Associate Partner
Betriebswirt (Berufsakademie), CIA, Datenschutzauditor (TÜV), Datenschutzbeauftragter DSB-TÜV, IT-Auditor IDW, Prüfer für Interne Revisionssysteme (DIIR), Zertifizierter Compliance Officer
WhistleClue
Ihre Komplettlösung für die Identifizierung, Bearbeitung und Aufklärung von Hinweisen
Norman Lenger-Bauchowitz, LL.M.
Partner
Fachanwalt für Steuerrecht, Fachberater für Restrukturierung & Unternehmensplanung (DStV e.V.), Mediator & Rechtsanwalt, Wirtschaftsmediator
Kontaktieren Sie uns:
Jetzt Kontakt aufnehmen
customised | legal | user | experience
Whistleblowing ist an sich nichts Neues. Was aber neu ist, ist zum einen der vom Gesetzgeber durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) forcierte Schutz des Whistleblowers vor Vergeltungsmaßnahmen. Zum anderen geht aus dem Gesetz eine Verpflichtung zur Einrichtung eines internen Meldekanals hervor. Diese Verpflichtung wird zum überwiegenden Teil Anfang Juli 2023 konkret. Für Sie bedeutet das, dass Sie am besten schon jetzt alle Vorkehrungen treffen, um Ihrer anstehenden Rechtspflicht nachzukommen.
Wir unterstützen Sie hierbei durch die unkomplizierte, effiziente und sichere Einrichtung unseres Hinweisgebersystems, genannt WhistleClue. Neben der technischen Umsetzung, also der reinen Einrichtung einer Meldeplattform, gehört zu WhistleClue auch unsere persönliche Beratung und Begleitung. Wir prüfen für Sie die eingehenden Hinweise, geben Ihnen eine erste Einschätzung zum Sachverhalt und unterstützen Sie im weiteren Prozess.
5 Gründe, warum Sie WhistleClue als integrierte Hinweisgeber-Lösung nutzen sollten:
- Der entscheidende Zeitvorsprung
- Rechtssichere Lösung
- Senkung von Haftungsrisiken durch anwaltliche Begleitung
- Keine eigene technische Infrastruktur erforderlich
- Multi-use Fähigkeit
Meldekanäle im 3-Stufenmodell: So können Hinweisgeber vorgehen
Stufe 1: Interne Meldekanäle
Empfänger: Unternehmen selbst
- Vertraulichkeit und Identitätsschutz der Hinweisgeber müssen gewährleistet sein
- Das Unternehmen kann den Sachverhalt intern aufklären und aktiv Maßnahmen ergreifen
- Gewährleistet durch WhistleClue – eine geschützte und direkte Meldemöglichkeit
- Vorteil: Das Unternehmen behält Handlungsspielraum und kann Schäden frühzeitig verhindern.
Stufe 2: Externe Meldekanäle
Empfänger: Staatliche Stellen
- Ermittlungen und Maßnahmen erfolgen durch externe Behörden
- Das betroffene Unternehmen wird zum Objekt von Ermittlungen und hat kaum Handlungsmöglichkeiten
- Beispiel: Die Bayerische Zentralstelle zur Bekämpfung von Betrug und Korruption im Gesundheitswesen (ZKG) ist bereits eine solche externe Meldestelle.
Stufe 3: Öffentliche Meldung
Empfänger: Medien, Social Media
- Verlauf ist unkontrollierbar, das Unternehmen verliert Einfluss auf den Prozess
- Das Schadenspotenzial steigt erheblich – das Unternehmen wird zum Spielball des Geschehens
- Hinweis: Mit jeder Stufe nimmt der Handlungsdruck und das Risiko für das Unternehmen deutlich zu.
Auf einen Blick: So bearbeiten wir einen Hinweis
Schritt 1: Hinweisgeber macht eine Entdeckung
Der Hinweisgeber bemerkt einen möglichen Verstoß oder eine Unregelmäßigkeit im Unternehmen. Er entscheidet sich, den Sachverhalt vertraulich zu melden, um auf Risiken oder Fehlverhalten aufmerksam zu machen.
Schritt 2: Meldung über das Hinweisportal
Der Hinweis wird über das gesicherte Online-Portal eingereicht. Dort können alle relevanten Informationen strukturiert übermittelt werden, bei Bedarf auch anonym, um den Hinweisgeber bestmöglich zu schützen.
Schritt 3: Eingangsbestätigung an den Hinweisgeber
Unmittelbar nach Eingang der Meldung erhält der Hinweisgeber eine Eingangsbestätigung. So ist transparent nachvollziehbar, dass der Hinweis erfasst wurde und nun geprüft wird.
Schritt 4: Formale und rechtliche Erstprüfung
Das zuständige Team nimmt eine erste formale und rechtliche Bewertung des Hinweises vor. Es wird geprüft, ob der Sachverhalt plausibel ist und welche rechtlichen Vorgaben zu beachten sind.
Schritt 5: Ersteinschätzung für den Auftraggeber
Innerhalb weniger Werktage erhält der Auftraggeber eine erste Einschätzung zum Hinweis. Dabei werden Relevanz, Dringlichkeit und mögliche Auswirkungen des gemeldeten Sachverhalts zusammengefasst.
Schritt 6: Abstimmung zur weiteren Vorgehensweise
Gemeinsam mit dem Auftraggeber wird die weitere Verfahrensweise abgestimmt. Es wird festgelegt, ob eine interne Untersuchung, externe Unterstützung oder weitere Maßnahmen erforderlich sind.
Schritt 7: Bearbeitung und Aufklärung des Verdachtsfalls
Der gemeldete Sachverhalt wird inhaltlich untersucht und dokumentiert. Optional können eine Wirtschaftsprüfung oder eine anwaltliche Stellungnahme eingeholt werden, um die Bewertung fachlich abzusichern.
Schritt 8: Nachverfolgung und Fristenkontrolle
Der Vorgang wird aktiv nachverfolgt, um eine fristgerechte Bearbeitung sicherzustellen. Wiedervorlagen und Terminüberwachung sorgen dafür, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Schritt 9: Rückmeldung und Abschluss des Verfahrens
Nach Abschluss der Prüfung erfolgt eine abschließende Rückmeldung, soweit rechtlich zulässig. Offene Rückfragen werden geklärt – der Vorgang wird dokumentiert und das Problem ist gelöst.