojekte laufen aktuell
• Die Migration erfordert nicht nur technische Anpassungen, sondern auch eine Überarbeitung von Stammdaten, Prozessen und Schnittstellen

Für die Kämmereien bedeutet das: Parallel zur Aufarbeitung der Jahresabschlüsse müssen Ressourcen für die IT-Transformation bereitgestellt werden. Ohne strategische Planung droht eine Überlastung der Verwaltung.

Fazit:

Was bleibt unter dem Strich?

Der Erlass bietet Chancen zur Entlastung, aber keine „Allzwecklösung“. Die Vereinfachungen sind hilfreich, doch sie ersetzen nicht die Notwendigkeit einer strukturierten Abarbeitung der Rückstände, insbesondere da es keine Erleichterungen im Bereich des Sachvermögens gibt. Die Bewertung und Dokumentation des Sachvermögens ist allerdings der aufwendigste Teil der Doppik-Umstellung, da alle Kommunen sehr anlagenintensiv sind und diese nach dem Einzelerfassungsgrundsatz zu erfassen und bewerten sind. Gleichzeitig erhöht die SAP-Umstellung den Druck erheblich. Kommunen müssen jetzt handeln, um nicht in eine doppelte Krise zu geraten: verspätete Jahresabschlüsse und eine verschleppte IT-Migration.

Handlungsempfehlung: Zeit- und Ressourcenplan jetzt erstellen

Um die Herausforderungen zu bewältigen, ist ein konkreter Zeit- und Ressourcenplan unverzichtbar. Dieser sollte folgende Elemente enthalten:

• Priorisierung der offenen Jahresabschlüsse: Welche Jahre können im Doppelabschluss zusammengefasst werden?
• Ressourcenplanung: Personalbedarf für Bilanzierung und IT-Migration realistisch kalkulieren
• Meilensteine definieren: Fristen für die Vorlage des Zeitplans an die Rechtsaufsicht, Abschluss der Rückstände, Start der SAP-Migration
• Synergien nutzen: Datenbereinigung für Jahresabschlüsse kann mit SAP-Stammdatenprojekten kombiniert werden
• externe Unterstützung prüfen: Beratungs- und Prüfungsdienstleister können Engpässe überbrücken

Die Zeit des „Abwartens“ ist vorbei. Wer jetzt aktiv wird, kann die Vorteile des Erlasses nutzen und gleichzeitig die Weichen für eine erfolgreiche digitale Transformation stellen. Wer zögert, riskiert nicht nur aufsichtsrechtliche Konsequenzen, sondern auch operative Risiken für die gesamte Verwaltung. Wir unterstützen Sie hierbei gerne.

Aus dem Newsletter „Fokus Public Sector“