Modernisierung der Betriebsprüfung: Warum ein wirksames Tax CMS Vorteile bringt

Die Betriebsprüfung soll sich im Rahmen eines sogenannten kooperativen Ansatzes grundlegend verändern: planbar, schnell und digital werden. Voraussetzung hierfür ist ein wirksames Tax Compliance Management System (Tax CMS).

Mit der Experimentierklausel § 38 EGAO eröffnet die Finanzverwaltung neue Wege für alternative Prüfungsmethoden. Auf Antrag des Steuerpflichtigen prüft die Finanzverwaltung, ob ein wirksames Tax CMS implementiert ist. Dieses kann dann in künftigen Außenprüfungen zu Prüfungserleichterungen führen – ein Novum in der steuerlichen Praxis. Das Modell setzt auf mehr gegenseitiges Vertrauen, Transparenz und Eigenverantwortung.

Was ein wirksames Tax CMS leisten muss

Ein Tax CMS dient der Steuerkontrolle und der Erfüllung aller steuerlichen Verpflichtungen. Orientierung zu den benötigten Kernelementen eines wirksamen Tax CMS geben Standards, wie der IDW PS 980. Der Fokus liegt hierbei auf den operativen steuerlichen Prozessen und der Risikomitigation. Steuerliche Risiken sind durch geeignete Grundsätze, Kontrollen und Maßnahmen zu identifizieren, analysieren und abzusichern, deren Wirksamkeit sich in einer regelmäßigen Durchführung, Dokumentation und Überwachung zeigt. In der Praxis zeigt sich, dass der Operationalisierung und Digitalisierung des Tax CMS eine bedeutende Rolle zuzuordnen ist.

Digitalisierung als Erfolgsfaktor

Komplexe Aufgaben wie Massendatenanalysen, Workflowsteuerung der einzelnen Maßnahmen oder Steuerkontrollen sind ohne digitale Unterstützung kaum praktikabel umsetzbar. Durch ein digital unterstütztes Tax CMS werden automatisierte Prüfungen, zeitnahe Reports und eine strukturierte Dokumentation ermöglicht.

Das bedeutet Transparenz und Effizienz. Tools wie der TC Navigator® von Rödl schaffen durch digitale Kontroll- und Risikomatrizen eine belastbare Struktur. Jede Steuerart lässt sich individuell abbilden und eine integrierte Fristenüberwachung verstärkt die Verlässlichkeit. Der TC Navigator® arbeitet auf SharePoint-Basis, ist international adaptierbar und lässt sich über Excel hinaus dynamisch nutzen. Er gestaltet das Tax CMS alltagstauglich und effizient, um steuerliche Risiken dokumentieren und revisionssicher in einem Aufgabenmanagement monitoren und reporten zu können.

Strategievorteil durch ein digitales Tax CMS

Wer frühzeitig auf ein digital gestütztes und wirksam implementiertes Tax CMS setzt, profitiert nicht nur in der Kommunikation mit der Finanzverwaltung. Vielmehr werden Unternehmenssteuerungen robuster, Risiken frühzeitig erkannt und Haftungsfallen vermieden. Die Betriebsprüfung der Zukunft belohnt nicht nur formale Ordnung, sondern auch die wirksame Kontrolle. Unternehmen, die dies erkennen, sichern sich einen nachhaltigen Vorteil.

Internationaler Blick: Tax CMS in den Niederlanden, Österreich und Italien

Niederlande – Horizontal Monitoring als Vorreiter

Die Niederlande gelten als Vorreiter in der kooperativen Compliance. Das sogenannte „Horizontal Monitoring“-Modell basiert auf einer freiwilligen Vereinbarung zwischen Unternehmen und Finanzbehörde. Dabei verpflichten sich Unternehmen zur Einrichtung eines internen Steuerkontrollsystems (Tax Control Framework) in Abstimmung mit der Finanzverwaltung.

Österreich – Pilotprojekt Kooperative Compliance

In Österreich existiert seit 2019 das „begleitende Kontrollverfahren“ (§ 153a BAO), das großen Unternehmen (ab 40 Mio. Euro Umsatz) offensteht. Es ersetzt die klassische Betriebsprüfung durch eine kontinuierliche Kontrolle auf Basis eines intern implementierten steuerlichen Kontrollsystems (SKS). Der österreichische Gesetzgeber verlangt dafür ein strukturiertes, risikoorientiertes System mit dokumentierten Prozessen und regelmäßiger interner Überprüfung.

Italien – Gesetzlich verankertes Compliance-Modell

Seit 2015 können große Unternehmen in Italien am Modell der cooperative compliance teilnehmen (Art. 3-bis DLgs. 128/2015), sofern sie ein wirksames Steuerkontrollsystem vorweisen. Voraussetzung sind strukturiertes Reporting und eine enge Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung, die Aufbau und Wirksamkeit des Systems regelmäßig überprüft.

Diese Entwicklungen zeigen: Die internationale Tendenz geht klar in Richtung Vertrauensmodell – aber nur auf Basis nachweislich wirksamer Compliance-Strukturen. Unternehmen mit einem digitalen und wirksamen Tax CMS sind auf diesem Weg einen entscheidenden Schritt voraus.

Checkliste „Bitte beachten Sie”

• Werden steuerliche Risiken regelmäßig und systematisch bewertet?
• Existieren dokumentierte (und ggf. automatisierte) Kontrollmechanismen mit klaren Zuständigkeiten?
• Nutzen Sie digitale Tools zur Steuerung und Überwachung?
• ​Ist Ihr System prüfungsfähig und revisionssicher dokumentiert?

Empfehlungen für die Praxis

1. Frühzeitig handeln: Stellen Sie rechtzeitig einen Antrag auf Prüfung Ihres Tax CMS nach § 38 EGAO.
2. Digital umsetzen: Integrieren Sie spezialisierte Tools zur effizienten Steuerungsunterstützung.
3. Verantwortung stärken: Schulen Sie Mitarbeitende regelmäßig und praxisnah.
4. Systematisch prüfen: Führen Sie mindestens quartalsweise Risikoanalysen durch.
5. Tax CMS aktiv leben: Verankern Sie Ihr Tax CMS im operativen Tagesgeschäft.​ ​