Sonderausgabe Januar 2026: Überblick über die ab 2026 in der Lohnabrechnung zu beachtenden Änderungen

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Die Themen im Überblick

• Sachbezugswerte 2026 »
• Auslandsreisekosten 2026​ »
• Digitale Lohnschnittstellen »
• Beitragsbemessungsgrenzen 2026 »
• Höchstbetrag für steuerfreie Leistungen zur kapitalgedeckten betrieblichen Altersversorgung (BAV) »
• Lohnsteuerbescheinigung 2026​ »
• Programmablaufplan für die Berechnung der Lohnsteuer​ »
• Minijobs​ »
• Steueränderungsgesetz 2025​ »
• Gesetz zur steuerlichen Förderung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern im Rentenalter (Aktivrentengesetz)​ »
• Zweites Gesetz zur Stärkung der betrieblichen Altersversorgung und zur Änderung anderer Gesetze (Zweites Betriebsrentenstärkungsgesetz) »
• Anzeige über nicht durchgeführten Lohnsteuerabzug nach § 41c EStG​ »
• Berücksichtigung der Beiträge zur privaten Kranken – und Pflegversicherung als ELStAM​ »
• Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzugsverfahren ab 2026​ »
• Neuerungen beim Ladestrom für Firmenwagen​ »

Sachbezugswerte 2026

Sachbezugswerte für Mahlzeiten

Im Jahr 2026 werden die amtlichen Sachbezugswerte für Mahlzeiten auf folgende Beträge erhöht:

• für ein Mittag- oder Abendessen                 4,57 Euro (Wert für 2025 4,40 Euro)
• für ein Frühstück                                           2,37 Euro (Wert für 2025 2,30 Euro)

Die Sachbezugswerte gelten für Mahlzeiten, die der Arbeitgeber arbeitstäglich unentgeltlich oder verbilligt an seine Belegschaft abgibt (z.B. Kantinenmahlzeiten). Unterschreitet die Zahlung des Mitarbeiters den amtlichen Sachbezugswert, kann der Arbeitgeber die Steuer auf den geldwerten Vorteil pauschal mit 25 % (zzgl. 5,5 % Solidaritätszuschlag und ggf. pauschaler Kirchensteuer) erheben. Die Pauschalierung führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung, wenn sie zeitnah (d.h. bis zum 28.02. des Folgejahrs) durchgeführt wird.

Die Sachbezugswerte gelten auch, wenn der Arbeitgeber die arbeitstäglichen Mittagsmahlzeiten der Mitarbeiter mittels Essensgutscheinen bzw. Restaurantschecks bzw. Essenszuschüssen bezuschusst. In diesem Fall darf der Verrechnungswert der Essenmarke bzw. der Arbeitgeberzuschuss für ein Mittagessen den amtlichen Sachbezugswert maximal um 3,10 Euro übersteigen. Der maximale Wert einer Essensmarke darf 2026 somit 7,67 Euro betragen (4,57 Euro zuzüglich 3,10 Euro).

Auch für die Bewertung von üblichen Mahlzeiten (d.h. Preis <= 60 Euro inkl. Umsatzsteuer), die der Arbeitgeber oder auf Veranlassung des Arbeitgebers ein Dritter dem Mitarbeiter während einer Auswärtstätigkeit (Dienstreise) oder im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung zur Verfügung stellt, sind die Sachbezugswerte relevant. Für diese Mahlzeiten müssen die Sachbezugswerte versteuert werden, wenn der Mitarbeiter für den jeweiligen Tag keine (gekürzte) Verpflegungspauschale beanspruchen darf, weil die Dreimonatsfrist bereits abgelaufen ist oder die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bei eintägigen Reisen ohne Übernachtung am jeweiligen Kalendertag 8 Stunden nicht überschritten hat.

Die Sachbezugswerte wurden mit BMF-Schreiben vom 29.12.2025 bekanntgemacht.

Sachbezugswert für Unterkünfte

Der monatliche Wert einer kostenfreien oder verbilligten Unterkunft erhöht sich im Jahr 2026 von 282 Euro auf 285 Euro (vgl. 16. Verordnung zur Änderung SvEV, Stand 05.11.2025, BR-Drucksache 618/25). Ist der ortsübliche Mietpreis niedriger, darf dieser angesetzt werden. Wir dem Mitarbeiter eine Wohnung unentgeltlich oder verbilligt überlassen, muss der ortsübliche Mietpreis angesetzt werden. Im Gegensatz zur Unterkunft ist eine Wohnung eine in sich abgeschlossene Einheit von Räumen, in denen ein selbständiger Haushalt geführt werden kann (eigene Küchen, eigenes Bad).

Auslandsreisekosten 2026

Das BMF hat mit Schreiben vom 05.12.2025 neue Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten/Dienstreisen ins Ausland und doppelten Haushaltsführungen im Ausland bekanntgemacht. Die Werte gelten ab dem 01.01.2026. Wir haben hierzu bereits in der Global Mobility Pulse Ausgabe Dezember 2025 berichtet.

Digitale Lohnschnittstelle (DLS)

Das BZSt hat auf seiner Homepage eine neue Version der digitalen Lohnschnittstelle 2026.1 veröffentlicht, die ab dem 01.01.2026 zu verwenden ist. Auch hierzu haben wir bereits in der Ausgabe Dezember 2025 informiert.

Beitragsbemessungsgrenzen 2026

Der Bundesrat hat am 21.11.2025 der Sozialversicherungsrechengrößenverordnung zugestimmt. Damit beträgt die

Ab dem 1. Januar 2026 entfällt die Trennung der Rechtskreise bei der Beitragsabführung und Meldung für alle Arbeitgeber. Dies bedeutet, dass Arbeitgeber keine getrennte Angabe des Rechtskreises „W“ oder „O“ mehr machen müssen.

Die Bagatellgrenze in der Künstlersozialkasse wird von bisher 900 Euro auf 1.000 Euro angehoben.

Höchstbetrag für steuerfreie Leistungen zur kapitalgedeckten betrieblichen Altersversorgung (BAV)

Der nach § 3 Nr. 63 EStG steuerfreie Höchstbetrag für Beiträge zu Direktversicherungen und Zuwendungen an Pensionskassen und Pensionsfonds richtet sich nach der Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung. Für 2026 ergibt sich ein steuerfreier Höchstbetrag von 8.112 Euro (8 % der BBG in der gesetzlichen RV), beitragsfrei sind aber nur 4.056 Euro (4 % der BBG).

Lohnsteuerbescheinigung 2026

Am 29.08.2025 hat das BMF auf seiner Homepage das Muster für den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für 2026 bekanntgemacht. Bei der Ausstellung des Ausdrucks der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung sind die Vorgaben des BMF-Schreibens vom 05.09.2024 (BStBl. 2024 I, 1255) weiterhin zu beachten. Neu ab 2026 ist Folgendes:

• Bei den vom Arbeitgeber berücksichtigten Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) werden die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflege-Pflichtversicherung bescheinigt.
• Die Bescheinigung des bislang unter Nummer 28 tatsächlich im Lohnsteuerabzugsverfahren berücksichtigten Teilbetrags der Vorsorgepauschale für die private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung bzw. die Mindestvorsorgepauschale entfällt.
• Der nach § 3 Nr. 21 EStG steuerfreie Arbeitslohn aus der „Aktivrente“ muss in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung gesondert ausgewiesen werden. Nach dem derzeitigen Informationsstand soll dies durch Nutzung eines bereits vorhandenen Zusatzwertes in den Mitteilungen zur Lohnsteuerbescheinigung möglich sein. Der 2026 steuerfrei gezahlte Betrag kann dort unter Verwendung der exakten Bezeichnung „Steuerfreibetrag Aktivrente“ erfasst werden.

Programmablaufplan für die Berechnung der Lohnsteuer

Bereits im Gesetz zur Fortentwicklung des Steuerrechts und zur Anpassung des Einkommensteuertarifs (Steuerfortentwicklungsgesetz – SteFeG) vom 23.12.2024 wurde die Erhöhung von Grundfreibetrag und Kinderfreibetrag ab 2026 geregelt. Darüber hinaus wurden mit Ausnahme des Eckwerts zur sog. „Reichensteuer“ die Tarifeckwerte im Umfang der maßgeblichen Inflationsrate in 2026 um 2 % nach rechts verschoben. Die Freigrenzen für den Solidaritätszuschlag wurden ebenfalls angehoben. Auch das Kindergeld wurde erhöht und es wird durch eine gesetzliche Regelung sichergestellt, dass ab 2026 das Kindergeld regelmäßig entsprechend der prozentualen Entwicklung der Kinderfreibeträge angepasst wird.

Minijob

Wegen der Erhöhung des Mindestlohns auf 13,90 Euro brutto in der Stunde ab 01.01.2026 steigt die Minijobgrenze auf 603 Euro monatlich. Die Grenze für geringfügige Beschäftigungen wird künftig mit jeder Mindestlohnerhöhung steigen. So wird sichergestellt, dass bei einem höheren Stundenlohn die Arbeitszeit nicht gekürzt werden muss.

Nach § 6 Abs. 1b SGB VI soll es ab dem 1. Juli 2026 möglich sein, die gewählte Befreiung in der Rentenversicherung im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung zu widerrufen und wieder rentenversicherungspflichtig zu werden. Der Antrag ist beim Arbeitgeber zu stellen. Die Aufhebung der Befreiung gilt nur für die Zukunft, nicht rückwirkend. Die Aufhebung wirkt mit dem nächsten Monat nach dem Eingang des Antrags. Eine erneute Befreiung nach Aufhebung ist nicht möglich – ein ständiger Wechsel soll damit verhindert werden.

Steueränderungsgesetz 2025

Das Steueränderungsgesetz 2025 wurde am 23.12.2025 im BGBl. 2025 I Nr. 363 veröffentlicht. Damit können folgende Änderungen in Kraft treten:

Übungsleiterfreibetrag und Ehrenamtspauschale

In § 3 Nr. 26 EStG und § 3 Nr. 26a EStG werden der sog. Übungsleiterfreibetrag von 3.000 Euro auf 3.300 Euro und die Ehrenamtspauschale von 840 Euro auf 960 Euro angehoben. Beides gilt ab 01.01.2026.

Steuerfreiheit für Preisgelder bei Olympischen und Paralympischen Spielen

Es wurde ein neuer § 3 Nr. 73 EStG eingefügt, der Prämienzahlungen der Stiftung Deutsche Sporthilfe für Medaillengewinne und weitere Platzierungen bei Olympischen oder Paralympischen Spielen steuerfrei stellt. Hierdurch erhalten die Athletinnen und Athleten sowohl finanzielle Unterstützung als auch die gebührende Wertschätzung ihrer erbrachten Leistungen. Dies gilt ebenfalls ab 01.01.2026.

Entfernungspauschale und Mobilitätsprämie

Die in § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG geregelte Entfernungspauschale wurde ab dem 01.01.2026 auf 38 Cent ab dem ersten Kilometer erhöht. Bislang beträgt sie 0,30 Euro für die ersten 20 Entfernungskilometer und erst ab dem 21. Entfernungskilometer dürfen 0,38 Euro als Werbungskosten für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angesetzt werden.

Auch beim Abzug von Werbungskosten für Familienheimfahrten im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung können gem. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 6 EStG künftig 0,38 Euro ab dem ersten Entfernungskilometer angesetzt werden.

Die zeitliche Befristung der Mobilitätsprämie wird aufgehoben. Damit erhalten Steuerpflichtige deren Einkünfte den Grundfreibetrag nicht übersteigen auch nach 2026 eine Entlastung. Ursprünglich war in § 101 Satz 1 EStG vorgesehen, dass die Regelungen für die Mobilitätsprämie nur in den Jahren 2021 bis 2026 gelten sollten.

Unterkunftskosten bei doppelter Haushaltsführung

Unterkunftskosten im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung im Inland dürfen seit 2014 nur bis zu einem Höchstbetrag von 1.000 Euro monatlich als Werbungskosten angesetzt, bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Ab 2026 gilt gem. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 4 EStG auch für doppelte Haushaltsführungen im Ausland eine gesetzliche Obergrenze für die Unterkunftskosten. Diese beträgt 2.000 Euro im Monat. Die Begrenzung auf 2.000 Euro ist unbeachtlich, wenn eine Dienst- oder Werkswohnung verpflichtend und zweckgebunden genutzt werden muss oder wenn deren Kosten für Zwecke des Mietzuschusses nach § 54 des Bundesbesoldungsgesetzes als notwendig anerkannt worden sind.

Weitere Anwendungsfälle der Obergrenze von 2.000 Euro für die Unterkunft im Ausland

Die Festlegung einer gesetzlichen Obergrenze für Unterkunftskosten bei einer doppelten Haushaltsführung im Ausland hat auch Auswirkung für die steuerfreie Erstattung von Reisekosten:

• Nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a dürfen notwendige Mehraufwendungen des Mitarbeiters für beruflich veranlasste Übernachtungen im Rahmen einer längerfristigen Auswärtstätigkeit (Dienstreise) an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte nach Ablauf von 48 Monaten nur noch bis zur Höhe des Betrags nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG angesetzt werden. Die Einfügung der Höchstgrenze von 2.000 Euro für Übernachtungskosten im Ausland ist daher auch für diesen Sachverhalt zu beachten. Wird ein Mitarbeiter im Rahmen einer Dienstreise ins Ausland länger als 4 Jahre am selben auswärtigen Tätigkeitsort tätig, bleiben nach Ablauf der 48-Monatsfrist die Übernachtungskosten nur bis zur Höchstgrenze von 2.000 Euro steuerfrei.
• Wird ein Mitarbeiter während seiner Dienstreise von Angehörigen begleitet, werden Übernachtungskosten nur insoweit als notwendig angesehen, als sie bei alleiniger Nutzung der Unterkunft durch den Mitarbeiter angefallen wären. Mehrkosten, die aufgrund der Mitnutzung der Übernachtungsmöglichkeit durch eine Begleitperson entstehen, dürfen nicht steuerfrei erstattet (bzw. als Werbungkosten abgezogen) werden. Betragen die Aufwendungen für die Unterkunft im Inland nicht mehr als 1.000 Euro monatlich, geht die Finanzverwaltung aus Vereinfachungsgründen entsprechend der Regelungen für Unterkunftskosten bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit von mehr als 48 Monaten immer von einer ausschließlichen beruflichen Veranlassung der Übernachtungskosten aus. Betragen die Aufwendungen im Inland mehr als 1.000 Euro monatlich oder handelt es sich um eine Wohnung im Ausland, muss aber geprüft werden, inwieweit Mehraufwendungen durch die Mitnahme von Angehörigen veranlasst waren. Hierfür kann z.B. die ortsübliche Miete für eine nach Lage und Ausstattung durchschnittliche Wohnung am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte mit einer Wohnfläche bis zu 60 qm als Vergleichsmaßstab herangezogen werden (vgl. BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl. 2020 I, 1228, Rz. 121 und 122). Die Rechtsprechung erkennt aber auch eine modifizierte Aufteilung nach Köpfen an (vgl. BFH-Beschluss vom 03.07.2018, Az. VI R 55/16, BFH-NV 2018 S. 1145 Nr. 11, Niedersächsisches FG, Urteil vom 14.05.2025, Az. 9 K 94/23). U.E. müsste die Finanzverwaltung nun bei einer Wohnung im Ausland eine private Mitveranlassung der Übernachtungskosten erst prüfen, wenn die monatliche Miete die Grenze von 2.000 Euro überschreitet.

Diese Regelungen sind dann relevant, wenn Mitarbeiter zwar längere Zeit im Ausland tätig, aber weiterhin in Deutschland steuerpflichtig sind. Dies gilt z.B. wenn sie

• beschränkt steuerpflichtig sind, weil die im Ausland ausgeübte Arbeit im Inland verwertet wird (§ 49 Abs. 1 Nr. 4a EStG)
• beschränkt sind, weil ihr Arbeitslohn aus inländischen öffentlichen Kassen gezahlt wird (§ 49 Abs. 1 Nr. 4b EStG, BFH-Urteil vom 11.07.2024, BStBl. 2024 II, 710) und Deutschland diese Vergütung besteuern darf, weil kein DBA das Besteuerungsrecht Deutschlands einschränkt
• weiterhin unbeschränkt steuerpflichtig sind, weil der Wohnsitz beibehalten wurde und mit dem Land, in dem sie tätig sind, kein DBA besteht, das das Besteuerungsrecht Deutschlands einschränkt, bzw. wenn ein DBA besteht, in dem zur Vermeidung der Doppelbesteuerung die Anrechnungsmethode zur Anwendung kommt.

Relevant sind die o.a. Regelungen auch für die Ermittlung der dem Progressionsvorbehalt unterliegenden Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, da diese nach dem nationalen Steuerrecht zu ermitteln sind.

Abzug von Gewerkschaftsbeiträgen als Werbungskosten

Bereits bisher können Mitgliedsbeiträge zu Gewerkschaften als Werbungskosten geltend gemacht werden. Sie werden jedoch auf den Arbeitnehmerpauschbetrag von derzeit 1.230 Euro angerechnet und wirken sich nur aus, wenn dieser überschritten ist.

Ab 2026 werden Beitragszahlungen an Gewerkschaften gem. § 9a Satz 3 EStG neben dem Arbeitnehmerpauschbetrag als Werbungskosten berücksichtigt. Dadurch soll sichergestellt werden, dass sich diese Beiträge bei jedem Gewerkschaftsmitglied steuerlich auswirken, wenn sie ansonsten vom Arbeitnehmerpauschbetrag erfasst würden. Eine steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber ist wie bisher nicht möglich.

Pauschalierung von Betriebsveranstaltungen mit einem Steuersatz von 25 %

Die Möglichkeit, Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen mit einem Steuersatz von 25 % pauschal zu versteuern, besteht ab 2026 nur noch, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Mit dieser Änderung setzt der Gesetzgeber ein Petitum des Bundesrats um. Nach Auffassung der Länder sei die Änderung notwendig gewesen, da der BFH im Urteil vom 27.03.2024 (BStBl. II, 476) entschieden hat, dass eine Betriebsveranstaltung im Sinne des § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG auch dann vorliegt, wenn sie nicht allen Angehörigen eines Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Begründet hatte der BFH seine Rechtsauffassung damit, dass das Tatbestandsmerkmal „Betriebsveranstaltung“ in § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG der Legaldefinition in § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 1 EStG entspreche. Begriffe, die in verschiedenen Vorschriften desselben Gesetzes verwendet werden, seien grundsätzlich einheitlich auszulegen.

Was gilt ab 2026?

Wie bisher ist gem. § 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 1 EStG eine Betriebsveranstaltung eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter.

§ 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 2 und 5 EStG enthält besondere Regelungen zur Bewertung des Vorteils, der den Mitarbeitern durch eine Betriebsveranstaltung zugewendet wird: Hierzu gehören alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer unabhängig davon, ob sie einzelnen Mitarbeitern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet. Abweichend von § 8 Abs. 2 EStG sind diese mit den anteilig auf den Mitarbeiter und dessen Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen des Arbeitgebers anzusetzen. Hierzu hat der BFH im Urteil vom 29.04.2021 (BStBl. 2021 II, 606) entschieden, dass es sich bei um eine eigenständige Bewertungsvorschrift handelt, die in ihrem Anwendungsbereich die Bewertung nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG verdrängt. Folge ist, dass die monatliche 50 Euro – Sachbezugsfreigrenze für Zuwendungen bei einer Betriebsveranstaltung nicht gilt (vgl. auch Tz. 4a des BMF-Schreibens vom 14.10.2015, BStBl. 2015 I, 832).

Wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht, gilt nach § 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 3 und 4 EStG ein Freibetrag in Höhe von 110 Euro, der für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich für den jeweiligen Mitarbeiter genutzt werden kann.

Die Voraussetzung des „Offenstehens für alle“ gilt nun auch für die Pauschalierung des geldwerten Vorteils mit einem Steuersatzes von 25 % gem. § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG wenn der 110 Euro – Freibetrag überschritten ist oder es sich um die 3. und weitere Betriebsveranstaltung für den jeweiligen Mitarbeiter handelt. Die Pauschalierung führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung, wenn sie rechtzeitig, d.h. bis zum 28.02. des Folgejahrs durchgeführt wird (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 und Satz 2 SvEV).

Was heißt „Offenstehen für alle“?

Für diese Frage kann u.E. auf die bereits vor 2015 geltenden Regelungen zurückgegriffen werden, da der Gesetzgeber ausdrücklich die bis dahin geltenden Regelungen gesetzlich festschreiben wollte.

Betriebsveranstaltungen, die allen offenstehen, sind z.B. Veranstaltungen, die

• für eine Organisationseinheit des Betriebs (z.B. Abteilung, Filiale, Standort, etc.) durchgeführt werden (vgl. Tz. 4b des BMF-Schreibens vom 14.10.2015, BStBl. 2015, 832, in der die Abteilung als Beispiel für eine Organisationseinheit genannt wird)
• für mehrere Organisationseinheiten eines Betriebs gemeinsam durchgeführt werden (vgl. z.B. BFH-Urteil vom 04.08.1994, BStBl. 1995 II, 59)
• nur für einen beschränkten Kreis der Mitarbeiter von Interesse sind (z.B. Kinderweihnachtsfeier, Pensionärstreffen, vgl. BFH-Urteil vom 05.03.1976, BStBl. 1976 II, S. 392)
• nur für Mitarbeiter durchgeführt werden, die im Unternehmen ein rundes Arbeitnehmerjubiläum gefeiert haben (Jubilarfeier). Als runde Jubiläen gelten hierbei 10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 50-, 60-jähriges Jubiläum (vgl. Tz. 4b des BMF-Schreibens vom 14.10.2015 BStBl. 2015 I S. 832).

Entscheidend ist, dass an den jeweiligen Veranstaltungen alle Mitarbeiter dieser Organisationseinheiten teilnehmen dürfen, bzw. dass alle Mitarbeiter, für die die entsprechende Veranstaltung in Betracht kommt, teilnehmen dürfen (sog. vertikale Beteiligung).

Wird eine Veranstaltung nur für Mitarbeiter einer bestimmten Hierarchieebene durchgeführt (z.B. Führungskräfteveranstaltung), ist das Erfordernis des „Offenstehens für alle“ nicht erfüllt (sog. horizontale Beteiligung). Auch Veranstaltungen, mit denen Mitarbeiter für besondere Leistungen belohnt werden sollen, sind keine begünstigten Betriebsveranstaltungen. Das gilt z.B. für Incentive-Reisen oder Veranstaltungen für die erfolgreichsten Vertriebsmitarbeiter oder Mitarbeiter, die einen Verbesserungsvorschlag eingereicht haben.

Was gilt, wenn die Veranstaltung nicht allen offensteht?

Arbeitgeber, die sich nicht für die Anwendung der Pauschalversteuerung von Sachzuwendungen nach § 37b EStG entschieden haben, müssen den Arbeitslohn mit dem individuellen Steuersatz des Mitarbeiters versteuern und ggf. verbeitragen, wenn der Arbeitslohn des jeweiligen Mitarbeiters die Beitragsbemessungsgrenze nicht überschreitet. Soll die Lohnsteuer vom Arbeitgeber übernommen werden, hat eine Nettolohnhochrechnung zu erfolgen. Der Arbeitgeber kann auch eine Pauschalierung mit einem besonders ermittelten Pauschsteuersatz gem. § 40 Abs. 1 EStG beim Finanzamt beantragt werden, wenn eine größere Zahl von Fällen betroffen ist. In der Regel ist dies erfüllt, wenn mindestens 20 Mitarbeiter die jeweilige Zuwendung erhalten (R 40.1 Abs. 1 LStR). Die Pauschalierung auf Antrag ist für maximal 1.000 Euro im Kalenderjahr (je Mitarbeiter) zulässig. Für die Ermittlung des geldwerten Vorteils gilt u.E. die o.a. Bewertung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 2 und 5 EStG mit den Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer unabhängig davon, ob sie einzelnen Mitarbeitern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet.

Arbeitgeber, die Sachzuwendungen an ihre Mitarbeiter nach § 37b EStG pauschal versteuern, müssen diese Pauschalierung auch für Betriebsveranstaltungen, die nicht nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal versteuert werden können, anwenden. Die Pauschalierung nach § 37b EStG führt nicht zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung. § 37b Abs. 1 Satz 2 EStG enthält eine eigenständige Bewertungsvorschrift, die ebenfalls in ihrem Anwendungsbereich die Bewertung nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG verdrängt (vgl. BFH-Urteil vom 23.11.2023, BStBl. 2024 II, 361). In die Bemessungsgrundlage nach § 37b EStG sind alle der Zuwendung direkt zuzuordnenden Aufwendungen (Einzelkosten) einzubeziehen, ungeachtet dessen, ob sie beim Zuwendungsempfänger einen Vorteil begründen können. Daher sind z.B. auch die Kosten für den äußeren Rahmen einer Veranstaltung in die Bemessungsgrundlage nach § 37b EStG einzubeziehen (vgl. BFH-Urteil vom 07.07.2020, Az. VI R 4/19, BFH/NV 2021 S. 302 Nr. 3). Allerdings schließt die Bewertung nach § 37b EStG die Anwendung der monatlichen 50 Euro – Sachbezugsfreigrenze nicht aus (vgl. BFH Urteil vom 07.07.2020, Az. VI R 14/18, BStBl. 2021 II, 232).

U.E. geht die Bewertung nach § 37b Abs. 1 Satz 2 EStG der Bewertung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 2 und 5 EStG vor, wenn der Arbeitgeber sein Pauschalierungswahlrecht zugunsten des § 37b EStG angewendet hat. Der BFH hat im Urteil vom 23.11.2023 (Az. VI R 15/21, BStBl. 2024 II, 361) entschieden, dass die Pauschalierung nach § 37b EStG und die damit verbundene Bewertung der Zuwendungen vom Arbeitgeber gewählt werden kann. Damit hat dieser es in der Hand zu bestimmen, auf welcher Grundlage die Bewertung vorzunehmen ist (BFH-Urteil vom 13.05.2020, BStBl. II 2021, 395, Rz 35). Damit ist u.E. die monatliche 50 Euro – Sachbezugsfreigrenze anwendbar, wen zwar eine Betriebsveranstaltung i.S.d. § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG vorliegt, diese aber nach § 37b EStG mit dem pauschalen Steuersatz von 30 % zu versteuern ist, weil die Voraussetzung des „Offenstehens für alle“ nicht erfüllt ist. Ob die Finanzverwaltung dies genauso sieht, bleibt u.E. aber abzuwarten.

Welche Dokumentation sollte für eine Betriebsveranstaltung vorliegen?

Neben einer Aufstellung der Gesamtkosten der Veranstaltung und einer Teilnehmerliste, aus der erkennbar ist, welche Mitarbeiter an der Veranstaltung tatsächlich teilgenommen haben, sollte nun auch die Einladung zur Veranstaltung aufbewahrt werden, aus der ersichtlich ist, dass sich die Einladung an alle Mitarbeiter der jeweiligen Organisationseinheit richtet.

Gesetz zur steuerlichen Förderung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern im Rentenalter (Aktivrentengesetz)

Neue Steuerbefreiungsvorschrift

Durch die neue Steuerbefreiungsvorschrift des § 3 Nr. 21 EStG soll für Mitarbeiter, die die gesetzliche Regelaltersgrenze erreicht haben, ein Anreiz zum Weiterarbeiten geschaffen werden. Sie können bis zu 2.000 Euro im Monat steuerfrei erhalten (Aktivrente). Der Arbeitgeber muss allerdings für diesen Arbeitslohn Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung entrichten.

• Die Steuerfreiheit gilt für Mitarbeiter, die die Regelaltersgrenze gemäß § 35 oder § 235 SGB VI erreicht haben und weiterhin Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit beziehen.
• Die Arbeitsleistung muss nach dem Erreichen der Regelaltersgrenze erbracht worden sein. Zahlungen für Tätigkeiten vor dem Erreichen der Regelaltersgrenze sind nicht begünstigt, auch wenn sie nach Erreichen der Regelaltersgrenze zufließen. Dies gilt z.B. für Abfindungen, Nachzahlungen oder sonstige Zahlungen, die für Zeiträume gewährt werden bzw. die in Zeiträumen erdient wurden, in denen die Voraussetzungen der Aktivrente nicht vorlagen.

Der Arbeitgeber muss für diesen Arbeitslohn Beiträge nach § 168 Abs. 1 Nr. 1 oder Nr. 1d oder Abs. 3, § 172 Abs. 1 oder § 172a SGB VI oder einen Zuschuss an eine berufsständische Versorgungseinrichtung nach § 172a SGB VI entrichten. Über die Regelaltersgrenze hinaus aktive Beamte sind und geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV sind nicht begünstigt. Auch Einnahmen aus anderen Einkunftsarten (Selbständige Arbeit, Gewerbebetrieb oder Land- und Forstwirtschaft) sind nicht steuerfrei.

Die Steuerbefreiung gilt für Arbeitslohn, der für ab dem Folgemonat nach Erreichen der Regelaltersgrenze gemäß § 35 Satz 2 oder § 235 SGB VI erbrachte Leistungen gezahlt wird. In dem Monat, in dem die Regelaltersgrenze erreicht wird, muss keine Aufteilung der Einnahmen in einen steuerpflichtigen und einen steuerfreien Teil erfolgen.

Begünstigt sind sowohl laufende als auch einmalige Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit i.S.d. § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG. Ausgeschlossen sind daher

• Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG
• Einnahmen in Form von Wartegeldern, Ruhegeldern, Witwen- und Waisengeldern sowie andere Bezüge und Vorteile aus früheren Dienstleistungen nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG
• laufende Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung inklusive etwaiger Sonderzahlungen nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 EStG

Die Steuerfreiheit gilt unabhängig davon, ob der Mitarbeiter eine Rente oder Versorgungsbezügen wegen Erreichens einer Altersgrenze bezieht. Andere Steuerbefreiungen können neben dem Freibetrag von 2.000 Euro angewendet werden (§ 3 Nr. 21 Satz 2 EStG).

Nach § 3 Nr. 21 Satz 3 EStG ermäßigt sich der jährliche Steuerfreibetrag von 24.000 Euro für jeden Kalendermonat, in dem die Voraussetzungen des § 3 Nr. 21 Satz 1 EStG nicht vorgelegen haben. Es dürfen daher nur für die Kalendermonate bis zu 2.000 Euro steuerfrei gezahlt werden, in denen die o.a. Voraussetzungen des § 3 Nr. 21 Satz 1 EStG vorliegen.

Der Freibetrag gilt auch, wenn der Arbeitslohn des Mitarbeiters nach der Steuerklasse 6 zu besteuern ist. In diesem Fall muss der Mitarbeiter dem Arbeitgeber bestätigen, dass die Steuerbefreiung nicht bereits in einem anderen Dienstverhältnis berücksichtigt wird. Diese Bestätigung muss der Arbeitgeber zum Lohnkonto nehmen (vgl. § 3 Nr. 21 Satz 4 und 5 EStG).

Einnahmen aus der Aktivrente werden bereits im Lohnsteuerabzugsverfahren steuerfrei gestellt. Dabei ist der Steuerfreibetrag zeitanteilig zu berücksichtigen. Bei einem monatlichen Lohnzahlungszeitraum sind somit maximal 2.000 Euro steuerfrei. Auch im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung wird der Freibetrag nur zeitanteilig berücksichtig (§ 3 Nr. 21 Satz 6 EStG).

Aufzeichnungspflichten und betrieblicher Lohnsteuerjahresausgleich

Die nach § 3 Nr. 21 EStG steuerfreien Einnahmen sind in das Lohnkonto einzutragen und müssen in der Lohnsteuerbescheinigung gesondert ausgewiesen werden. Der betriebliche Lohnsteuerjahresausgleich durch den Arbeitgeber ist ausgeschlossen, wenn der Mitarbeiter nach § 3 Nr. 21 EStG steuerfreien Arbeitslohn bezogen hat.

Änderung des Wohngeldgesetzes

Nach § 14 Abs. 1 und Abs. 2 des Wohngeldgesetzes (WoGG) gehören sowohl Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit als auch bestimmte steuerfreie Einnahmen zum wohngeldrechtlichen Einkommen. Hierzu gehören vor allem Einkünfte, die zur Sicherung des Lebensunterhalts beitragen. Da auch die im Rahmen der Aktivrente nach § 3 Nr. 21 EStG erzielten Einkünfte dem Lebensunterhalt dienen, sind sie nach § 14 Abs. 2 Nr. 12 WoGG als wohngeldrechtliches Einkommen zu berücksichtigen.

Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung

In § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV wird ergänzt, dass der nach § 3 Nr. 21 EStG steuerfreie Arbeitslohn nicht beitragsfrei in der Sozialversicherung ist. Die Ermittlung des Arbeitsentgelts erfolgt für diese Einnahmen wie bei sonstigen abhängig Beschäftigten.

Zweites Gesetz zur Stärkung der betrieblichen Altersversorgung und zur Änderung anderer Gesetze (Zweites Betriebsrentenstärkungsgesetz)

Abfindung von Kleinstanwartschaften aus der BAV

Eine Änderung des BetrAVG erweitert die bisherige Abfindungsmöglichkeit für Kleinanwartschaften aus der Betrieblichen Altersversorgung (BAV). Nach § 3 Abs. 2a BetrAVG kann der Arbeitgeber künftig eine Anwartschaft aus der BAV mit Zustimmung des Mitarbeiters abfinden. Voraussetzung ist, dass der Monatsbetrag der aus der Anwartschaft resultierenden laufenden Leistung bei Erreichen der vorgesehenen Altersgrenze 2 %, bei Kapitalleistungen 24/10 der monatlichen Bezugsgröße nach § 18 SGB IV nicht übersteigen würde und der Abfindungsbetrag vom Arbeitgeber unmittelbar zur Zahlung von Beiträgen zur gesetzlichen Rentenversicherung verwendet wird.

Diese Abfindungen sind nach § 3 Nr. 55c Satz 2 Buchstabe b EStG steuerfrei, da die aus diesen Zahlungen des Arbeitgebers erwachsenden Leistungen aus der gesetzlichen Rentenversicherung später zu steuerpflichtigen Einkünften im Sinne des § 22 Nr. 1 Satz 3 Buchstabe a Doppelbuchstabe aa EStG führen (sog. Kohortenbesteuerung). Durch diese Steuerbefreiung wird eine Doppelbesteuerung der Leistungen vermieden. Dies gilt aber nur, soweit beim Mitarbeiter dem Grunde nach Einkünfte vorliegen. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn die Abfindung auf nach § 3 Nr. 63 EStG steuerfreien Beiträgen beruht. Beruht die Abfindung auf Beiträgen, die aus dem versteuerten Einkommen geleistet wurden (sog. Eigenbeiträge aus dem Nettoentgelt), und erfolgte auch keine Förderung nach § 10a, EStG oder Abschnitt XI EStG, ist § 3 Nr. 55c Satz 2 Buchstabe b EStG nicht einschlägig. Für entsprechende Abfindungszahlungen, die zur Zahlung von Beiträgen zur gesetzlichen Rentenversicherung verwendet werden, kann der Arbeitnehmer aber einen Sonderausgabenabzug nach § 10 Abs. 1 Nr. 2 Buchstabe a EStG geltend machen. Dies gilt auch für Zahlungen des Arbeitgebers im abgekürzten Zahlungsweg.

Dies tritt zeitgleich mit der Änderung in § 3 BetrAVG am Tag nach der Verkündung des Gesetzes in Kraft. Das Gesetz wurde im Jahr 2025 nicht mehr im Bundesgesetzblatt veröffentlicht.

Anhebung des Höchstbetrags zum BAV – Förderbetrag

Mit dem 1. Betriebsrentenstärkungsgesetz wurde ab 2018 für Beschäftigte mit geringem Einkommen eine steuerliche Förderung in Form eines Zuschussmodells eingeführt, der Förderbetrag zur betrieblichen Altersversorgung (BAV-Förderbetrag):

• Der Arbeitgeber leistet für den Geringverdiener zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn einen Beitrag zur kapitalgedeckten betrieblichen Altersversorgung (Pensionskasse, Pensionsfonds, Direktversicherung) von mindestens 240 Euro jährlich (der Arbeitgeber tritt also in Vorkasse) und erhält über die nächste Lohnsteuer-Anmeldung vom Finanzamt einen Förderbetrag (= staatlicher Zuschuss) von 30 %, höchstens 288 Euro zurück.
• Wirtschaftlich wird also die BAV für den Geringverdiener zu 70 % vom Arbeitgeber und zu 30 % vom Staat getragen.

Weitere Voraussetzungen für die Förderung sind:

• Es muss ein 1. Dienstverhältnis vorliegen (keine Steuerklasse 6).
• Der Mitarbeiter muss Geringverdiener sein. Derzeit ist dies der Fall, wenn der laufende Arbeitslohn bei monatlicher Lohnzahlung nicht mehr als 2.575 Euro beträgt.
• Die Arbeitgeberbeiträge müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden (keine Gehaltsumwandlung).
• Es muss ein „ungezillmter“ Beitrag zur BAV gezahlt werden (d.h. die Abschluss- und Vertriebskosten des abgeschlossenen Vertrages über die BAV werden als fester prozentualer Anteil der laufenden Beiträge einbehalten).
• Die Auszahlung der Versorgungsleistungen ist nur in Form einer Rente oder eines Auszahlungsplans vorsehen.

Der Förderbetrag betrug zunächst 72 Euro (30 % von 240 Euro) und höchstens 144 Euro (30 % von 480 Euro). Mit Wirkung ab 2020 wurde der Höchstbetrag auf 288 Euro angehoben. Ab 2027 erfolgt eine weitere Erhöhung auf maximal 360 Euro. Damit werden zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistete Arbeitgeberbeiträge bis zu 1.200 Euro gefördert (vgl. § 100 Abs. 2 Satz 1 EStG)

Um zu verhindern, dass Mitarbeiter durch regelmäßige Lohn- und Gehaltssteigerungen aus dem Kreis der Begünstigten herauswachsen, wird die monatliche Einkommensgrenze dynamisch auf 3 % der jährlichen Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung festgelegt (vgl. § 100 Abs. 3 Nr. 3 EStG).

Arbeitgeberbeiträge, die mit dem BAV-Förderbetrag gefördert werden, sind steuerfrei nach § 100 Abs. 6 EStG. In dieser Vorschrift wird ein fester Betrag genannt (derzeit 960 Euro). Dieser Betrag wird redaktionell an den neuen Maximalbetrag (1.200 Euro) angepasst.

In § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 12 SvEV wurde klargestellt, dass Sonderzahlungen von Arbeitgebern zur Altersversorgung, die nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 Satz 2 bis 4 EStG nicht zum Arbeitslohn gehören, auch nicht dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt zuzurechnen sind. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich dabei um eine umlagefinanzierte oder um eine kapitalgedeckte Altersversorgung handelt.

Die Erhöhung der Grenzen des BAV Förderbetrags gilt ab 2027. Die Arbeitgeber und die Tarifvertragsparteien sollen Zeit haben, sich auf die neuen Regelungen einzustellen.

Anzeige über nicht durchgeführten Lohnsteuerabzug nach § 41c EStG

Hat der Arbeitgeber zu wenig Lohnsteuer einbehalten, muss er in Fällen, in denen er die Lohnsteuer nicht nachträglich einbehalten kann, dem Betriebsstättenfinanzamt unverzüglich anzeigen. Bislang ist diese Anzeige schriftlich (auf Papier) zu übersenden und muss anschließend vom Betriebsstättenfinanzamt den jeweiligen Mitarbeitern zusortiert werden. Nach einer Änderung des § 41c Abs. 4 Satz 1 EStG durch das Jahressteuergesetz 2024 vom 02.12.2024 (BGBl. 2024 I Nr. 387) soll 2026 hierfür ein elektronisches Formular eingeführt werden, das die Übermittlung der Anzeige auf elektronischem Wege ermöglicht, so dass eine einfachere automationsunterstützte Weiterverarbeitung möglich ist. Bislang ist nach unserer Kenntnis hierzu nichts veröffentlicht worden.

Berücksichtigung der Beiträge zur privaten Kranken – und Pflegversicherung als ELStAM

Ab dem 01.01.2026 werden den Arbeitgebern die Höhe der monatlichen Beiträge für die private Krankenversicherung und private Pflege-Pflichtversicherung als Elektronisches Steuerabzugsmerkmal (ELStAM) übermittelt (vgl. § 39 Abs. 4 Nr. 4 und Abs. 4a EStG). Die Unternehmen der privaten Krankenversicherung und der privaten Pflege-Pflichtversicherung müssen dem BZSt die entsprechenden Daten elektronisch übermitteln. Details hierzu hat das BMF im Schreiben vom 03.06.2025 veröffentlicht. Das BZSt hat auf seiner Internetseite (www.bzst.de) unter „Unternehmen – ELStAM – Weiterführende Informationen – Downloads“ FAQ bereitgestellt. Im Folgenden haben wir zusammengefasst, was Sie als Arbeitgeber wissen müssen. Die Regelungen des BMF-Schreibens vom 13.12.2024 (BStBl. I 2025, 64) zum Abruf der ELStAM sind weiterhin zu beachten.

Bildung der ELStAM durch das BZSt

Relevant sind diese Beiträge des Mitarbeiters für die private Krankenversicherung und private Pflege-Pflichtversicherung zum einen für die Gewährung des nach § 3 Nr. 62 EStG steuerfreien Arbeitgeberzuschusses zur privaten Krankenversicherung und Pflege-Pflichtversicherung und zum anderen bei der Berechnung der Lohnsteuer (Berücksichtigung der Vorsorgepauschale).

Bislang müssen privat krankenversicherte Mitarbeiter dem Arbeitgeber verschiedene Bescheinigungen vorlegen

• Eine Bescheinigung der Krankenversicherung, in der bestätigt wird, dass die Voraussetzungen des § 257 Abs. 2a SGB V und des § 61 Abs. 6 SGB XI vorliegen und dass es sich bei den vertraglichen Leistungen um Leistungen i.S.d. SGB V und SGB XI handelt: diese Bescheinigung ist erforderlich zur Erlangung des steuerfreien Arbeitgeberzuschusses für die private Kranken- und Pflege-Pflichtversicherung.
• Zahlt der Arbeitgeber diesen steuerfreien Zuschuss an den Mitarbeiter aus, muss der Mitarbeiter nach Ablauf des Kalenderjahrs die zweckentsprechende Verwendung durch eine Bescheinigung des Versicherungsunternehmens über die tatsächlichen Kranken- und Pflege -Pflichtversicherungsbeiträge nachweisen (vgl. R 3 Nr. 62 Abs. 2 Nr. 3 Sätze 9 bis 13 LStR).

Beide Bescheinigungen entfallen ab 2026 und werden durch das elektronische Übermittlungsverfahren ersetzt.

• Für die Berücksichtigung der Vorsorgepauschale bei der Berechnung der Lohnsteuer kann der Mitarbeiter dem Arbeitgeber bislang eine Bescheinigung über seine tatsächlich gezahlten Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung (Basisversorgung) vorlegen. Ohne entsprechende Bescheinigung berücksichtigt der Arbeitgeber die Mindestvorsorgepauschale. Diese entfällt ab 2026. Für die Ermittlung der Vorsorgepauschale werden nur noch die zum Abruf bereitgestellten ELStAM der Beiträge der privaten Kranken- und Pflegeversicherung abzüglich der vom Arbeitgeber nach § 3 Nr. 62 EStG steuerfrei gezahlten Zuschüsse berücksichtigt (§ 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 Buchstabe d EStG).

Widerspruchsrecht des Versicherungsnehmers

Der Versicherungsnehmer kann der Datenübermittlung gegenüber dem Versicherungsunternehmen mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Alleine, dass der Versicherungsnehmer bzw. die versicherte Person ihrer Verpflichtung zur Mitteilung der Steuer-ID nicht nachkommt, obwohl er bzw. sie dazu vom Versicherungsunternehmen aufgefordert worden sind, wird nicht als Widerspruch gegen eine Datenübermittlung gewertet.

Der Widerspruch kann folgendes umfassen

• der Höhe der Beiträge, Beitragsarten oder Besteuerungszeiträume (Kalendermonate),
• einzelne Vertragsbestandteile oder Beiträge, die in einzelnen Vertragsbestandteilen vereinbart sind,
• ausgewählte versicherte Personen, oder auch
• einzelne Verträge beim Versicherungsunternehmen

Soweit der Datenübermittlung widersprochen wurde, werden dem Arbeitgeber keine ELSTAM übermittelt. Ersatzweise vorgelegte (Papier-)Bescheinigungen des Versicherungsunternehmens infolge eines Widerspruchs darf der Arbeitgeber nicht berücksichtigen.

Ersatzverfahren

Wenn aber Beiträge für eine private Kranken- und Pflegeversicherung aus technischen Gründen nicht bzw. fehlerhaft als Lohnsteuerabzugsmerkmale gebildet wurden, darf der Arbeitgeber für eine Übergangszeit von zwei Jahren eine vom Versicherungsunternehmen in Papierform ausgestellte Ersatzbescheinigung der im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigenden Beiträge für eine private Kranken- und Pflegeversicherung dem Lohnsteuerabzug zugrunde legen (sog. Ersatzverfahren). Das Versicherungsunternehmen muss in diesen Fällen die bisherige Datenübermittlung stornieren und neu übermitteln. Die Papierbescheinigung wird ungültig, wenn nach einer Korrektur der Datenübermittlung die korrekten ELStAM bereitgestellt werden.

Steuerfreier Arbeitgeberzuschuss zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung

Die Beiträge für den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss werden jedem Arbeitgeber als Steuerabzugsmerkmal übermittelt. Die Versicherungsunternehmen übermitteln die gezahlten Beiträge. Dies gilt unabhängig davon ob tatsächlich ein Anspruch auf einen Arbeitgeberzuschuss zu den Beiträgen besteht. Die Beiträge sind dabei jeweils auf den nächst größeren vollen Euro aufzurunden.

Wie bisher muss der Arbeitgeber bei Zahlung eines Zuschusses zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung prüfen, ob die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 62 EStG vorliegen. Hierbei sind insbesondere § 257 SGB V und § 61 SGB XI zu beachten. Allein aus der Tatsache, dass die ELStAM für einen Mitarbeiter bereitgestellt sind, hat dieser noch keinen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber ihm einen (steuerfreien) Zuschuss zahlt.

Sind die Voraussetzungen für einen steuerfreien Zuschuss erfüllt, ist dieser bis zu der Höhe steuerfrei, bis zu welcher der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet ist, diesen Zuschuss zu zahlen. Steuerfrei ist demnach in der Regel die Hälfte der übermittelten Beiträge, jedoch nicht mehr als der maximale Arbeitgeberanteil für einen gesetzlich versicherten Mitarbeiter.

Berechnung der Vorsorgepauschale

Bei den Beiträgen, die für die Berechnung der Vorsorgepauschale zu berücksichtigen sind, werden die ELStAM nur bereitgestellt, wenn für den Versicherungsnehmer ein Hauptarbeitsverhältnis vorliegt.

Wie bisher muss der Arbeitgeber prüfen, in welcher Höhe Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung für die Berechnung der Vorsorgepauschale anzusetzen sind. Bei einem Mitarbeiter, dem kein steuerfreier Zuschuss gewährt wird (z.B. bei einem Beamten), fließen die Beiträge z.B. in voller Höhe in die Vorsorgepauschale ein. Bei einem zuschussberechtigten Mitarbeiter sind die steuerfreien Zuschüsse von den Vorsorgebeiträgen abzuziehen und es ist der so ermittelte Betrag anzusetzen (§ 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 Buchstabe d EStG).

Eine Mindestvorsorgepauschale darf ab dem 01.01.2026 nicht mehr berücksichtigt werden. Werden über die ELStAM keine Beiträge bereitgestellt, so darf der Arbeitgeber Beiträge der privaten Kranken- und Pflegeversicherung auch nicht anderweitig ansetzen. Papierbescheinigungen der Versicherungsunternehmen darf der Arbeitgeber nicht berücksichtigen.

Rückwirkende Änderung der ELStAM

Die Versicherungen müssen die Beiträge des jeweiligen Jahres bis zum Ablauf des 20.11. des Vorjahres übermitteln, so dass die ELStAM dem Arbeitgeber bereits im Dezember für das Folgejahr bereitgestellt werden können. Die Datenübermittlung für das Jahr 2026 musste bis zum 20.11.2025 erfolgt sein.

Beginnt oder endet ein Vertrag, müssen die Daten unverzüglich übermittelt werden, so dass sie dem Arbeitgeber zeitnah als ELStAM zur Verfügung gestellt werden können.
Beitragsänderungen (z.B. wegen Tarifänderungen, Änderungen des Beihilfesatzes, Änderungen in Bezug auf die versicherten Personen) müssen grundsätzlich zeitgleich mit der Mitteilung der Beitragsänderung an den Versicherungsnehmer an das BZSt übermittelt werden, so dass dem Arbeitgeber zeitnah geänderte ELStAM zur Verfügung gestellt werden können.

Kommt es bei der Bereitstellung der ELStAM zu einem Fehler, werden die ELStAM gesperrt und das Finanzamt stellt eine Papierbescheinigung zum Lohnsteuerabzug aus, in der sowohl die Beiträge für den steuerfreien Zuschuss als auch die Beiträge für die Ermittlung der Vorsorgepauschale angegeben werden. Der Arbeitgeber muss die die dort angegebenen Lohnsteuerabzugsmerkmale anwenden.

Hält der Mitarbeiter die an das BZSt übermittelten Beiträge der privaten Kranken- und Pflegeversicherung für unzutreffend, erfolgt keine Sperrung. Der Mitarbeiter muss sich an das Versicherungsunternehmen wenden, um eine Korrektur der Datenübermittlung zu erreichen.

Gibt ein Mitarbeiter oder sein Ehegatte / Lebenspartner den Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland auf, so ist der Abruf der ELStAM unverändert möglich und wirksam. Eine Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale, die aufgrund der Datenübermittlung zu den Beiträgen der privaten Kranken- und Pflegeversicherung gebildet werden, erfolgt in diesen Fällen in der Regel nicht.

Es werden jedoch in der nachfolgenden Monatsliste geänderte ELStAM bereitgestellt, wenn das Versicherungsunternehmen Daten korrigiert oder storniert hat. Dabei werden ELStAM nur für das aktuelle Beitragsjahr und das Folgejahr gebildet. Für das vorangegangene Jahr werden die ELStAM nur geändert, wenn das Versicherungsunternehmen die Korrektur oder Stornierung bis zum Ablauf des 15.01. des darauffolgenden Kalenderjahres durchgeführt hat.

Hat der Arbeitgeber zum Zeitpunkt der Korrektur oder der Stornierung den Mitarbeiter wegen der Beendigung des Dienstverhältnisses abgemeldet, werden keine geänderten ELStAM übermittelt.

Korrektur des Lohnsteuerabzugs (§ 41c Abs. 1 Satz 2 EStG) und Anzeigepflicht (§ 41c Abs. 4 EStG)

Werden dem Arbeitgeber über die ELStAM Korrekturen oder Stornierungen der Beiträge der privaten Kranken- und Pflegeversicherung bereitgestellt, muss er den Lohnsteuerabzug prüfen und in der Regel auch korrigieren, wenn ihm dies wirtschaftlich zumutbar ist. Hier sind strenge Maßstäbe anzulegen. Die Tatsache, dass eine Korrektur mit zusätzlichen Kosten und einem Umsetzungsaufwand verbunden ist, stellt die wirtschaftliche Zumutbarkeit nicht in Frage. Soweit der Arbeitgeber die aus Anlass einer Korrektur oder Stornierung nachträglich zu erhebende Lohnsteuer nicht einbehalten kann (z.B. weil der Mitarbeiter vom Arbeitgeber keinen Arbeitslohn mehr bezieht), ist er verpflichtet, dies unverzüglich bei seinem Betriebsstättenfinanzamt gem. § 41c Abs. 4 EStG anzuzeigen.

Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber (§ 42b Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG)

Der Arbeitgeber darf einen Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht durchführen, wenn für den Mitarbeiter im Ausgleichsjahr bei der Vorsorgepauschale jeweils nur zeitweise Beträge nach § 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 Buchstabe a bis e EStG (z.B. Rentenversicherungsbeiträge oder Krankenversicherungsbeiträge) berücksichtigt worden sind. Ein Lohnsteuer-Jahresausgleich ist jedoch nicht ausgeschlossen, wenn dem Arbeitgeber ELStAM bereitgestellt wurden, bei denen Beitragsvorauszahlungen für die Folgejahre oder die Zahlung eines Jahresbeitrags berücksichtigt wurden.

Korrektur der Datenübermittlung

Die Lohnsteuerabzugsmerkmale nach § 39 Abs. 4 Nr. 4 EStG sind zukunftsgerichtet, d.h., es handelt sich um monatliche Beiträge, die vom Versicherungsnehmer für die versicherten Personen zu zahlen sind.

Werden vom Mitarbeiter geschuldete Beiträge, die in die Berechnung der Vorsorgepauschale einfließen, nicht an das Versicherungsunternehmen gezahlt, muss das Versicherungsunternehmen eine Korrektur der Datenübermittlung vornehmen und das BZSt wird die ELStAM rückwirkend korrigieren.

Korrektur und Stornierung

Stellt das Versicherungsunternehmen fest, dass Daten, die es für den Besteuerungszeitraum übermittelt hat, unzutreffend gewesen sind, muss die Datenübermittlung für die betreffenden Monate des aktuellen Beitragsjahres und gegebenenfalls des Folgejahres korrigiert werden. Aufgrund der Korrektur ändert das BZSt die Lohnsteuerabzugsmerkmale für die von der Korrektur betroffenen Kalendermonate und es werden dem Arbeitgeber entsprechend geänderte ELStAM zum Abruf bereitgestellt.

Es kann sein, dass das Versicherungsunternehmen eine vorgenommene Datenübermittlung stornieren muss, weil keine Daten hätten übermittelt werden sollen. Nach einer Stornierung bildet das BZSt die Lohnsteuerabzugsmerkmale i.S.d. § 39 Abs. 4 Nr. 4 EStG erneut und stellt diese dem Arbeitgeber entsprechend geänderte ELStAM zum Abruf bereit.

Wer muss übermitteln

Zur Übermittlung von Daten verpflichtet sind alle im Inland ansässigen Versicherungsunternehmen, die im Inland eine Kranken- oder Pflegevollversicherung anbieten, die die gesetzliche Krankenversicherung und die soziale Pflegeversicherung ersetzt und die der Aufsicht durch die BaFin unterstehen.

Versicherungsunternehmen, die lediglich Zusatzleistungen privat versichern (z.B. ein Krankentagegeld oder Krankenhaustagegeld) und Versicherungsunternehmen oder Sozialversicherungsträger ohne Sitz oder Geschäftsleitung im Inland müssen keine Daten an das BZSt übermitteln.

Selbsthilfeeinrichtungen und Solidargemeinschaften mit einer Bestätigung nach § 176 SGB V des BMG, die eine substitutive Kranken- bzw. Pflegeversicherung anbieten, die Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK) und Krankenversorgung der Bundesbahnbeamten (KVB) können freiwillig am Datenaustausch teilnehmen. Tun sie dies nicht, sind die Regelungen für ausländische Krankenkassen anzuwenden.

Versicherung bei einer ausländischen Versicherung

Steuerfreiheit der Arbeitgeberzuschüsse bei ausländischer Versicherung des Mitarbeiters

Ist der Mitarbeiter bei einem ausländischen Versicherungsunternehmen oder einem ausländischen Sozialversicherungsträger versichert, werden die Beiträge für diese Versicherung nicht als ELStAM berücksichtigt. Der Arbeitgeber muss ohne die ELStAM entscheiden, ob die Arbeitgeberzuschüsse nach § 257 Abs. 2 SGB V und nach § 61 Abs. 2 SGB XI steuerfrei sind. Möchte der Mitarbeiter, dass seine Beiträge an das ausländische Versicherungsunternehmen oder den ausländischen Sozialversicherungsträger steuerfrei gezahlt werden, muss er dem Arbeitgeber eine Bescheinigung für diese Beiträge vorlegen.

Freibetrag bei Versicherungsunternehmen oder Sozialversicherungsträgern ohne Sitz oder Geschäftsleitung im Inland (§ 39a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a und Abs. 4 Satz 1 Nr. 1a EStG)

Für die Berechnung der Vorsorgepauschale kann der Mitarbeiter für die Beiträge für seine ausländische Versicherung bei seinem Wohnsitzfinanzamt die Bildung eines Freibetrags beantragen, der dem Arbeitgeber zum Abruf als ELStAM bereitgestellt wird. Ein solcher Freibetrag führt grundsätzlich zu einer Pflichtveranlagung.

Beitragsrückerstattungen

Erhält der Mitarbeiter Rückerstattungen seiner Beiträge (z.B. weil er im abgelaufenen Versicherungsjahr keine Versicherungsleistungen in Anspruch genommen hat), ist rückblickend die Lohnsteuer in zu geringer Höhe erhoben worden. Zur Korrektur muss der Mitarbeiter eine Einkommensteuererklärung abgeben (§ 46 Abs. 2 Nr. 3 EStG).

Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzugsverfahren ab 2026

Durch die Änderungen bei der Berücksichtigung der Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung und den Wegfall der Vorsorgepauschale ergeben sich ab 2026 Änderungen bei der Berechnung der Vorsorgepauschale. Daher wurde das bisherige BMF-Schreiben vom 26.11.2013 durch das BMF-Schreiben vom 04.08.2025 (BStBl. 2025 I S. 1628) ersetzt. Das neue Schreiben ist ab 01.01.2026 anzuwenden.

Wie bisher wird im Lohnsteuerabzugsverfahren in allen Steuerklassen eine Vorsorgepauschale berücksichtigt (§ 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 und Abs. 4 EStG). Diese setzt sich ab 2026 zusammen aus

• Teilbetrag für die Rentenversicherung (§ 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 Buchstabe a EStG),
• Teilbetrag für die gesetzliche Kranken- und soziale Pflegeversicherung (§ 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 Buchstabe b und c EStG
• Teilbetrag für die private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung (§ 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 Buchstabe d EStG) und
• (neu) Teilbetrag für die Versicherung gegen Arbeitslosigkeit (§ 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 Buchstabe e EStG.

Für jeden der Teilbeträge muss geprüft werden, ob die Voraussetzungen für die Berücksichtigung vorliegen. Maßgebend ist immer der Versicherungsstatus am Ende des jeweiligen Lohnzahlungszeitraums. Die Teilbeträge sind getrennt zu berechnen. Die auf volle Euro aufgerundete Summe der Teilbeträge ergibt die anzusetzende Vorsorgepauschale. Die jeweilige Beitragsbemessungsgrenze ist zu beachten.

Änderungen beim Teilbetrag für die private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung ab 2026

Ab 2026 berücksichtigt der Arbeitgeber in den Steuerklassen I bis V die ihm als ELStAM bereitgestellten Beiträge zur privaten Kranken- u. Pflege-Pflichtversicherung, vermindert um den nach § 3 Nr. 62 EStG steuerfreien Arbeitgeberzuschuss. Der Teilbetrag der Vorsorgepauschale für die private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung darf dabei nicht negativ sein. Die Mindestvorsorgepauschale entfällt ab 2026.

Auch der Pflichtveranlagungstatbestand für die Fälle, in denen die Summe der im Lohnsteuerverfahren berücksichtigten Teilbeträge der Vorsorgepauschale für die gesetzliche und private Kranken- und Pflegeversicherung oder auch die Mindestvorsorgepauschale höher waren als die als Sonderausgabe abziehbaren Vorsorgeaufwendungen, entfällt ab 2026.

Teilbetrag für Arbeitslosenversicherung ab 2026

Erstmals ab 2026 wird in den Steuerklassen I bis V ein Teilbetrag für die Versicherung gegen Arbeitslosigkeit angesetzt. Dies gilt für Mitarbeiter, die in der Arbeitslosenversicherung (SGB III) versichert sind.

Für die Teilbeträge für (gesetzliche und private) Kranken- und Pflegeversicherung und die Arbeitslosenversicherung gilt allerdings ein Höchstbetrag von 1.900 Euro, soweit er zusammen mit den Teilbeträgen nach den § 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 Buchstabe b bis d EStG den Betrag von 1.900 Euro nicht übersteigt

Lohnsteuerbescheinigung 2026

Unter Nr. 25 und 26 der Lohnsteuerbescheinigung sind Beiträge des Mitarbeiters zur inländischen gesetzlichen Krankenversicherung und zur inländischen sozialen Pflegeversicherung zu bescheinigen. Beiträge an ausländische Sozialversicherungsträger sind nicht zu bescheinigen.

Unter Nr. 27 der Lohnsteuerbescheinigung sind Beiträge des Mitarbeiters zur Arbeitslosenversicherung zu bescheinigen; dies gilt auch bei Beitragszahlungen an ausländische Sozialversicherungsträger.

Der Eintrag einer Mindestvorsorgepauschale in der Lohnsteuerbescheinigung entfällt ab 2026.

Lohnsteuerjahresausgleich durch den Arbeitgeber

Wenn der Arbeitgeber

• sonstige Bezüge in einer größeren Zahl von Fällen gewährt oder
• feststellt, dass er einer größeren Zahl von Fällen den Lohnsteuerabzug nicht vorschriftsmäßig vorgenommen hat

kann er beim Betriebsstättenfinanzamt beantragen, dass er die Lohnsteuer mit einem besonders ermittelten durchschnittlichen Pauschsteuersatz berechnen darf. Im Fall der Pauschalierung von sonstigen Bezügen ist diese auf 1.000 Euro im Kalenderjahr begrenzt. Eine größere Zahl von Fällen liegt vor, wenn mindestens 20 Mitarbeiter betroffen sind.

Bei der Berechnung dieses besonderen Pauschsteuersatzes kann davon ausgegangen werden, dass die betroffenen Mitarbeiter in allen Zweigen der Sozialversicherung versichert sind und keinen Beitragszuschlag für Kinderlose leisten und dass keine Beitragsabschläge für Kinder ab dem zweiten bis zum fünften Kind zu berücksichtigen sind.

Vorsorgepauschale nach dem Pflegeunterstützungs- und entlastungsgesetz (PUEG)

Seit Juli 2023 wird bei der Höhe des Beitrags zur Pflegeversicherung nach der Zahl der berücksichtigungsfähigen Kinder unterschieden. Eltern erhalten ab dem zweiten Kind einen Abschlag von 0,25 Prozentpunkten je Kind auf den Beitragssatz zur sozialen Pflegeversicherung, höchstens 1,0 Prozentpunkte (§ 55 Abs. 3 SGB XI). Um die automatische Ermittlung der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder und die Anwendung der zutreffenden Beitragssätze in der Pflegeversicherung sicherzustellen, steht seit 01.07.2025 nach § 55 Abs. 3c SGB XI ein digitales Datenaustauschverfahren (DaBPV) zur Verfügung. Arbeitgeber mussten den Initialabruf über das DaBPV für Mitarbeiter, die schon vor dem Juli 2025 bei ihnen beschäftigt waren, spätestens bis zum 31.12.2025 vornehmen.

Im BMF-Schreiben vom 28.11.2025 hat die Finanzverwaltung für Fälle der rückwirkenden Beitragskorrekturen in der sozialen Pflegeversicherung folgendes geregelt:

Stellt sich beim Abruf der Pflegeversicherungsbeiträge heraus, dass bisher eine unzutreffende Anzahl der Kinder berücksichtigt wurde, muss der Arbeitgeber ggf. eine rückwirkende Korrektur des Pflegeversicherungsbeitrags ab dem Jahr 2023 vornehmen.

Die im Rahmen dieser Korrektur verrechneten bzw. erstatteten Beiträge zur sozialen Pflegeversicherung sind im Kalenderjahr der Verrechnung bzw. Erstattung von den in Zeile 26 der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung einzutragenden Beiträge zur sozialen Pflegeversicherung abzuziehen.

Der Beitrag zur sozialen Pflegeversicherung hat grundsätzlich Auswirkung auf die Höhe der Lohnsteuer, da er bei der Ermittlung der Vorsorgepauschale berücksichtigt wird. Seit dem 01.01.2024 sind dabei auch die o.a. Abschläge nach § 55 Absatz 3 SGB XI zu berücksichtigen, wenn die Voraussetzungen dafür vorliegen (vgl. § 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 Buchst. c EStG i.V.m. § 52 Abs. 26 Satz 3 EStG). Wenn sich aufgrund des Initialabrufs über das DaBPV herausstellt, dass bislang unzutreffende Beiträge zur Pflegeversicherung bei der Berechnung der Vorsorgepauschale ergeben haben, ist für die Jahre 2023 und 2024 keine Änderungen des Lohnsteuerabzugs vorzunehmen und es müssen auch keine Anzeigen nach § 41c EStG an das Betriebsstättenfinanzamt übersendet werden. Das gleiche gilt für das Jahr 2025, wenn die Lohnsteuerbescheinigung bereits übermittelt wurde.

Neuerungen beim Ladestrom für Firmenwagen

Ab 2026 entfällt die Möglichkeit, pauschalen Auslagenersatz für Ladestrom bei Firmenwagen steuerfrei zu zahlen. Statt dessen muss der Mitarbeiter seinen Verbrauch nachweisen. Bei der Höhe der Kostenerstattung kann zwischen einem Einzelnachweis der Kosten oder einer Strompreispauschale gewählt werden.

Details hierzu finden in der Global Mobility Pulse Sonderausgabe November 2025.

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