Out of Scope, Out of Budget, Out of Control? Was IT-Projekte aus der Spur bringt – und wie man sie zurückholt

Schließlich sind sie Voraussetzung für Innovation und Wettbewerbsfähigkeit sowie ein zentrales Element der strategischen Weiterentwicklung.

Bei der Planung und Verantwortung solcher Projekte geht es daher um mehr als nur um Softwarelösungen und die Investitionssummen liegen nicht gerade selten im sechs- bis achtstelligen Bereich. Doch ebenso hoch wie die Budgets ist hierbei auch das Risiko: „Out of Time“, „Out of Budget“ oder „Out of Scope“ ist nicht nur ärgerlich, sondern kann auch erhebliche wirtschaftliche Schäden bedeuten. Dabei sind die potenziellen Ursachen für das Überschreiten von Budget und Zeitplänen oder das mehrfache Verschieben vom Go-Live oftmals bekannt und dennoch bleiben die Warnzeichen allzu häufig unbeachtet, bis es zu spät ist. Denn meist geraten Projekte nicht über Nacht in Schieflage. Sie kippen sukzessive, beispielsweise weil die Kommunikation stockt, Zuständigkeiten verwässern oder vertragliche Grundlagen nicht mehr zum tatsächlichen Projektverlauf passen. Manchmal werden auch Erwartungen nie explizit formuliert oder erst dann, wenn sie unerfüllt bleiben.

Um solche Projekte frühzeitig abzusichern und wieder „auf Kurs“ zu bringen, ist ein ganzheitliches Verständnis von IT, den rechtlichen Rahmenbedingungen und viel Erfahrung in Projektorganisation erforderlich.

Mit ResIQ bietet RÖDL ein interdisziplinäres Beratungsangebot aus Rechts- und IT-Beratung, das diese Aspekte vereint und IT-Projekte so von der Vorbereitung über die Umsetzung bis zur Absicherung der vertraglichen Details über alle Ebenen hinweg umfassend begleiten kann – oder auch dort ansetzt, wo der Handlungsspielraum bereits eingeschränkt ist.

Viele Projekte starten mit eigentlich klaren Ambitionen, basieren aber auf vagen Grundlagen. Zwar werden Verträge meist zu Beginn verhandelt, danach aber oftmals vergessen oder erst dann wieder herangeholt, wenn es bereits die ersten Probleme gibt. Die Rollen zwischen Kunde und Dienstleister werden definiert, aber nicht gelebt. Change Requests entstehen im Projektverlauf häufig nebenbei und die Anforderungen verändern sich stetig, allerdings ohne ein mitwachsendes Vertragswerk. Risiken werden wiederum oft erst dann adressiert, wenn sie bereits eingetreten sind.

Genau hier setzen wir an: als Beratungspartner auf Entscheiderhöhe. Und dabei nicht als Kontrollinstanz, sondern als Instanz für Orientierung. Denn sowohl bei Projektbeginn, in der Umsetzungsphase als auch nach kritischen Meilensteinen: Das Ziel ist nie die lückenlose Überwachung, sondern immer die strukturelle Handlungsfähigkeit.

Typische Stolpersteine wie unklare Verantwortlichkeiten, fehlende Dokumentation oder unrealistische Zeit und Budgetplanungen werden so erkannt und durch vorausschauende Vertragsgestaltung, transparente Kommunikation und realistische Projektplanung aber auch -umsetzung gezielt entschärft. Durch das Zusammenspiel unserer Geschäftsfelder geschieht dies dabei immer mit einem juristischen Blick in Kombination mit tiefem Verständnis für IT-Prozesse.

In kritischen Phasen kommt es dann weniger auf rechtliche Drohkulissen an, sondern auf Pragmatismus. Die Erfahrung zeigt: Viele Konflikte lassen sich auflösen, wenn Transparenz über den wirklichen Projektstatus, die Vertragssituation und die tatsächliche Leistung geschaffen wird. Nicht um Recht zu behalten, sondern um das Projekt zurück „auf die Spur“ zu bringen, denn nur so können daraus klare nächste Schritte abgeleitet werden.

Schließlich lassen sich Projekte nicht immer linear durchsteuern, jedoch lösungsorientiert absichern. Denn am Ende hängt der Projekterfolg nicht von der Technologie ab, sondern von der Qualität der getroffenen Entscheidungen.