E-Rechnung in den VAE: Was Unternehmen vor der Einführung im Jahr 2027 wissen müssen

Rahmenwerk für die E-Rechnung in den VAE

Die VAE haben ein Decentralized Continuous Transaction Control and Exchange (DCTCE) Modell eingeführt – allgemein bekannt als das sog. „5-Ecken-Modell“.

Im Rahmen dieses Modells gilt Folgendes:

• Ecke 1 (Lieferant) und Ecke 4 (Käufer) tauschen Rechnungsdaten über ihre eigenen akkreditierten Dienstleister (ASPs) – Ecken 2 und 3 – aus.
• Ecke 5 ist die Bundessteuerbehörde (FTA), die Steuerdaten direkt von beiden ASPs nahezu in Echtzeit erhält.

Rechnungen werden als strukturierte XML-Daten unter Verwendung der Peppol International (PINT-AE)-Spezifikation ausgestellt, übermittelt und empfangen – nicht als PDFs, gescannte Bilder oder Papierdokumente. Bemerkenswert ist, dass E-Rechnungen in den VAE im Gegensatz zu einigen anderen regionalen E-Rechnungssystemen keinen QR-Code oder Barcode enthalten. Das Finanzministerium ist die Regulierungsbehörde (Gesetzgebung, Richtlinien, ASP-Akkreditierung und die Peppol-Behörde der VAE), während die FTA den Onboarding-Prozess (über EmaraTax) und die zentrale Datenplattform betreibt, die letztendlich die Daten erfasst, validiert und speichert.

Wer ist betroffen?

Die E-Rechung ist für jede Person, die in den VAE geschäftlich tätig ist, unabhängig vom Status der Umsatzsteuerregistrierung, für jede geschäftliche Transaktion verpflichtend, sofern diese nicht ausdrücklich ausgenommen ist. Dies geht über die reine Umsatzsteuerregistrierung hinaus – auch nicht umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen, die geschäftlich tätig sind, können in den Geltungsbereich fallen und benötigen eine Steueridentifikationsnummer.

Betroffen sind: B2B- und B2G-Transaktionen (einschließlich Lieferungen an staatliche Stellen über Beschaffungsportale der VAE).

Nicht betroffen sind: B2C-, C2B-, C2G- und C2C-Transaktionen – Lieferungen an oder von natürlichen Personen, die keine gewerbliche Tätigkeit ausüben, bleiben ausgeschlossen.

Spezifische Ausnahmen gelten außerdem für: Tätigkeiten staatlicher Stellen, die nicht im Wettbewerb mit dem privaten Sektor stehen; für bestimmte internationale Personenbeförderungs- und Nebendienstleistungen von Fluggesellschaften (mit einer vorübergehenden 24-monatigen Ausnahme für den Warentransport per Luftfrachtbrief); sowie umsatzsteuerbefreite oder mit dem Nullsatz besteuerte Finanzdienstleistungen. Das Finanzministerium hat erwähnt, dass im Laufe der Zeit weitere Ausnahmen ergänzt werden können.

Investment-Holdinggesellschaften mit rein passiven Einkünften fallen im Allgemeinen nicht in den Anwendungsbereich; aber Weiterverrechnungen (z.B. Verwaltungsgebühren) sorgen dafür, dass sie wieder in den Betroffenheitsbereich fallen.

Wichtige Umsetzungsfristen

Am 1. Januar 2027 beginnt eine 24-monatige Übergangsfrist für Transaktionen innerhalb von Umsatzsteuergruppen, die Gruppen zusätzliche Zeit für die Anpassung ihrer internen Abrechnungssysteme einräumt. Dies betrifft jedoch nur den Zeitplan, nicht den Umfang. Freiwillige Teilnehmer unterliegen keinen Verwaltungsstrafen, bis ihr eigener verbindlicher Termin eintritt.

Was Unternehmen vorbereiten müssen

Die Vorbereitung ist nicht nur eine IT-Aufgabe. Sie erstreckt sich auf die Bereiche Steuern, Finanzen und Betrieb:

• Anforderungen verstehen – prüfen Sie, welche Ihrer Transaktionen und Geschäftsmodelle (Standardverkäufe, Exporte, Lieferungen in Freihandelszonen, Selbstfakturierung, kontinuierliche Belieferung, E-Commerce usw.) bestimmte Daten- und Meldepflichten auslösen.
• ERP-/Systembereitschaft prüfen – stellen Sie sicher, dass Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System (z.B. SAP) alle vorgeschriebenen Datenfelder im strukturierten XML-Format innerhalb der vorgeschriebenen 14-tägigen Übermittlungsfrist generieren, extrahieren und übermitteln kann und dass die Stammdaten (Kunden-/Lieferanten-TRNs, Adressen, rechtliche Registrierungsdaten) vollständig und korrekt sind.
• Einen akkreditierten Dienstleister auswählen und Vertrag abschließen – und schließen Sie die Einbindung über das Emara-Steuerportal ab.
• End-to-End-Test durchführen – überprüfen Sie vor der Inbetriebnahme die Rechnungserstellung, die Übermittlung, die Bearbeitung von Bestätigungen und die Meldung von Steuerdaten.
• Finanz- und Betriebsteams schulen – zu den neuen Rechnungsfristen, den Prozessen für Gutschriften und den fallspezifischen Regeln.
• TIN beantragen, falls diese nicht bereits im Rahmen der Umsatzsteuer- oder Körperschaftsteueranmeldung zugewiesen wurde.

Die Rolle der akkreditierten Dienstleister (ASPs)

Jedes betroffene Unternehmen muss einen ASP benennen, der sowohl den Versand (Kundenrechnungen) als auch den Empfang (Lieferantenrechnungen) elektronischer Rechnungen abwickelt – ein einziger Anbieter deckt beide Richtungen ab. ASPs sind dafür verantwortlich, Rechnungsdaten zu validieren, sie bei Bedarf in das Standard-XML-Format zu konvertieren, Rechnungen sicher über das Peppol-Netzwerk zu übermitteln, eindeutige Rechnungs-IDs (UUIDs) zu generieren und Steuerdaten an die FTA zu melden. ASPs müssen vom Finanzministerium akkreditiert sein, eine OpenPeppol-Mitgliedschaft besitzen, Mindeststandards für die Informationssicherheit erfüllen (einschließlich der Zertifizierung nach ISO/IEC 27001) sowie die Anforderungen hinsichtlich Unternehmensregistrierung und Versicherung erfüllen. Das Finanzministerium veröffentlicht und pflegt die offizielle Liste der akkreditierten Anbieter.

Wichtige steuerliche und verfahrenstechnische Aspekte

Die elektronische Rechnungsstellung ersetzt nicht die bestehenden umsatzsteuerlichen Rechnungsstellungspflichten. Eine vorschriftsmäßige elektronische Rechnung kann die Anforderungen an eine Steuerrechnung erfüllen, sobald auch der Käufer in das System eingebunden ist. Unternehmen sollten besonders auf eine Reihe von Sonderfällen mit spezifischen Datenanforderungen achten: Lieferungen in Freihandelszonen (die eine Identifizierung des Begünstigten erfordern), fiktive Lieferungen (entgeltlose Transaktionen, die ohne Austausch mit dem Käufer an die Zollbehörde gemeldet werden), die Margenregelung, die Abrechnung von Sammel- und fortlaufenden Lieferungen, die Abrechnung über einen offengelegten Vermittler, E-Commerce-Lieferungen und Exporte. Auch inländische Transaktionen mit Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (z.B. elektronische Geräte, Edelmetalle, bestimmte Kohlenwasserstoffe, Metallschrott) unterliegen einer spezifischen Meldepflicht.

Wie RÖDL Unternehmen unterstützen kann

RÖDL unterstützt Unternehmen auf dem gesamten Weg zur E-Rechnungsfähigkeit – von der ersten Geschäfts- und Compliance-Prüfung bis zur Inbetriebnahme und darüber hinaus:

• Umfangsermittlung und Folgenabschätzung – Ermittlung der betroffenen Unternehmenseinheiten, Transaktionen und Anwendungsfälle sowie Zuordnung zur richtigen E-Rechnungsabwicklung
• Daten- und Gap-Analyse – Abgleich Ihrer ERP-/SAP-Daten mit den obligatorischen Feldanforderungen der VAE und Identifizierung von Lücken in Stammdaten oder Prozessen.
• Auswahl eines ASP und Unterstützung bei der Implementierung – Koordination von Datenmapping, Konfiguration und Validierung mit dem von Ihnen ausgewählten akkreditierten Dienstleister.
• Validierung der Umsatzsteuer- und Steuerlogik – Sicherstellung, dass Ihre Steuerermittlung mit den Anforderungen an die strukturierte E-Rechnungsberichterstattung übereinstimmt.
• Tests, Schulungen und Unterstützung bei der Inbetriebnahme – einschließlich Mitarbeiterschulungen und End-to-End-Transaktionstests vor der Einführung.

Da die verbindliche Inbetriebnahme für Großsteuerzahler nur noch wenige Monate entfernt ist, ist eine frühzeitige Einbindung der Schlüssel zu einem reibungslosen Übergang. Kontaktieren Sie noch heute Ihren RÖDL-Berater, um mit der Betroffenheitsanalyse und der Bewertung der aktuell bestehenden Umsetzungsfähigkeit für die elektronische Rechnungsstellung in den VAE zu beginnen.