Mobility Radar – Ihre digitale Lösung bei grenzüberschreitenden Mitarbeitereinsätzen in Hinblick auf die Sozialversicherung

Insbesondere hat sich der Trend dahin entwickelt, dass Mitarbeiter nicht mehr ausschließlich arbeitgeberseitig bedingt im Ausland eingesetzt werden und dort ihre Arbeitsleistung vorübergehend oder für längere Zeiträume er­bringen, sondern dass die Auslandseinsätze auch immer mehr aus privater Motiva­tion heraus erfolgen. Vor allem auch in Zeiten des Fachkräftemangels und im Hinblick auf den immer mehr zunehmenden Wettbewerb auf dem Arbeitsmarkt ist das Angebot zur Tätigkeitserbringung im Ausland ein essentieller Bestandteil auch im Hinblick auf die Unternehmensattraktivität geworden.

So bestehen mittlerweile nicht mehr nur arbeitnehmerseitige Wünsche – wenn nicht sogar Forderungen – innerhalb von Deutschland remote tätig zu werden, sondern vom Ausland aus die Tätigkeit – z.B. im Anschluss an einen Urlaub – zu erbringen. Unabhängig davon, ob es sich nur um kurze Auslandseinsätze von wenigen Tagen oder Wochen handelt, regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten in zwei oder mehr Staaten beabsichtigt oder längerfristige Auslandstätigkeiten geplant sind, haben grenzüberschreitende Mitarbeitereinsätze eines gemeinsam: die Herausforderung aller damit einhergehenden Hürden und Risiken auf steuerlicher und recht­licher Seite als Arbeitgeber zu meistern und diesen gerecht zu werden. Dies stellt Unternehmen vor nicht unerhebliche Herausforderungen.

Insbesondere lauern auch bei nur kurzfristigen Auslandseinsätzen diverse Fallstricke, die im schlimmsten Fall zu empfindlichen Strafen oder Bußgeldern im jeweiligen Einsatzland führen können. Viele Länder berichten von massiven Ausweitungen von Kontrollen (so z.B. Österreich, Italien und Frankreich). Daher empfiehlt es sich jederzeit vorab zu prüfen, welche arbeitsrechtlichen, sozialversicherungsrechtlichen und steuerlichen Hürden zu beachten sind, um Compliance bei grenzüberschreitenden Mitarbeitereinsätzen zu wahren. Oftmals ist den Unternehmen gar nicht bekannt, vor welche Herausforderungen sie gestellt werden und was es im jeweiligen Tätigkeitsland zu beachten gilt.

Um Auslandseinsätze rechtssicher zu gestalten, sollten diese mithin mit ausreichendem zeitlichem Vorlauf einer vollumfänglichen Prüfung unterzogen werden. Je nach Einsatzland (EU/EWR/Schweiz oder Drittstaat) sind grundsätzlich immigrationsrechtliche, arbeitsrechtliche, sozialversicherungsrechtliche sowie steuerliche Risiken zu prüfen.

Sicherstellung der Unternehmen-Compliance durch das eigens entwickelte Mobility Radar

Gerade bei Unternehmen, die international aufgestellt sind und eine Vielzahl von Mitarbeitern grenzüberschrei­tend beschäftigen oder private veranlasste Auslandstätigkeiten bewilligen, ist es oftmals sehr schwierig, einen Überblick über die Gesamtsituation zu behalten.

Auf Grund der Nähe zum Mandanten und dadurch dieser Problematik bewusst, wurde von RÖDL der
Mobility Radar als digitale Lösung für maximale Transparenz und Komfort entwickelt, um die Einhaltung von Tax und Social Security Compliance der Unternehmen bei grenzüberschreitenden Mitarbeitereinsätzen zu gewährleisten. Dabei stand im Fokus, dem Nutzer des Mobility Radars (insbesondere der HR-Abteilung) auf einen Blick in einfacher, komfortabler Weise einen Überblick darüber zu verschaffen, ob anstehende Einsätze rechtssicher gestaltet sind, ob bereits stattfindende Einsätze noch jeglichem Compliance-Standard entspre­chen oder ob Handlungsbedarf besteht. Auch der Arbeitnehmer als Nutzer des Mobility Radars erhält eine einfache und übersichtliche Möglichkeit, grenzüberschreitende Arbeitstage einzupflegen und zu überwachen. Das Mobility Radar bietet dabei eine maximale Transparenz über sämtliche unternehmensinterne Auslands­einsätze in den Bereichen Steuern (insbesondere Betriebsstätten) und Sozialversicherung.

Modul Sozialversicherung

Neben den Modulen Betriebsstätte und Lohnsteuer beinhaltet das Mobility Radar auch das Modul Sozialver­sicherung (Modul 3) – ein wichtiger rechtlicher Themenkomplex im Kontext grenzüberschreitende Mitarbei­tereinsätze.

Durch Befüllung von hinterlegten Fragebögen und Checklisten durch die Personalverantwortlichen des Unternehmens ermittelt der Mobility Radar zum Einen, welcher A1 Antrag bei Einsätzen innerhalb der EU/EWR und der Schweiz einschlägig ist und trackt daneben die Gültigkeit bereits ausgestellter und gültiger A1 Bescheinigung der jeweiligen Mitarbeiter.

Oftmals ist die Abgrenzung von klassischen Entsendungen im Rahmen von Art. 12 der Verordnung (EG) 883/2004 und der Ausübung einer Tätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten gemäß Art. 13 der Verordnung (EG) 883/2004 schwierig. Der Mobility Radar schafft dabei Klarheit und hilft dem Unternehmen, den einschlägigen A1-Antrag bzw. die einschlägige Rechtsgrundlage zu ermitteln.

Daneben erfolgt durch ein zusätzlich integriertes Tracking-System ein automatischer Hinweis an das Unter­nehmen, wenn A1 Bescheinigungen von Mitarbeitern demnächst ablaufen oder keine gültige Beschei­nigung mehr vorliegt, damit die HR-Abteilung des Unternehmens entsprechend kurzfristig reagieren kann. Diese Funktion ist besonders vorteilhaft, da sich das Unternehmen darauf verlassen kann, dass durch das Mobility Radar durchgängig die Compliance überwacht und sichergestellt wird.

Durch das Modul 3 des Mobility Radars werden Handlungsbedarfe sofort registriert, identifiziert und an das Unternehmen/HR-Abteilung übermittelt. Dabei werden auch Hinweise an die jeweiligen Arbeitnehmer über­mittelt, sollte es z.B. einer Aktualisierung des Reisekalenders bedürfen oder Informationen fehlen.  So ist auf einen Blick durch farbliche Markierung im Dash-Board ersichtlich, bei welchen Auslandseinsätzen ggf. reagiert werden muss (z.B. wegen zeitnahem Ablauf der A1 Bescheinigung, Handlungsbedarf wegen Wechsel von Entsendung auf Mehrfachbeschäftigung, oder gar eine fehlende A1 Bescheinigung bei Länderwechsel).

Komplexere Sachverhalte identifiziert Modul 3 des Mobility Radars ebenfalls und gibt dabei einen automa­tischen Hinweis auf mögliche sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen verbunden mit dem automatischen Angebot zur weitergehenden Unterstützung und Beratung für den jeweiligen Spezialfall durch RÖDL.

Das entwickelte Dashboard bietet dabei einen umfassenden Länderüberblick über den unternehmensindi­viduellen Sozialversicherungsstatus einzelner Mitarbeiter innerhalb der EU/EWR und Schweiz und gewähr­leistet einen schnellen und zuverlässigen Blick darauf, in welchen Ländern ggf. compliancebedingter Hand­lungsbedarf besteht. Durch das automatische und kontinuierliche Monitoring und Tracking der Auslandsak­tivitäten wird es den zuständigen HR-Abteilungen ermöglicht, kurzfristig zu reagieren.

Der Mobility Radar ist daher gerade im Hinblick auf die immer dynamischer werdende Arbeitswelt ein Instru­ment mit vielen Vorzügen und erleichtert es den Unternehmen, den sozialversicherungsrechtlichen und steuer­lichen Anforderungen gerecht zu werden. Der Mobility Radar besticht insbesondere durch seine einfache und unkomplizierte Bedienung und sein aussagekräftiges Dashboard, das sämtliche Mitarbeitereinsätze im Blick behält.