Senior Associate
Fachanwältin für Vergaberecht, Rechtsanwältin
Projektträgerwechsel im Breitbandförderprogramm: Jetzt Vergabepraxis prüfen und Risiken vermeiden
- Fördermittelprüfung und Dokumentationspflicht
- Vergaberechtliche Anforderungen und Bindefristen
- Projektträgerwechsel zu aconium – Übergangsphase
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Mit Beginn des Jahres 2026 übernimmt die aconium GmbH die bundesweite Projektträgerschaft im Breitbandförderprogramm des Bundes. Damit endet die bisherige Zuständigkeit der PwC GmbH WPG für mehrere Bundesländer.
Im Zuge der organisatorischen Umstellung kann es zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Fördervorgängen kommen – etwa durch die Neuzuordnung von Ansprechpartnern oder die Übernahme laufender Vorgänge in die Prüfprozesse von aconium. Umso wichtiger bleiben eine saubere und lückenlose Dokumentation und Nachweisführung. Wer hier nicht vorbereitet ist, riskiert nicht nur Zeitverlust, sondern auch Fördermittel.
Rechtliche Rahmenbedingungen bleiben bestehen
Die rechtlichen Grundlagen, insbesondere die Gigabit-Richtlinie 2.0, die Bundeshaushaltsordnung und die Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid, gelten weiterhin unverändert.
Allerdings lässt sich aus den Leitfäden und Anwendungshilfen der aconium eine vergleichsweise stärkere technische Ausrichtung ableiten. Die technische Dokumentation könnte künftig noch stärker im Fokus der Prüfung stehen und faktisch mit erhöhten Anforderungen einhergehen, sowohl bei der Mittelanforderung als auch bei der Verwendungsnachweisprüfung.
Vergaberechtliche Dokumentation: Fördermittel sichern durch saubere Aktenführung
Die vergaberechtliche Dokumentation ist ein zentraler Bestandteil der Fördermittelprüfung. Die Fördermittelprüfung steht und fällt daher mit der Qualität der Vergabeakte. Nach § 8 VgV sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend in Textform zu dokumentieren. Diese Dokumentation muss alle wesentlichen Entscheidungen und deren Begründungen enthalten – von der Wahl der Verfahrensart über die Zuschlagskriterien bis hin zur Angebotswertung und Zuschlagserteilung.
Die Gigabit-Richtlinie 2.0 und die Nebenbestimmungen sehen vor, dass nur vollständig dokumentierte und prüffähige Ausgaben als zuwendungsfähig anerkannt werden. Mängel in der Vergabeakte, etwa fehlende Zuschlagskriterien oder unklare Wertungssysteme, können zu Fördermittelkürzungen oder sogar Rückforderungen der vollständigen Förderung führen und sind daher in jedem Fall zu vermeiden.
Es gilt der Grundsatz: Was nicht dokumentiert ist, gilt als nicht erfolgt. Die Anforderungen an die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit behalten damit, auch nach dem Projektträgerwechsel, ihre Wichtigkeit, gerade im Hinblick auf eine immer weiter zunehmende digitalisierte Verwaltungspraxis.
Eine juristisch fundierte Begleitung hilft dabei, Risiken zu minimieren und Fördermittel sicher zu erhalten, insbesondere in der Übergangsphase, in der organisatorische und technische Schnittstellen noch nicht vollständig eingespielt sind.
Bindefristen realistisch planen, Verzögerungen einkalkulieren
Besonders kritisch: Bindefristen. Wird die Bindefrist, also der Zeitraum, in dem Bieter an ihr Angebot gebunden sind und ein Zuschlag rechtlich möglich ist, zu knapp bemessen und verzögert sich das Verfahren, verlieren Angebote ihre Gültigkeit. Das kann Ausschreibungen scheitern lassen – mit erheblichen Zeit- und Kostenfolgen.
Im Zuge des Projektträgerwechsels kann es zu technischen Verzögerungen kommen, etwa bei der Datenmigration. Auch die Abstimmung mit aconium kann in Einzelfällen mehr Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere bei Rückfragen zur Dokumentation oder zur Förderfähigkeit einzelner Verfahrensschritte.
Diese Faktoren wirken sich unmittelbar auf die zeitliche Planung von Vergabeverfahren aus
Die Bindefrist sollte im vergaberechtlich zulässigen Rahmen ausreichend lang gewählt werden. Sie muss nicht nur den üblichen Ablauf des Vergabeverfahrens abdecken, sondern auch mögliche Verzögerungen durch die Fördermittelprüfung berücksichtigen. Eine realistische Einschätzung der Verfahrensdauer und eine frühzeitige Abstimmung mit dem Projektträger sind daher empfehlenswert, insbesondere in der Übergangsphase, in der sich Abläufe und Kommunikationswege noch einspielen.
Checkliste für Kommunen – jetzt prüfen:
- Sind die Vergabeentscheidungen vollständig dokumentiert?
- Sind insbesondere Zuschlagskriterien und Wertungssysteme nachvollziehbar festgehalten?
- Ist die Bindefrist realistisch kalkuliert, auch bei möglichen Verzögerungen?
- Sind die technischen Nachweise so vorbereitet wie von aconium gefordert?
Fazit: Kommunen sollten vorbereitet in die neue Förderphase starten
Kommunen sollten vorbereitet in die neue Förderphase starten
Der Wechsel zu aconium bringt zwar keine rechtlichen Änderungen mit sich. Es ist aber mit neuen Herausforderungen in der technischen und organisatorischen Umsetzung insbesondere in Bezug auf die durch die Kommunen sicherzustellende Dokumentation zu rechnen. Kommunen sind daher gut beraten, ihre Prozesse frühzeitig anzupassen, die Dokumentation zu schärfen und die Kommunikation mit dem neuen Projektträger aktiv zu gestalten.