Feststellungen des Bayerischen Obersten Rechnungshofs: Drittmittel bei Bayrischen Universitäten

Drittmittel und Verwendungsnachweise weiter im Fokus

Nicht nur in Bayern, sondern bundesweit sind Drittmittel ein Dauerbrenner. Themen wie steuerliche und beihilferechtliche Einordnung, die dazugehörige Ergebnisermittlung sowie die Verwendung von Overheads und Gewinnen bleiben komplex und sind oftmals nicht ausgereift. Zuletzt ergaben sich Fragestellungen zum Ansatz von Abschreibungen in bestimmten Zuwendungskonten. Die Vielzahl von unterschiedlichen Regelungen zum Ansatz von direkten Kosten und Gemeinkosten erhöht die Komplexität weiter.

Ergebnisse aus Bayern

Der Bayerische Oberste Rechnungshof hat im Jahresbericht 2026 die Durchführung von Drittmittelprojekten an Hochschulen geprüft. Gegenstand war eine Prüfung an vier staatlichen Hochschulen durch den ORH gemeinsam mit den Staatlichen Rechnungsprüfungsämtern Bayreuth und Regensburg.

Im Fokus standen die Annahme und Verwendung von Drittmitteln, die Bewirtschaftung eingeworbener Mittel, die Analyse von Drittmittelprozessen hinsichtlich Risiken sowie das administrative Prozessmanagement. Prüfungsmaßstab waren unter anderem der EU-Unionsrahmen für staatliche Beihilfen zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation, Art. 12 BayHIG, sowie die bayerischen Verwaltungsvorschriften zur Annahme und Verwendung von Mitteln Dritter an Hochschulen. (Bayerischer Oberster Rechnungshof)

Die finanzielle Bedeutung ist erheblich: Drittmittel machten 2023 nach Darstellung des ORH rund ein Viertel der Gesamteinnahmen der bayerischen Hochschulen aus. Zwischen 2016 und 2023 stiegen die Drittmitteleinnahmen bayernweit im Durchschnitt um 36 % auf über 1,6 Mrd. €. Die vier geprüften Hochschulen hatten im Schnitt der letzten Jahre Drittmitteleinnahmen von über 200 Mio. €.

Zentrale Feststellungen des ORH

Besonders deutlich wird der Handlungsbedarf bei Projekten privater Drittmittelgeber. Der ORH weist darauf hin, dass Hochschulen bei der Einwerbung privater Drittmittel von Unternehmen regelmäßig in Wettbewerb zu anderen Marktteilnehmern treten. Beihilferechtlich müssen wirtschaftliche und nichtwirtschaftliche Tätigkeiten getrennt werden. Wirtschaftliche Leistungen sind zu Marktpreisen oder, wenn kein Marktpreis vorhanden ist, unter Berücksichtigung sämtlicher Kosten zuzüglich eines angemessenen Gewinnzuschlags anzubieten.

In den 34 untersuchten Projekten privater Drittmittelgeber stellte der ORH erhebliche Kalkulationsmängel fest: In 27 Projekten waren keine Personalkostenanteile der Projektverantwortlichen angesetzt, 16 Projekte enthielten keinen Gemeinkostenzuschlag, 13 Projekte keinen erkennbaren Gewinnzuschlag und bei 29 Projekten fehlte die Nachkalkulation. In zwei Fällen wurden interne Kalkulationen gegenüber privaten Auftraggebern offengelegt.

Hinzu kamen Schwächen in der Aktenführung und Digitalisierung. Keine der geprüften Hochschulen nutzte ein zentrales Dokumentenmanagement, das alle relevanten Projektunterlagen über den gesamten Drittmittelzyklus hinweg erfasste. Der ORH stellte parallele elektronische und papiergebundene Ablagestrukturen, fehlende Schnittstellen, nicht prozessübergreifend eingesetzte Software und eigenentwickelte Excel- bzw. Datenbanklösungen als Insellösungen fest.

Auch die personelle Ausstattung wurde als Risikofaktor sichtbar. Nach Angaben der Hochschulen sei es schwierig, qualifizierte Fachkräfte in der Drittmittelbewirtschaftung zu gewinnen und zu halten. Teilweise waren einzelne Beschäftigte zugleich für steuerliche Angelegenheiten, Haushaltsreferat und Controlling zuständig. Die betroffenen Hochschulen führten veraltete Kalkulationsschemata, verspätete steuerliche Meldungen und unterlassene Nachkalkulationen auch auf diese Überlastung und Personalfluktuation zurück.

Risikomanagement: noch kein belastbarer Standard

Der ORH hebt hervor, dass öffentliche und private Drittmittel komplexen Regularien unterliegen. Verstöße können Rückzahlungen, Buß- und Zwangsgelder oder sogar Strafverfahren nach sich ziehen. Als Beispiel nennt der Bericht einen finanziellen Schaden von 460.000 € bei einer geprüften Hochschule aus einem länderübergreifenden EU-Forschungsprojekt, nachdem die EU-Kommission bereits verausgabte Fördermittel zurückforderte und die Projektpartner gesamtschuldnerisch hafteten.

Besonders gravierend ist der Befund, dass keine der untersuchten Hochschulen über ein risikoorientiertes Prozessmanagement beim Umgang mit Drittmitteln verfügte. Zwar erkannten die Verantwortlichen die Notwendigkeit, standen aber nach den Feststellungen des ORH allenfalls am Anfang der Umsetzung. Einzelne Hochschulen hatten Arbeitskreise, Risiko-Matrizen, IT-gestütztes Controlling oder den Aufbau einer Internen Revision geplant; ein durchgehend etabliertes System bestand jedoch nicht.

Bewertung und praktische Einordnung

Für Hochschulen, Universitätsklinika und außeruniversitäre Forschungseinrichtungen ist der Bericht vor allem deshalb relevant, weil er Drittmittel nicht nur als Forschungsfinanzierung, sondern als Governance-, Kalkulations- und Compliance-Thema behandelt. Die zentrale Botschaft lautet: Drittmittel dürfen den Grundhaushalt nicht verdeckt belasten. Wo Hochschulen wirtschaftliche Leistungen für private Auftraggeber erbringen, müssen Vollkosten, Gemeinkosten und ein angemessener Gewinnzuschlag methodisch sauber abgebildet werden.

Der ORH formuliert insoweit klar, dass die Prüfergebnisse eine Verbesserung der Kalkulationen erforderlich machen, um die Vollkostendeckung bei privatwirtschaftlichen Leistungen sicherzustellen. Das Risiko besteht darin, dass staatliche Ressourcen nicht oder zu gering verrechnet werden und Hochschulen dadurch Leistungen an Unternehmen aus staatlichen Mitteln bezuschussen. Entgangene Einnahmen fehlen dann für staatliche Pflichtaufgaben in Lehre und Forschung.

Praktisch sind die folgenden Bereiche betroffen:

1. Trennungsrechnung: Wirtschaftliche und nichtwirtschaftliche Tätigkeiten müssen sachgerecht getrennt werden. Das betrifft Finanzierung, Kosten, Erlöse, Ressourceninanspruchnahme und Dokumentation.
2. Vollkostenrechnung: Projektverantwortliche, wissenschaftliches Personal, Verwaltung, Infrastruktur, IT, Räume, Geräte, Energie, Recht, Finanzen, Steuern und Projektadministration müssen für Zwecke des Steuerrechts und der Beihilfe verursachungsgerecht einbezogen werden. Reine Einzelkostenkalkulationen reichen bei wirtschaftlichen Projekten regelmäßig nicht aus.
3. Beihilferecht: Nicht kostendeckende Preise können als verdeckte Begünstigung privater Auftraggeber wirken. Der ORH verweist ausdrücklich auf das Risiko von Konkurrentenklagen und Rückzahlungen. (Bayerischer Oberster Rechnungshof)
4. Steuern und Umsatzsteuer: Die steuerliche Einordnung muss früh im Projektprozess erfolgen. Der ORH nennt verspätete steuerliche Meldungen ausdrücklich als Folge personeller und organisatorischer Defizite. Aus unserer Erfahrung kann schon die Einordnung schwierig sein.
5. Neben den Feststellungen des ORH sehen wir den Fokus auch auf der richtigen Abrechnung von Projekten gegenüber den Zuwendungsgebern. Hier muss eine klare Struktur vorgegeben werden und interne Kontrollen eingefügt werden, um Rückforderungen zu reduzieren.

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