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Employer of Record in Belgien

veröffentlicht am 26. April 2024 | Lesedauer ca. 6 Minuten

von Gunther Valkenborg

Ein ausländischer Arbeitgeber, der in Belgien Arbeitnehmer einstellt, kann sich zur Überwindung der damit verbundenen rechtlichen, administrativen und steuerlichen Hürden auf die Dienste eines „Employer of Record“ (EoR) verlassen, jedoch sind dabei rechtliche Beschränkungen zu beachten, insbesondere bezüglich des belgischen Arbeitnehmerverleihgesetzes, das dem Entleiher gewisse Befugnisse einschränkt, sowie steuerlicher Vorteile, die bei Nutzung eines EoR entfallen können.

Einleitung »
Was ist ein EoR und warum sollte man sich darauf verlassen? »
Beschränkungen des belgischen Gesetzes über den Arbeitnehmerverleih »
Wie wird eine EoR-Aktivität eingerichtet? »
Folgen eines Verstoßes gegen das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz »
EoR und Betriebsstätte oder andere Bestimmungen des
Doppelbesteuerungsabkommens »
Ein EoR kommt nicht in den Genuss von Steuerbefreiung »
Zusammenfassung »

Einleitung

Arbeitgeber, die grenzüberschreitend Arbeitnehmer einstellen, sind mit steuerlichen, sozialversicherungsrechtlichen und arbeitsrechtlichen Konsequenzen konfrontiert. Arbeitgeber mit Sitz im Ausland, die in Belgien Arbeitnehmer einstellen, müssen unter anderem der belgischen Sozialversicherung beitreten (wenn der Arbeitnehmer mindestens 25 Prozent seiner Arbeitszeit in Belgien arbeitet), eine Lohnabrechnung erstellen und Lohnsteuern einbehalten, eine belgische Unternehmensnummer beantragen, sich mit den belgischen Steuerbehörden über die Frage auseinandersetzen, ob sie eine Betriebsstätte haben oder nicht, und sich auch mit der Anwendung der belgischen Arbeitsgesetzgebung befassen. Um diese Formalitäten zu überwinden, greifen immer mehr ausländische Arbeitgeber auf die Dienste eines Employer of Record (EoR) zurück. Während dies in vielen Ländern rechtlich zulässig ist, müssen sowohl die EoR, die in Belgien tätig sind, als auch die Unternehmen, die die Dienste eines EoR in Belgien in Anspruch nehmen, die durch das belgische Arbeitnehmerverleihgesetz auferlegten Einschränkungen beachten.

Was ist ein EoR und warum sollte man sich darauf verlassen?

Ein EoR ist in Belgien nicht gesetzlich definiert. Es wird als ein Unternehmen betrachtet, das der rechtliche Arbeitgeber eines Arbeitnehmers ist, der im Wesentlichen im Auftrag des Kunden des EoR tätig wird.

Der EoR gewährleistet die Einhaltung aller geltenden Beschäftigungs-, Einwanderungs-, Steuer- und Sozialversicherungspflichten im Namen des Kunden. Ein Arbeitnehmer tritt in ein Arbeitsverhältnis mit einem EoR ein (wodurch der EoR zum „rechtlichen Arbeitgeber“ wird), verrichtet jedoch Arbeit für den Kunden (d. h. den „wirtschaftlichen Arbeitgeber“). In der Praxis umfasst der Arbeitsvertrag mit dem EoR ein Grundgehalt und ein variables Einkommen, wie es vom Dienstleistungsnutzer vorgesehen ist. Da der EoR jedoch auch die zusätzlichen (minimalen) Vergütungsbedingungen des für ihn zuständigen Gemeinsamen Ausschusses einhalten muss, müssen auch diese zusätzlichen Vergütungsbedingungen angewandt werden. Der EoR kümmert sich um alle administrativen Formalitäten, die Auszahlung des Gehalts des Arbeitnehmers, die Abführung der Sozialversicherungsbeiträge und die Steuereinbehaltung usw. Im Gegenzug zahlt der Kunde eine Gebühr an den EoR. Der (ausländische) Arbeitgeber muss sich nicht bei den belgischen Steuer- und Sozialversicherungsbehörden anmelden und ist nicht für einen reibungslosen Ablauf der Lohn- und Gehaltsabrechnung verantwortlich, und er muss sich auch nicht mit der Komplexität des belgischen Arbeitsrechts vertraut machen. Auf den ersten Blick scheint die Inanspruchnahme eines EoR nur Vorteile zu haben.

Es gibt jedoch auch Einschränkungen!

Beschränkungen des belgischen Gesetzes über den Arbeitnehmerverleih

Nach dem belgischen Arbeitnehmerüberlassungsgesetz ist der Arbeitnehmerverleih definiert als die Situation, in der ein Arbeitgeber einem Drittnutzer gestattet, die Dienste eines oder mehrere seiner Arbeitnehmer in Anspruch zu nehmen, wobei die normalerweise dem Arbeitgeber zustehende Befugnis (teilweise) von einem solchen Drittnutzer ausgeübt wird.

Abgesehen von einigen Ausnahmen verbietet das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz einem Entleiher, Anweisungen zu erteilen, die als Ausübung eines Teils der dem Arbeitgeber übertragenen Befugnisse zu qualifizieren sind. Ob die Weisungsbefugnis des Arbeitgebers (teilweise) von einem Drittnutzer ausgeübt wird, ergibt sich (in der Praxis) aus einer Reihe von Tatsachen, wie u. a. (nicht ausschließlich):

die Tatsache, dass der Arbeitnehmer die Genehmigung des Entleihers einholen muss, um Urlaub zu nehmen,
die Verpflichtung des Arbeitnehmers, dem Entleiher jede Abwesenheit zu melden,
die Tatsache, dass der Entleiher die Möglichkeit hat, Disziplinarstrafen gegen den Arbeitnehmer zu verhängen,
die Befugnis des Entleihers, über Gehaltserhöhungen zu entscheiden,
usw.

Mit anderen Worten, wenn ein EoR einen Arbeitnehmer seinem Kunden (d.h. dem im Ausland ansässigen Arbeitgeber) zur Verfügung stellt, darf dieser Kunde den Arbeitnehmer nicht als seinen „eigenen“ Arbeitnehmer behandeln und die Arbeitgeberhoheit über diesen Arbeitnehmer ausüben. Angesichts solcher Beschränkungen kann man sich fragen, wie ein EoR eine gültige Personallösung auf belgischem Gebiet einrichten kann...

Wie wird eine EoR-Aktivität eingerichtet?

Für einen EoR gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten, eine Tätigkeit in Belgien aufzunehmen:

Entweder agiert der EoR als „reiner“ Dienstleistungsanbieter, oder
Der EoR erhält eine Anerkennung als „Interimsagentur“.

Der EoR erhält eine Anerkennung als „Interimsagentur"

Aus belgischer Sicht handelt es sich bei der Zeitarbeit um eine Situation, in der ein Unternehmen die Dienste einer anerkannten Zeitarbeitsagentur in Anspruch nimmt. Das Leiharbeitsunternehmen stellt seinem Kunden vorübergehend einen „Leiharbeitnehmer“ zur Verfügung, der formell beim Leiharbeitsunternehmen angestellt ist.

Wichtig ist die Tatsache, dass die Zeitarbeit eine (gesetzliche) Ausnahme vom allgemeinen Verbot der Arbeitnehmerüberlassung darstellt. Im Rahmen der Leiharbeit ist es dem Entleiher rechtlich erlaubt, (einen Teil der) Befugnisse des Arbeitgebers auszuüben, die dem Arbeitgeber zustehen. Es sei jedoch darauf hingewiesen, dass der Einsatz eines Leiharbeitnehmers auch rechtlich eingeschränkt ist, da er nur aus einer begrenzten Anzahl von Gründen zulässig ist:

Die vorübergehende Ersetzung eines Festangestellten,
eine vorübergehende Erhöhung der Arbeitsleistung,
für die Ausführung außergewöhnlicher Arbeiten und
auf der Grundlage eines „Zuflusses“ (Arbeitnehmer, die zunächst als Leiharbeitnehmer tätig sind, um anschließend vom Kunden eingestellt zu werden).

Damit der EoR als Interimsagentur anerkannt werden kann, muss er zunächst ein Verwaltungsverfahren durchlaufen und bestimmte Anforderungen erfüllen, um die Anerkennung als Interimsagentur zu erhalten. Alles in allem ist die Anerkennung als Interimsagentur ein komplexes Verfahren. Das Anerkennungsverfahren liegt in der Zuständigkeit der Regionen. Da Belgien regional aus einer Flämischen Region, einer Wallonischen Region, der Region Brüssel-Hauptstadt und einer deutschsprachigen Gemeinschaft besteht, sind vier (unterschiedliche) Verfahren zu berücksichtigen. Wenn die Zeitarbeitsfirma in jeder dieser vier Regionen Zeitarbeiter beschäftigt, ist eine Anerkennung in allen vier Regionen erforderlich.

In der Praxis könnte die Anerkennung als Zeitarbeitsfirma für einen EoR aufgrund der rechtlichen Beschränkungen, innerhalb derer der Einsatz von Zeitarbeitnehmern zulässig ist, nicht funktionieren.

Das EoR fungiert als „Dienstleistungsanbieter“

In diesem Fall gilt der EoR nicht als Interimsagentur, sondern als reiner Dienstleistungsanbieter. Eine Anerkennung ist nicht erforderlich. Um das gesetzliche Verbot der Arbeitnehmerüberlassung zu umgehen, muss eine schriftliche Dienstleistungsvereinbarung zwischen dem EoR (als Dienstleistungserbringer) und seinem Kunden, dem beschäftigenden Unternehmen (als Dienstleistungsnehmer), geschlossen werden. Gegenstand der Dienstleistungsvereinbarung ist die Erbringung einer konkreten Dienstleistung, die in der Vereinbarung festgelegt ist. In der Dienstleistungsvereinbarung müssen auch die genauen Anweisungen, die der Dienstleistungsnutzer dem/den Mitarbeiter(n) des Dienstleistungserbringers (EoR) erteilen kann, klar und detailliert aufgeführt sein. Beachten Sie, dass diese Anweisungen nur funktioneller und betrieblicher Natur sein dürfen. Mit anderen Worten: Die Anweisungen dürfen sich nur auf die Art und Weise beziehen, wie die Dienstleistungen zu erbringen sind. Aber auch dann sollte die wesentliche Weisungsbefugnis des Arbeitgebers stets beim Dienstleister verbleiben. Weisungen in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit sind hingegen immer zulässig. In der Dienstleistungsvereinbarung werden auch die Kosten festgelegt, die dem Dienstleistungsnutzer in Rechnung gestellt werden. Selbstverständlich muss die Ausführung der vereinbarten Dienstleistung vollständig mit den schriftlichen Bestimmungen der Dienstleistungsvereinbarung übereinstimmen. Es gibt keine zeitliche Begrenzung, innerhalb derer ein Dienstleistungsvertrag zwischen einem EoR und dem Dienstleistungsnutzer (faktischer Arbeitgeber) bestehen kann. Theoretisch kann die Dienstleistungsvereinbarung auf unbestimmte Zeit bestehen, obwohl wir aus belgischer Sicht dazu neigen, ihre Anwendung zeitlich zu begrenzen, um Probleme mit dem allgemeinen Verbot der Arbeitnehmerüberlassung zu vermeiden. Je länger ein Arbeitnehmer über eine EoR-Einrichtung arbeitet, desto mehr wird er Teil des Dienstleistungsnutzers.

Folgen eines Verstoßes gegen das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz

Ein Verstoß gegen das Verbot der Arbeitnehmerüberlassung oder ein Verstoß gegen die für Leiharbeitnehmer (und den Entleiher) geltenden Vorschriften kann sowohl aus zivilrechtlicher als auch aus strafrechtlicher Sicht erhebliche Risiken und Haftungen nach sich ziehen.

EoR und Betriebsstätte oder andere Bestimmungen des Doppelbesteuerungsabkommens

Die Dienstleistungsvereinbarung löst nicht die Frage nach dem Vorhandensein (oder Nichtvorhandensein) einer Betriebsstätte des Dienstleistungsnehmers. Obwohl die Sichtbarkeit für die belgischen Behörden weniger offensichtlich ist (weil es weder eine Zugehörigkeit zur belgischen Sozialversicherung noch eine belgische Unternehmensnummer für den Dienstleistungsnutzer gibt), gibt es eine Dienstleistungsvereinbarung und eine Weiterberechnung der Kosten an den Dienstleistungsnutzer. Auf dieser Grundlage und natürlich in Anbetracht der Art der Tätigkeit, die der dem Dienstleistungsnutzer zur Verfügung gestellte Arbeitnehmer (als Hilfskraft oder nicht) ausübt, kann das Vorliegen einer Betriebsstätte nicht ausgeschlossen werden. In den Doppelbesteuerungsabkommen sind keine spezifischen Bestimmungen über die von einem EoR erbrachten Dienstleistungen enthalten. Es gelten daher die normalen Regeln, was auch für die Zwecke der Sozialversicherung gilt.

Ein EoR kommt nicht in den Genuss von Steuerbefreiungen

Obwohl die Inanspruchnahme eines EoR attraktiv erscheint, entgehen Ihnen als ausländischem Arbeitgeber oft steuerliche und steuerähnliche Vorteile, die die belgische Regierung eingeführt hat. So können Sie als ausländischer Arbeitgeber unter bestimmten Umständen von einer nicht zeitlich begrenzten Befreiung von den Arbeitgeberbeiträgen zur Sozialversicherung in Höhe von 3,100 Euro pro Quartal (2024) profitieren, wenn Sie einen ersten Arbeitnehmer in Belgien einstellen (der der belgischen Sozialversicherung unterliegt). Wenn Sie einen EoR in Anspruch nehmen, entfällt diese Befreiung, und es fallen die üblichen sozialen Arbeitgeberbeiträge an. Als Dienstleistungsnutzer eines EoR entgehen Ihnen also 12,000 Euro an Arbeitgeber-Sozialversicherungsbefreiung pro Jahr, in dem der Arbeitnehmer beschäftigt ist. Als Dienstleistungsnutzer können Sie auch nicht von bestimmten Befreiungen von der Zahlung der Quellensteuer an den belgischen Fiskus profitieren, z. B. im Bereich Forschung und Entwicklung. Diese Befreiung bezieht sich auf ein System, bei dem die einbehaltenen Lohnsteuern nicht in vollem Umfang an die belgische Staatskasse abgeführt werden müssen (daher die teilweise Befreiung). All dies sind kostensenkende Maßnahmen, die das Anwerben und Arbeiten in Belgien attraktiv machen sollen.

Zusammenfassung

Ja, ein EoR mag aus offensichtlichen Gründen attraktiv erscheinen, aber es gibt eine Menge Einschränkungen zu beachten, insbesondere aus arbeitsrechtlicher Sicht und wegen des Verbots der Arbeitnehmerüberlassung. Außerdem ist ein EoR nicht immer der kosteneffizienteste Weg nach vorne. Wie bereits erwähnt, kann sich die Zusammenarbeit mit einem EoR nachteilig auf die in Belgien geltenden Kostensenkungsmaßnahmen auswirken. Dies muss von Fall zu Fall analysiert werden.