Technische Exklusivität und Einzelbieter-Verhandlungen in der Beschaffung durch Hochschulen und Forschungseinrichtungen

Die Entscheidung des OLG Dresden (Beschaffung eines Softwaresystems zur Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung) schärft den Blick für die vergaberechtlichen Anforderungen an Einzelbieter-Verhandlungen und deren Begründung mit technischer Exklusivität. Diese Maßstäbe sind ohne Weiteres auch auf die Beschaffung in Hochschulen und Forschungseinrichtungen zu übertragen, die durch eine Vielzahl spezialisierter Bedarfe geprägt ist, zugleich aber dem vergaberechtlichen Wettbewerbsgrundsatz unterliegt.

Hochschulen und Forschungseinrichtungen berufen sich bei der Beschaffung von Laborgeräten, Großforschungsinfrastruktur, wissenschaftlicher Software oder IT‑Systemen häufig auf besondere technische Anforderungen aus Forschung und Lehre. Nicht selten wird daraus der Schluss gezogen, nur ein bestimmter Anbieter komme in Betracht. Die Entscheidung macht jedoch deutlich, dass eine solche Annahme nur dann tragfähig ist, wenn sie unmittelbar aus dem neutral festgelegten Auftragsgegenstand und den objektiv notwendigen technischen Spezifikationen folgt – nicht hingegen aus einer faktischen Präferenz oder gewachsenen Strukturen.

Für die Beschaffung durch Hochschulen und Forschungseinrichtungen bedeutet dies insbesondere: Die Entscheidung, ob tatsächlich nur ein Unternehmen in der Lage ist, die Leistung zu erbringen, wird maßgeblich durch die vorgelagerte Leistungsbeschreibung vorgeprägt. Definiert man den Auftragsgegenstand bereits so, dass er auf ein bestimmtes Produkt oder System zugeschnitten ist, kann hieraus keine vergaberechtlich relevante technische Exklusivität hergeleitet werden. Wettbewerb darf generell nicht durch die Art der Bedarfsermittlung oder Spezifikation ausgeschlossen werden.

Besonders relevant ist dies im Umfeld bestehender Hochschul‑IT, zentraler Forschungsplattformen oder institutsübergreifender Nutzungskonzepte. Der Wunsch nach Kompatibilität, Standardisierung oder der Vermeidung von Schulungsaufwand ist nachvollziehbar, stellt vergaberechtlich aber häufig keinen technischen Ausschließlichkeitsgrund dar. Auch Hochschulen und Forschungseinrichtungen haben zu prüfen, ob vernünftige Alternativen oder Ersatzlösungen vorhanden sind, die den funktionalen Bedarf ebenfalls abdecken können, selbst wenn sie einen gewissen Anpassungsaufwand erfordern.

Die Entscheidung hebt zudem die Bedeutung einer belastbaren Dokumentation hervor. Hochschulen und Forschungseinrichtungen, die sich auf § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV stützen wollen, müssen nachvollziehbar darlegen, weshalb der konkrete Beschaffungsgegenstand technisch nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden kann. Pauschale Hinweise auf Forschungsfreiheit, akademische Besonderheiten oder Drittmittelanforderungen genügen hierfür nicht.

Fazit: Auch für Hochschulen und Forschungseinrichtungen bleibt die Einzelbieter-Verhandlung aus technischen Gründen die eng begrenzte Ausnahme. Die Entscheidung des OLG Dresden verdeutlicht, dass technische Exklusivität allein aus objektiven, auf den Auftragsgegenstand bezogenen technischen Gründen folgen muss. Hochschulen sind daher gut beraten, der wettbewerbsoffenen Bedarfsermittlung und Leistungsbeschreibung besondere Aufmerksamkeit zu widmen sowie die mögliche Anwendbarkeit anderer Ausnahmebestimmungen (z.B. § 14 Abs. 4 Nr. 4 VgV oder § 116 Abs. 1 Nr. 2 GWB) zu prüfen.

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