Mobiles Arbeiten im In- und Ausland: Chance und Herausforderung zugleich

Allgemeine Begriffsbestimmung der mobilen Arbeit

Zunächst einmal muss geklärt werden, was genau unter mobiler Arbeit zu verstehen ist und welche Erscheinungsformen nicht darunter fallen. Unter mobiler Arbeit versteht man die Möglichkeit des Arbeitnehmers außerhalb der Arbeitsstätte unter Nutzung von stationären oder tragbaren Computern und/oder anderen Endgeräten seine Arbeit zu verrichten. Der Arbeitnehmer kann dabei von einem Ort seiner Wahl – wie zum Beispiel aus einem Café oder einem Zug – tätig werden. Die mobile Arbeit ist dabei nicht mit einem flexiblem Arbeitszeitmodell zu verwechseln. Die Arbeit muss in den gleichen Zeiten erbracht werden, wie es auch im Betrieb der Fall wäre.

Telearbeit als Sonderform

Die mobile Arbeit ist von der Telearbeit abzugrenzen. Die Telearbeit ist im Gegensatz zum Oberbegriff des mobilen Arbeitens in § 2 Abs. 7 Arbeitsstättenverordnung (nachfolgend: „ArbStättV“) gesetzlich geregelt. Danach erfordert Telearbeit einen vom Arbeitgeber fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich des Arbeitnehmers durch Mobiliar, Arbeitsmittel sowie Kommunikationseinrichtungen, für die der Arbeitgeber eine mit dem Arbeitnehmer festgelegte wöchentliche Arbeitszeit und Dauer der Einrichtung vereinbart. 

Home Office als Unterfall der mobilen Arbeit

Das Home Office kann als eine Unterform des mobilen Arbeitens angesehen werden. Darunter versteht man die zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbarte Möglichkeit des Arbeitnehmers im Privatbereich, z.B. unter Nutzung tragbarer IT-Systeme (zum Beispiel Notebooks) oder Datenträger, die Arbeit zu verrichten.

Darunter kann Telearbeit fallen, wenn eben ein nach § 2 Absatz 7 ArbStättV vom Arbeitgeber eingerichteter Arbeitsplatz besteht. Dies muss aber nicht der Fall sein. Bereits die nur gelegentliche Möglichkeit, von zu Hause zu arbeiten, fällt unter den Begriff Home Office, ohne, dass vom Arbeitgeber ein fester Arbeitsplatz für den Arbeitnehmer eingerichtet wurde.

Das inzwischen als „hybride Arbeiten“ verbreitete Modell des flexiblen Arbeitens stellt eine Mischung aus mobilem Arbeiten, z.B. im Home Office, sowie dem Arbeiten vor Ort beim Unternehmen dar. So arbeitet ein Teil der Arbeitnehmer an bestimmten Tagen im Home Office und ein anderer Teil im Unternehmen vor Ort.

Zu beachten ist, dass Home Office grundsätzlich nicht ohne weiteres einseitig vom Arbeitgeber mittels seines Direktionsrechts angeordnet werden kann. Dies ist auf den Schutz der Wohnung gemäß Artikel 13 Grundgesetz (nachfolgend: „GG“) zurückzuführen, worüber der Arbeitgeber nicht einseitig disponieren kann.  Es muss eine arbeitsvertragliche Regelung und/oder ggf. eine Betriebsvereinbarung geschlossen werden.

Anspruch des Arbeitnehmers auf mobiles Arbeiten

Ein gesetzlich verankerter Rechtsanspruch auf mobile Arbeit besteht ebenfalls grundsätzlich nicht. Allerdings können Regelungen zum mobilen Arbeiten in kollektivrechtlichen Vereinbarungen, wie der Betriebsvereinbarung oder dem Tarifvertrag, sowie im Arbeitsvertrag festgelegt werden. Der Arbeitgeber sollte hierbei auch immer an die Vereinbarung eines Widerrufsrechts bzw. Änderungsvorbehaltes gedacht werden.

Mitbestimmung des Betriebsrats bei der mobilen Arbeit

Ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats zur Ausgestaltung der mobilen Arbeit, wie etwa zu deren zeitlichen Umfang und Anwesenheitspflichten, besteht nach dem Betriebsverfassungsgesetz („BetrVG“) seit Juni 2021. Ein Mitbestimmungsrecht hinsichtlich der Frage, ob das mobile Arbeiten generell ermöglicht werden soll, hat der Betriebsrat dagegen nicht.

Arbeitsrechtliche und arbeitsschutzrechtliche Auswirkungen

Arbeitsrechtlich ergeben sich keine Besonderheiten zur herkömmlichen Betriebsstätte. Insbesondere sind auch im Falle der mobilen Arbeit die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes (nachfolgend: „ArbZG“) einzuhalten. Demnach muss die grundsätzlich vorgesehene tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden sowie die Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von sechs Stunden bzw. in Höhe von 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden pro Tag eingehalten werden. Im Blick zu halten ist auch die im ArbZG vorgesehene Ruhezeit von mindestens elf Stunden nach Beendigung und vor Wiederaufnahme der Arbeit. Ferner ist der Arbeitnehmer weiterhin unfallversichert.

Unabhängig von der jeweiligen Form des mobilen Arbeitens müssen die allgemeinen Arbeitsschutzmaßnahmen nach dem Arbeitsschutzgesetz (nachfolgend: „ArbSchG“) beachtet werden. Nach dem ArbSchG hat der Arbeitgeber die erforderlichen Maßnahmen zu treffen, um die betriebliche Sicherheit zu gewährleisten. Um festzustellen, welche Maßnahmen zu treffen sind, hat der Arbeitgeber eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Den Arbeitgeber trifft eine Pflicht zur Unterweisung der Beschäftigten bezüglich Gesundheitsgefahren und Schutzmaßnahmen nach dem ArbSchG.

Zu beachten ist, dass der Arbeitgeber im Falle der Telearbeit zusätzlich die strengen Schutzvorkehrungen der ArbStättV einzuhalten hat.

Datenschutz

Unterschiedliche rechtliche Anforderungen können sich im Bereich des Datenschutzrechts ergeben. Im Gegensatz zum Home Office und zur Telearbeit hat der Arbeitgeber im Falle der mobilen Arbeit von andernorts, z.B. im Café, kaum Kontroll- und Zugriffmöglichkeiten hinsichtlich der Datennutzung. Aus diesem Grund empfiehlt es sich aus Sicht des Arbeitgebers für die mobile Arbeit außerhalb des Home Office strengere Regelungen zum Datenschutz mit dem Arbeitnehmer zu vereinbaren und diesen entsprechend zu unterrichten und zu schulen, um einen Datenmissbrauch zu vermeiden. Solche Regelungen sollten beispielsweise durch Zusatzvereinbarungen umgesetzt werden.

Mobiles Arbeiten im Ausland

Insbesondere bei der Ermöglichung der mobilen Arbeit im Ausland müssen einige rechtliche Besonderheiten beachtet werden.

Es stellt sich bei einer Tätigkeit im Ausland immer die Frage, welches Recht auf das jeweilige Arbeitsverhältnis Anwendung findet. Weiterhin müssen sozialversicherungsrechtliche und steuerrechtliche Punkte berücksichtigt werden.

Anwendbares Recht

Sofern die Parteien keine Rechtswahl im Arbeitsvertrag getroffen haben, findet grundsätzlich das Recht des Staates Anwendung, in dem die Arbeit gewöhnlich ausgeführt wird. Dies ergibt sich aus der Verordnung (EG) Nr. 593/2008 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 17.06.2008 über das auf vertragliche Schuldverhältnisse anzuwendende Recht („Rom-I-VO“). Verrichtet der Arbeitnehmer seine Arbeit beispielsweise gewöhnlich in Spanien, so wäre grundsätzlich nach der Rom I-VO spanisches Arbeitsrecht anzuwenden. Selbst, wenn eine solche vorrangige Rechtswahl nach der Rom I-VO, zum Beispiel durch die Vereinbarung des deutschen Rechts getroffen wurde, so ist eine solche Vereinbarung nicht uneingeschränkt möglich. In dem genannten Beispiel sind sowohl die Mindestbestimmungen des deutschen Arbeitsrechts, insbesondere das Kündigungsrecht, als auch die Mindestbestimmungen des jeweiligen Aufenthaltsortes im Ausland gemäß der Rom I-VO einzuhalten. Die getroffene Rechtswahl darf nicht zu einer Benachteiligung des Arbeitnehmers führen. Insofern ist ein Günstigkeitsvergleich zwischen den verschiedenen Regelungen vorzunehmen.

Komplizierter wird es, sobald der Arbeitnehmer im Rahmen seiner mobilen Arbeit für einen gewissen Zeitraum jeweils in unterschiedlichen Ländern tätig wird. Dann muss dezidiert geprüft werden, wo regelmäßig die Arbeit schwerpunktmäßig verrichtet wird. Kann ein solcher Schwerpunkt nicht festgestellt werden, so findet das Recht Anwendung, in dem sich die Niederlassung befindet, die den Arbeitnehmer eingestellt hat. Im Falle einer Beschäftigung bei einem Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland würde das deutsche Arbeitsrecht eingreifen.

Um als Arbeitgeber sicherzustellen, dass die geltenden Bestimmungen eingehalten werden, sollte durch vertragliche Regelungen – trotz der angestrebten Flexibilität – festgelegt werden, dass der Arbeitnehmer den Arbeitgeber über seinen Aufenthaltsort zu informieren hat. Da der Arbeitgeber je nach Aufenthaltsort des Arbeitnehmers möglicherweise mit, aus seiner Sicht, ungünstigen Regelungen konfrontiert sein kann, empfiehlt es sich in dem Zusammenhang die Länder festzulegen, in denen sich der Arbeitnehmer aufhalten darf und die jeweilige Aufenthaltsdauer vertraglich zu bestimmen. Gerade im Falle des Aufenthalts in Ländern außerhalb der EU können die Regeln erheblich abweichen, sodass darüber nachgedacht werden sollte, den Aufenthaltsort auf Mitgliedsstaaten der EU zu begrenzen. Andernfalls sollte insbesondere geprüft werden, ob eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis notwendig ist.

Zur praktischen Handhabung sollten zusätzlich im Rahmen einer gewährten „Workation“ Regelungen über die Dauer und Aufteilung von Arbeits- und Urlaubszeit, der Erreichbarkeit sowie der Kostenübernahme getroffen werden.

Sozialversicherungsrecht

Auch im Rahmen der Sozialversicherung gibt es beim grenzüberschreitenden mobilen Arbeiten einige Fallstricke, welche es zwingend zu vermeiden gilt. So ist vor der Umsetzung der mobilen Arbeit im Ausland vom Arbeitgeber zu klären, welches Sozialversicherungsrecht während der mobilen Arbeit im Ausland Anwendung findet und ob es ggf. zu einer Verschiebung des bisher anwendbaren Sozialversicherungsrechts kommt.

In der Sozialversicherung gilt der Grundsatz des Territorialitätsprinzips (auch Beschäftigungslandprinzip genannt). Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer grundsätzlich dem Sozialversicherungsrecht des Landes unterfällt, wo er seine Tätigkeit physisch ausübt. Hiervon kann es allerdings Ausnahmen geben.

Innerhalb der EU/EWR und der Schweiz gilt die Verordnung (EG) 883/2004, welche die jeweiligen Sozialversicherungssysteme der betroffenen Mitgliedstaaten koordiniert. Auch in Bezug auf das mobile Arbeiten findet diese Verordnung Anwendung. Durch die Verordnung wird geregelt, dass innerhalb der EU/EWR/Schweiz nur das Sozialversicherungssystem eines Landes zur Anwendung kommen kann. Eine Doppelversicherung ist dadurch grundsätzlich ausgeschlossen.

Blickt man auf sogenannte Drittstaaten, gibt es eine solche allumfassende Koordinierung nicht. Zwar hat Deutschland mit diversen Ländern ein Sozialversicherungsabkommen geschlossen; meist werden hierbei aber nur einzelne Zweige koordiniert. Mit vielen Ländern besteht aber auch kein Sozialversicherungsabkommen. Hierbei handelt es sich um sogenanntes vertragsloses Ausland. Sowohl bei Ländern mit Sozialversicherungsabkommen als auch beim vertragslosen Ausland kann nicht ausgeschlossen werden, dass es zu einer Doppelversicherungspflicht kommt, mit der Folge einer doppelten Beitragsbelastung sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers.

Mobile Arbeit innerhalb der EU/EWR/Schweiz

Wie bereits dargestellt, koordiniert die Verordnung (EG) 883/2004 das anwendbare Sozialversicherungsrecht bei mobiler Arbeit innerhalb der EU/EWR/Schweiz. Insbesondere regelt die Verordnung Grundsätze und Ausnahmen.

Auf Grund des enormen Trends zur mobilen Arbeit auch im Ausland und mittlerweile sogar der unausgesprochenen Forderung danach, mussten sich die zuständigen Sozialversicherungsbehörden wie die Einzugsstellen oder die DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland) neu positionieren und auf die neuen Gegebenheiten reagieren. So wurde u.a. seitens der EU-Verwaltungskommission in ihren Leitlinien zu Telearbeit klargestellt, dass Auslandstätigkeiten, die auf rein privater Veranlassung beruhen und nicht arbeitgebergesteuert sind (z.B. Workation) dennoch als Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinne bewertet werden können, wenn entsprechende Voraussetzungen erfüllt sind.

Eine wesentliche Neuerung stellt schließlich die seit dem 1. Juli 2023 geltende 49,99 %-Grenze für grenzüberschreitende Telearbeit dar. Auf Grundlage eines multilateralen Rahmenübereinkommens bei grenzüberschreitender Telearbeit wird es seither unter bestimmten Voraussetzungen ermöglicht, im Wohnstaat zwischen 25% und maximal 49,99% der Gesamtarbeitszeit in Form von Telearbeit zu erbringen und weiterhin dem Sozialversicherungsrecht des Mitgliedstaats zu unterfallen, in welchem der Arbeitgeber seinen Sitz hat. Voraussetzungen und Umsetzung bedürfen einer genauen Prüfung durch den Arbeitgeber sowie ein ordnungsgemäßes Tracking der Tätigkeitstage des Arbeitnehmers im Ausland. Als Nachweis wird eine entsprechende A1 Bescheinigung benötigt. Die Umsetzung begrüßen insbesondere Arbeitnehmer, die bis zur Einführung des Rahmenübereinkommens als Grenzpendler tätig waren. Wurden im ausländischen Home Office mehr als 25% der Gesamtarbeitszeit erbracht, fand grundsätzlich ein Wechsel in das ausländische Sozialversicherungsrecht statt. Dem wurde nun anhand des Rahmenübereinkommens entgegengewirkt, in dem es zulässig geworden ist, zwischen 25% und maximal 49,99% vom ausländischen Home Office im Rahmen von Telearbeit tätig zu werden, ohne dass das ausländische Sozialversicherungsrecht Anwendung findet. Insoweit gilt es jedoch zu beachten, dass diese Regelung nur für diejenigen Länder gilt, die das Rahmenübereinkommen unterzeichnet haben.

Mobile Arbeit in Drittstaaten, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen geschlossen hat

Im Falle der Erlaubnis der Ausübung von vorübergehender mobiler Arbeit aus einem Drittstaat, mit dem Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen geschlossen hat, sind nicht nur die abkommensrechtlichen Voraussetzungen zu prüfen, sondern auch nationales Recht, § 4 SGB IV sowie ausländische Rechtsvorschriften.

Am 01.01.2026 wurde das bisher für A1 Bescheinigungen geltende elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren gemäß § 106c SGB IV auf Antragsprozesse für Entsendebescheinigungen und Ausnahmevereinbarungen für Auslandstätigkeiten in Abkommensstaaten ausgeweitet. Bisherige papiergebundene Antragsverfahren sind damit auch bei vorübergehender mobiler Arbeit in Drittstaaten hinfällig geworden. Eine Ausnahme besteht dabei weiterhin bei Anträgen, die in den Zuständigkeitsbereich der DRV Bund fallen. Es ist davon auszugehen, dass auch hier in naher Zukunft auf das elektronische Antragsverfahren umgestellt wird.

Mobile Arbeit im vertragslosen Ausland

Mangels abkommensrechtlicher Vereinbarungen und Regelungen sollte arbeitgeberseitig vor Bewilligung der mobilen Arbeit im vertragslosen Ausland das jeweilige nationale Recht im In- und Ausland geprüft werden. Das Verfahren nach § 106c SGB IV gilt hierbei nicht, vielmehr müssen weiterhin Papieranträge bei der jeweils zuständigen Behörde gestellt werden.

Fazit Mobiles Arbeiten im Ausland

Sowohl mobiles Arbeiten innerhalb der EU/EWR/Schweiz als auch in einem Staat, mit dem ein Sozialversicherungsabkommen besteht oder im vertragslosen Ausland, bedarf vor der arbeitgeberseitigen Genehmigung zwingend einer grundlegenden Prüfung hinsichtlich Umsetzbarkeit, Umfang und Vereinbarkeit mit betriebsinternen Grundsätzen. Von einer stiefmütterlichen Behandlung der Thematik der Sozialversicherung bei grenzüberschreitender mobiler Arbeit wird dringend abgeraten, insbesondere mit Blick auf die rechtlichen Risiken und Rechtsfolgen, die eine falsche sozialversicherungsrechtliche Beurteilung des Arbeitnehmers während seiner mobilen Arbeit im Ausland auslösen können. Besonders hervorzuheben ist hier der Umstand, dass der Arbeitgeber (auch bei privat veranlasster mobiler Arbeit) für die ordnungsgemäße Verbeitragung des Arbeitnehmers im zuständigen Hoheitsgebiet verantwortlich ist und daher das volle Risiko trägt (Arbeitgeberhaftung).

Auch bei nur tageweisem mobilen Arbeiten im Ausland (z.B. im Rahmen der Workation) ist eine sorgfältige sozialversicherungsrechtliche Prüfung vorab und die Beantragung von entsprechenden Bescheinigungen, die das anwendbare Recht festlegen, notwendig. Unabhängig davon, ob die mobile Arbeit innerhalb der EU/EWR/Schweiz, in einem Drittstaat oder im vertragslosen Ausland erbracht wird, empfiehlt es sich ab Tag 1 einen Nachweis über das anwendbare Recht einzuholen und im Bedarfsfall, z.B. bei Kontrollen, vorlegen zu können.

Steuerrecht

Steuerrechtlich stellt sich ferner die Frage, ob der Arbeitnehmer sein Arbeitseinkommen im Falle der Tätigkeit im Ausland weiterhin in Deutschland oder im jeweiligen Zielland zu versteuern hat.

Grundsätzlich besteht nach § 1 Einkommenssteuergesetz (nachfolgend: „EStG“) eine unbeschränkte Steuerpflicht im Inland, wenn der jeweilige Arbeitnehmer im Inland einen Wohnsitz oder den gewöhnlichen Aufenthaltsort hat. Allerdings sind bei der steuerrechtlichen Bewertung etwaige Besonderheiten sowie ggf. Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den Einsatzländern zu beachten. Auch ist nach den rechtlichen Grundsätzen des jeweiligen Tätigkeitsortes zu bewerten, ob durch die jeweilige Tätigkeit eine steuerliche Betriebsstätte im Ausland begründet werden könnte. Auch die weitreichenden steuerrechtlichen Aspekte sollten konkret überprüft werden.

Fazit

Der Wunsch der Arbeitnehmer nach mehr Flexibilität in der Arbeitsplatzgestaltung ist insbesondere seit der Corona-Pandemie stetig gestiegen. Die Ermöglichung mobiler Arbeit bringt auch für die Arbeitgeberseite einige Vorteile mit sich. Allerdings besteht sowohl bei der Möglichkeit des mobilen Arbeitens im Inland als auch im Ausland ein hoher Prüfungs- und Abstimmungsbedarf.

Trotz diesem Streben nach steigender Flexibilität sollten die arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Grundsätze beachtet, im konkreten Fall überprüft und durch Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer gesichert werden. Hierfür ist nicht nur ein Blick auf die inländischen Rechtsgrundsätze, sondern auch auf die Rechtsgrundsätze des jeweiligen Tätigkeitsortes zu werfen. Dann können gemeinsame Regelungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer getroffen werden, die diese Aspekte beachten und die gegenseitigen Interessen nach Flexibilität und rechtssicherem Arbeiten wahren.