Verfahrensdokumentation: Herzstück der GoBD

Abhängig von Größe und Komplexität des Geschäftsmodells werden sehr unterschied­liche Ausprägungen von Geschäfts­prozessen in der Praxis angetroffen. Das reicht von fast (noch) ausschließlich manuellen Prozessen (kleineres Handwerk) bis hin zu sehr komplexen IT-gestützten Prozessen (international agierende Konzerne). Mit steigender Komplexität wird die Nachvollzieh­barkeit schwieriger. Dabei kommt die Verfahrens­doku­mentation ins Spiel.

Die Buchführung muss grundsätzlich so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermittelt. Von diesem Sachverständigen sollte heute auch ein gewisser IT-Sachverstand erwarten werden können; allerdings kann nicht verlangt werden, dass sofort ein Verständnis von einem unternehmensindividuell gestalteten Geschäftsprozess erlangt werden kann.

Vor dem Hintergrund fordern die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) eine Verfahrens­dokumentation zur Erfüllung des Grundsatzes der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (vgl. § 145 Abs. 1 AO, § 238 Abs. 1 S. 2 und S. 3 HGB). Sie soll den organisatorisch und technisch gewollten Prozess darstellen. Da man in der Praxis meist auf einen Mix aus manuellen und IT-gestützten Kontrollen in einem Geschäfts­prozess trifft, ist die Bereitstellung der meist vom Software-Hersteller gelieferten Anwender- und technischen System­dokumentation i.d.R. nicht ausreichend. Zertifikate über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung für die eingesetzte Applikation entfalten für die Finanzverwaltung keine Bindungswirkung. Sie müssen viel mehr den Weg und die Verarbeitung Ihres Beleges von seiner Entstehung bis hin zu einem eventuellen Aufruf durch einen Betriebsprüfer so darstellen, wie es in Ihrem Tagesablauf gefordert und auch gelebt wird.

Somit besteht die Verfahrensdokumentation aus mehreren Komponenten:

• Allgemeine Beschreibung des Geschäftsprozesses,
• Anwenderdokumentation,
• Technische Systemdokumentation und
• Betriebsdokumentation.

 
Eine gute Verfahrensdokumentation hält diese Komponenten nicht getrennt voneinander, sondern verknüpft sie mit der Beschreibung der Geschäftsprozesse. Somit ist das Erfordernis der Nachvollziehbarkeit am besten erreicht.

Da sich sowohl Geschäftsprozesse an sich als auch die dafür eingesetzten IT-Applikationen über den Zeitab­lauf ändern können, muss die Verfahrensbeschreibung neben den aktuellen auch die historischen Verfahrens­inhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisen und dem in der Praxis eingesetzten Prozess ent­sprechen. Das beinhaltet auch die Beschreibung des im gesamten Prozess implementierten internen Kontroll­systems, das sich aus einem Zusammenspiel von technischen (Plausibilitätskontrollen bei Dateneingabe, Funktionstrennung) und organisatorischen Kontrollen (Erfassungs­kontrollen, inhaltliche Plausibilitäts­kontrollen) zusammensetzt.

Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten.

Fazit

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation stellt erstmal einen Aufwand dar. Aber es ist zu berück­sich­tigen, dass sie nicht nur der Finanzverwaltung nützlich ist, sondern auch interne Prozesse damit optimiert und doku­mentiert werden können. Die laufende Aktualisierung der Verfahrensdokumentation führt zu einer laufenden Überprüfung der eigenen Effizienz.