Neues BEW-Merkblatt seit 01.01.2026: Transparentere Regelungen – steigender Dokumentations- und Beratungsbedarf

Details können sie hier „Finanzierung der Wärmewende: Investitionshochlauf und gesicherter Haushalt 2026 | RÖDL“ nachlesen.

Was ist neu gegenüber den bisherigen Merkblättern?

Projektänderungen wie Aufstockungen, Reduzierungen oder Ausgabenverschiebungen, zu denen früher Rückfragen beim BAFA erforderlich waren, sind nun transparent im Merkblatt veröffentlicht:

• Aufstockungen sind grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Zuwendungsbescheids möglich. Sofern neue oder wesentlich geänderte Ausgabenpositionen hinzukommen, können Aufstockungen unter hohen Voraussetzungen auch nach Bestandskraft des Zuwendungsbescheids beantragt werden. Kostensteigerungen sind explizit kein hinreichender Grund für eine Aufstockung. Wird ein Antrag in Modul 2 aufgestockt, ist für diese Maßnahmen kein zusätzlicher Antrag in Modul 1 (Leistungsphasen 2 bis 4) zulässig.
• Soll der geplante Leistungsumfang reduziert werden, so ist dies mitzuteilen. Eine Reduzierung ist nur innerhalb des Bewilligungszeitraumes bzw. vor Abgabe des Verwendungsnachweises möglich. Eine Reduzierung kann zum Beispiel dann sinnvoll sein, um die reduzierten Leistungen zu einem späteren Zeitpunkt in einen neuen Antrag wieder zu beantragen.
• Bei Einsparungen in einzelnen Ausgabepositionen des Finanzierungsplans dürfen die Fördermittel in gleicher Höhe umgeschichtet werden. Dabei ist zu beachten, dass die Überschreitung der einzelnen Ausgabenpositionen maximal 20 % betragen darf und dies ausschließlich bezogen auf das jeweilige Förderjahr gilt. Eine Überschreitung um mehr als 20 % ist nur mit Zustimmung des BAFA möglich. Verschiebungen in andere Förderjahre sind nicht ohne Weiteres zulässig und erfordern ebenfalls eine entsprechende Beantragung vorab.

Aufstockungen, Reduzierungen und Ausgabenverschiebungen sind durch das Hochladen eines formlosen Schreibens über die Upload-Seite zu beantragen. Aufstockungen und Ausgabenverschiebungen können nur erfolgen, sofern die Hausmittel dafür ausreichend sind.

Auch Konstellationen mit mehreren Antragstellern sowie Umstrukturierungen – etwa bei Zweckverbänden oder bei Gesellschaftswechseln – werden explizit im neuen Merkblatt adressiert. Dabei zu beachten ist, dass bei mehreren Netzbetreibern und Antragstellern, eine gemeinsame Erklärung beizufügen ist, dass das Wärmenetz wie beantragt (um-)gebaut und mindestens 10 Jahre gemeinsam betrieben wird.

Modul 2 und 3

Insbesondere die Antragstellung für Modul 2 wird für Versorger zunehmend relevanter. Vor dem Hintergrund der jüngsten Änderungen zur Überlappung von Maßnahmenpaketen im Rahmen von BEW-Modul 2 (Details hierzu beschrieben in: BEW Modul 2: Neue Möglichkeiten durch überlappende Maßnahmenpakete | RÖDL) werden neue Spielräume in der Planung und Umsetzung der definierten Maßnahmen ermöglicht.

Für jedes Maßnahmenpaket in Modul 2 ist eine eigene Wirtschaftlichkeitslückenberechnung (WLB) zu erstellen. Ergänzend ist eine Gesamt-WLB für das gesamte Projekt vorzulegen.

In Hinblick auf diese Vielzahl an erforderlichen Wirtschaftlichkeitslückenberechnungen schafft das neue BEW-Merkblatt Klarheit. Es präzisiert die Bestimmungen zu Modul 2 und stellt eine deutlich strukturiertere Anleitung zur Verfügung. Zu den wesentlichen Neuerungen zählen insbesondere:

• die Erweiterung des Betrachtungszeitraums für die Berechnung von 30 auf 35 Jahre sowie
• erweiterte Regelungen für Konstellationen mit mehreren Antragstellern.

In dem neu veröffentlichten Merkblatt wurde die Liste der förderfähigen Komponenten in Modul 2 und 3 erheblich erweitert und mit neuen Begriffsbestimmungen hinterlegt. Dies soll Interpretationsspielräume reduzieren und schafft Transparenz für Antragsteller.

In Bezug auf Modul 3 ist hervorzuheben, dass ab dem 01.01.2026 für Modul 3 Anträge ohne zugrunde liegenden Transformationsplan kein Förderanspruch besteht.

Verwendungs- und Zwischennachweise: Mehr Struktur und höhere Anforderungen an die Dokumentation

Von besonderer praktischer Relevanz ist die deutliche Präzisierung der Verwendungsnachweisführung, die für Versorger zunehmend an Bedeutung gewinnt. Während frühere Merkblätter in diesem Punkt vergleichsweise allgemein gehalten waren, beschreibt das neue BEW-Merkblatt nun detaillierter, welche Unterlagen, Nachweise und Erläuterungen erforderlich sind und zu welchem Zeitpunkt diese einzureichen sind. Neben den zahlenmäßigen Nachweisen gewinnen insbesondere inhaltliche und technische Begründungen an Bedeutung. Ziel ist es, die förderkonforme Umsetzung der Maßnahmen transparent und prüfbar darzustellen.

Abweichungen vom ursprünglichen Kosten- oder Maßnahmenplan – etwa durch Ausgabenverschiebungen oder projektbedingte Anpassungen – müssen im Verwendungsnachweis nachvollziehbar erläutert und, sofern erforderlich, vorab genehmigt worden sein. Eine durchgängige und konsistente Dokumentation über den gesamten Projektzeitraum wird damit zum entscheidenden Erfolgsfaktor.

Zudem steigen die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der eingereichten Unterlagen. Insbesondere die Vergabedokumentation wird nun zu einem verpflichtenden Bestandteil der Verwendungsnachweise aller Module und ist auf Anforderung durch das BAFA vorzulegen. Damit gewinnt die strukturierte und in sich schlüssige Dokumentation von Rechnungen, Zahlungsnachweisen und technischen Unterlagen weiter an Bedeutung. Für Antragsteller bedeutet dies, dass der Verwendungsnachweis nicht erst am Projektende beginnen sollte, sondern frühzeitig in die Projektorganisation integriert werden muss, um Verzögerungen, Rückfragen oder Rückforderungsrisiken zu vermeiden.

Fazit: Transparenz bei gleichzeitig steigendem Beratungsbedarf

Insgesamt zeigt sich, dass das neue BEW-Merkblatt zwar Transparenz schafft und Interpretationsspielräume reduziert, gleichzeitig jedoch die Anforderungen an Planung, Steuerung und Dokumentation der Projekte deutlich steigen. Die klareren Vorgaben führen zu mehr Verbindlichkeit, lassen aber weniger Spielraum für kurzfristige Anpassungen oder nachträgliche Korrekturen.

Projektänderungen im Rahmen der BEW sollten künftig stets wohlüberlegt und strategisch geplant werden. Zwar sind Aufstockungen, Reduzierungen und Umschichtungen grundsätzlich möglich, sie sind jedoch an klare Vorgaben geknüpft und können weitreichende Auswirkungen auf den Förderbescheid, den Förderumfang und den Projektzeitplan haben.

Insbesondere bei Umschichtungen von Kostenpositionen oder Projektbestandteilen ist sorgfältig zu prüfen, in welchem Umfang diese zulässig sind und welche Auswirkungen sie auf die Förderfähigkeit einzelner Maßnahmen haben. Änderungen sollten daher immer vorab bewertet und – sofern erforderlich – mit dem Fördermittelgeber abgestimmt werden.

Die Komplexität steigt deutlich, wenn mehrere Gesellschaften gemeinsam einen BEW-Antrag stellen. In diesen Fällen sind nicht nur die förderrechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten, sondern auch gesellschaftsübergreifende Abhängigkeiten, vertragliche Konstrukte, interne Leistungsverrechnungen sowie die jeweiligen Auszahlungsmodalitäten.

Zudem gewinnt die laufende und lückenlose Projektdokumentation weiter an Bedeutung. Änderungen, Entscheidungsgrundlagen und Umsetzungen müssen während der gesamten Projektlaufzeit nachvollziehbar dokumentiert werden, um die Förderkonformität jederzeit nachweisen zu können.

Für die Praxis bedeutet das: Aufstockungen sollten frühzeitig und mit Blick auf die Gesamtstrategie geplant werden. Reduzierungen und Verschiebungen sollten möglichst früh erkannt und berücksichtigt werden, um unnötige Risiken zu vermeiden und das Förderpotenzial der BEW-Mittel optimal auszuschöpfen.

Für Antragsteller bedeutet dies, dass Förderprojekte von Beginn an noch strukturierter aufgesetzt und während der gesamten Laufzeit eng begleitet werden müssen. Insbesondere bei komplexen Projektstrukturen, mehreren beteiligten Gesellschaften oder geplanten Projektänderungen steigt der Bedarf an fachlicher, förderrechtlicher und strategischer Beratung spürbar. Nur so lassen sich Risiken minimieren und die Fördermittel effizient und regelkonform ausschöpfen.

Haben Sie Fragen zu den genannten Themen, zur Anwendung des neuen BEW-Merkblatts oder zur optimalen Förderstrategie für Ihre Wärmenetzprojekte?

Wir beraten Sie gerne zu allen Aspekten der Transformation und begleiten Sie bei der förderkonformen Finanzierung und Umsetzung Ihres Projekts.

Aus dem Newsletter „Stadtwerke Kompass“